Conseils pour une organisation et une productivité accrues

Lors de l'évaluation des besoins organisationnels, examinez cinq domaines fonctionnels avant de formuler des recommandations spécifiques:

Flux de papier: Identifiez les types de paperasse (factures, correspondance, informations de contact, etc.) qui parviennent à votre bureau. Divisez-les en catégories pour servir d’actions, puis concevez un système pour les garder organisées en fonction des catégories..

Votre capacité à trouver des choses: Tenez compte de la rapidité avec laquelle vous êtes en mesure de localiser des documents individuels dans votre bureau. Si vous passez beaucoup de temps à chercher des documents ou des dossiers égarés, vous devrez peut-être créer un système de classement (ou réorganiser un système existant) pour vous aider à rester organisé..

Vos catégories de travail: Identifiez et répertoriez les huit à dix grandes catégories qui constituent l’essentiel de votre produit ou service. Cela constitue la première étape dans la mise en place d’un système de classement efficace ainsi que d’un système pour votre ordinateur (y compris les bases de données, les fichiers stockés numériquement, le gestionnaire de contacts, etc.)..

Système de gestion du temps: Choisissez un système de gestion du temps qui fonctionnera pour vous. Certaines personnes préfèrent les planificateurs de jour traditionnels; d'autres préfèrent les systèmes informatiques, éventuellement liés à un PDA.

Suivi des éléments "à faire": Choisissez un système de suivi des éléments d’action commerciale. Comme pour les systèmes de gestion du temps, certaines personnes préfèrent les méthodes traditionnelles (telles que la tenue de listes manuscrites ou de mémos), mais les logiciels facilitant cette fonction sont de plus en plus utilisés. Ces fonctions sont souvent intégrées à des progiciels de bureautique comprenant également la messagerie électronique, les gestionnaires de contacts, les calendriers, etc..
Les gens peuvent parfois commencer à se sentir paralysés par leur environnement de travail encombré et leur flux de papier incontrôlable. De manière générale, le problème provient souvent d'une quantité excessive de papier sur le bureau du professionnel, sans système méthodique permettant de le retirer du bureau. Pour commencer à sortir de cet état paralysé, procédez comme suit:

Trier: Ne soyez pas intimidé par l’idée du tri. C'est simplement une question de rassembler des objets similaires. Par exemple, si votre bureau et votre écran d’ordinateur sont couverts par des rappels autocollants, rassemblez-les tous ou regroupez les informations qu’ils contiennent sur une seule feuille de papier (ou dans un document texte numérique). Triez les autres papiers dans des catégories fonctionnelles telles que les factures, les opérations bancaires, la comptabilité, les informations fiscales, etc. Établissez un classeur ou un plateau de bureau pour les documents représentant des actions «urgentes» ou «immédiates». Jetez tous les papiers clairement inutiles, tels que les enveloppes vides. Les piles triées avec lesquelles vous vous retrouverez seront ensuite classées

Purge: Regardez attentivement les matériaux triés. Déterminez quels papiers ou dossiers ne servent plus à rien et éliminez-les. Une frustration commune et compréhensible est la difficulté de décider quels papiers garder et quoi jeter. Voici quelques facteurs à prendre en compte:

Informations financières ou fiscales: Les états financiers et les éléments pouvant être requis par l’I.R.S. doit être conservé pendant cinq à sept ans. Les documents plus anciens peuvent généralement être jetés.

Informations disponibles en ligne: Les informations plus récentes dupliquées ou disponibles sur Internet peuvent ne pas avoir besoin d'être enregistrées. De nombreuses personnes impriment des pages de sites Web à des fins de référence ou de commodité. (Vous êtes peut-être en train de lire l'une de ces impressions en ce moment même.) Si les informations sont susceptibles d'être disponibles sur un site Web permanent (ou le seront probablement au moins aussi longtemps que vous en aurez besoin), il n'est pas nécessaire de le faire. conserver des copies papier pour toujours. En outre, vous pourrez peut-être enregistrer des informations provenant de sites Web sous forme de fichiers sur votre disque dur, sous forme de fichiers texte ou de fichiers source (html). Quelques kilo-octets stockés sur un disque dur, une disquette ou un CD-R prennent beaucoup moins d'espace qu'un dossier de fichiers bourré de documents imprimés..

Informations transférables vers un autre lieu: Si les informations sur une feuille de papier ressemblent à un rappel de calendrier ou à un numéro de téléphone, transférez-les à l'endroit approprié, comme votre calendrier ou votre rolodex (qu'il soit papier ou électronique), puis jetez les déchets..

Classer par catégories: Une fois que vous avez trié une collection de papiers et éliminé ce que vous avez jugé inutile, il est temps de classer vos piles triées dans un système de classement. Si vous n’êtes pas expérimenté dans l’art et la science du classement, pensez simplement à un système de classement comme on vous a appris à penser à un plan en classe d’anglais: informations regroupées en catégories et sous-catégories. Prenez les huit à dix grandes catégories que vous traitez dans votre entreprise et répartissez chacune d’elles en sous-catégories. Par exemple, vous souhaiterez peut-être configurer un fichier de catégorie majeure appelé "Financier". Dans ce fichier, vous pouvez ventiler la catégorie financière en sous-ensembles "Impôts", "Actions" et "Relevés bancaires". Les articles que vous avez placés dans votre pile "financière" sont simplement classés de manière appropriée dans ces catégories. Assurez-vous que tous les fichiers sont clairement et succinctement étiquetés. Vous voudrez peut-être utiliser un système de fichiers suspendus, en utilisant les dossiers de fichiers suspendus plus grands pour les grandes catégories et les fichiers manila ordinaires pour les sous-catégories. Dans le magasin de fournitures de bureau, recherchez les dossiers Manila désignés par «fichiers intérieurs». Ils sont légèrement plus petits que les dossiers ordinaires et s’intègrent parfaitement dans les fichiers suspendus..

Maintenir: Tout système de classement dépend de votre volonté de le conserver. Soyez diligent à ce sujet et mettez un rappel dans votre calendrier pour vous inviter à trier, purger et classer chaque jour.

Pour organiser votre ordinateur, suivez les mêmes étapes que pour le papier: triez, purgez et catégorisez. Avec le système de gestion de fichiers de votre ordinateur, il est facile de créer des dossiers et des sous-dossiers pour garder une trace des documents. (Vous pouvez même créer des sous-sous-sous-dossiers si vous le souhaitez. En langage informatique, la création de dossiers dans des dossiers est parfois appelée "imbrication".) Généralement, la création d'un nouveau dossier consiste simplement à sélectionner "Fichier" dans la barre de menus. ; sous le menu Fichier, sélectionnez "Nouveau"; puis sélectionnez "Dossier". Un nouveau dossier (sans titre) devrait apparaître sur votre bureau. Donnez-lui un nom approprié et déterminez où vous voulez le stocker sur votre disque dur. Comme dans votre système de classement sur papier, les grandes catégories seront représentées par des dossiers de fichiers numériques et ceux-ci contiendront des sous-répertoires analogues aux fichiers de sous-catégories..

Un concept efficace pour rester organisé dans votre bureau à domicile est la technique "On-In-and-Around". En termes de paperasse, les tâches sur lesquelles vous travaillez quotidiennement devraient être SUR votre bureau. Les choses sur lesquelles vous travaillez chaque semaine devraient être DANS votre bureau. Les tâches sur lesquelles vous travaillez chaque mois devraient se situer autour de votre bureau.