Réunions et réunions Deux applications Mac pour la gestion des ordres du jour et des procès-verbaux

Si vous avez besoin d'agendas et de procès-verbaux détaillés et détaillés, deux applications du Mac Store, toutes deux appelées Réunions, offrent des solutions utiles qui ne sont pas disponibles dans d'autres logiciels OS X..

Les réunions (12,99 $) d'Exquisitus Inc et les réunions (19,99 $) de Command Guru offrent chacune un ensemble de fonctionnalités similaires, avec quelques fonctions de différenciation importantes pour les différencier. Malgré la découverte récente de la puissance d'Evernote pour l'organisation de réunions. Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunions? Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunions? Saviez-vous que les derniers outils et fonctionnalités d'Evernote en font une application très utile pour la gestion de réunions? En savoir plus, chacune de ces applications comprend des fonctionnalités qui n’étaient pas encore proposées par le géant de la prise de notes..

Les deux applications peuvent être synchronisées entre OS X et leurs applications iOS équivalentes, mais je vais me concentrer sur les versions d'OS X aujourd'hui..

Meeting by Exquisitus Inc (12,99 $) [N'est plus disponible]

Exquisitus 'Meetings est une application divisée en trois parties: une section pour les ordres du jour et les procès-verbaux (gérée sous le Sujets Actifs section), un calendrier dédié (étiqueté Tableau de bord), Et un Contribution section pour une liste de rappels, d'actions et de sujets de réunion.

L'application peut être un peu difficile à comprendre quand vous commencez. Pour configurer une nouvelle réunion, sélectionnez Fichier> Nouveau sujet de réunion, ou cliquez sur le plus “+” bouton dans la barre latérale. Contrairement aux réunions de Command Guru, ce programme vous permet d’ajouter les noms et les adresses électroniques respectives à partir de vos contacts, ce qui facilite l’envoi des ordres du jour et des procès-verbaux..

Cliquez sur le petit “+ Point de l'ordre du jour” bouton pour ajouter le premier point de l'ordre du jour d'une réunion. Bien que vous puissiez également utiliser le raccourci clavier Maj + Commande + G pour ajouter un nouvel élément, il serait encore mieux que les utilisateurs puissent appuyer sur la combinaison Maj + Retour pour ajouter rapidement des éléments d'agenda au fur et à mesure de leur frappe..

Notez que les éléments de l’ordre du jour de cette application incluent la possibilité d’ajouter un pense-bête et une pièce jointe à chaque élément, ainsi qu’un bouton pour l’indentation sélective des éléments de l’ordre du jour, deux caractéristiques uniques à cette application. Des éléments individuels de l’ordre du jour peuvent également être envoyés directement par courrier électronique depuis l’application à tous les participants à la réunion ou à certains d'entre eux..

L'un des avantages de l'utilisation de cette application par rapport à l'approche Evernote est que les points de l'ordre du jour peuvent être facilement déplacés. Ceci est à la fois utile pour créer des ordres du jour et apporter des modifications à l'ordre du jour au début ou à la fin de la réunion..

Créer des minutes

Après avoir ajouté tous les éléments de votre ordre du jour, cliquez sur le bouton Nouvelle réunion bouton pour configurer les minutes. Une fois les procès-verbaux créés, toute modification apportée à l'ordre du jour devra être modifiée manuellement dans les procès-verbaux. Il peut donc être judicieux de ne créer que des procès-verbaux. après les participants approuvent l'ordre du jour.

Un autre avantage de cette approche est que si vos réunions utilisent régulièrement les mêmes points de l'ordre du jour pour chaque réunion, vous pouvez simplement cliquer sur les boutons Nouvelle réunion pour créer un nouvel ensemble de procès-verbaux pour les réunions futures. Bien sûr, l'ordre du jour peut également être modifié pour chaque nouvelle réunion.

Comme pour les éléments de l'ordre du jour, les minutes peuvent être envoyées par courrier électronique, exportées au format PDF ou RTF, copiées dans le Presse-papiers ou configurées pour Markdown Markdown ici: Utiliser le texte de Markdown dans Gmail et le restituer [Chrome] Markdown ici: Utiliser le texte de Markdown dans Gmail & Ont rendu le rendu [Chrome] En savoir plus sur le formatage HTML. Lorsque des ordres du jour ou des procès-verbaux sont envoyés par courrier électronique, Réunions insère automatiquement les adresses électroniques, ainsi que le contenu de la réunion. Cette fonctionnalité manque dans l'application examinée ci-dessous..

Ajout d'actions et de tâches à faire

L'un des objectifs les plus importants des réunions est d'identifier ce qui doit être fait et d'attribuer les dates d'échéance. Les réunions Exquisitus incluent trois méthodes utiles pour ajouter des rappels. Vous pouvez utiliser le Fichier> Nouvelle action élément de menu, cliquez sur le Actions Actions en haut à droite de la section des réunions, ou ajoutez des rappels dans le tableau de bord.

L'utilisation de la fonction Tableau de bord permet d'attribuer des dates d'échéance aux éléments, ainsi que de présenter d'autres événements du calendrier et des rappels..

Ce qui est également utile à propos de Réunions, c’est que tous vos sujets, ordres du jour et procès-verbaux sont conservés dans une application et exportés vers l’application iOS de Réunions équivalente (4,99 $) [N’est plus disponible].

Réunions par Command Guru (19,99 $)

Meetings pour Mac de Command Guru a une présentation claire mais colorée, avec une interface que j'ai trouvée intuitive. Bien que cela coûte 7 $ de plus que l’application d’Exquisitus, elle n’est pas aussi complète pour la configuration et le partage des ordres du jour et des procès-verbaux. Heureusement, une version d'évaluation de 30 jours de cette application peut être téléchargée à partir du site Web du développeur..

Pour créer une nouvelle réunion, sélectionnez Fichier> Nouveau, et ajoutez le titre, la date et le lieu de la réunion. Il existe des sections de l'interface utilisateur permettant d'ajouter les noms des participants à la réunion, les points de préparation et d'agenda, les notes de discussion, les décisions et les tâches. Vous pouvez également choisir de masquer les sections inutiles. Celles-ci sont très utiles et quelques unes ne sont pas disponibles dans l'application Exquisitus..

Malheureusement, cette application ne se connecte pas à l'application Contacts de votre Mac. Vous devrez donc saisir manuellement les noms et adresses des participants. Il n’existe pas non plus de raccourcis clavier permettant d’ajouter des éléments à l’ordre du jour, bien qu’il existe une fonctionnalité appelée “Smart Task” que, lorsqu'il est activé, vous permet de saisir et d'ajouter des éléments à l'aide d'un raccourci clavier attribué.

Un autre inconvénient de cette application est qu’il n’ya aucune fonctionnalité permettant d’utiliser les points de l’ordre du jour pour établir des procès-verbaux. Donc, essentiellement, vous devez recréer les points de l'ordre du jour pour les discussions, si vous choisissez cette approche.

La seule fonctionnalité d'exportation de cette application consiste à envoyer un courrier électronique. L'exportation finale a un meilleur aspect que la présentation produite par l'application Exquisitus. Comme mentionné précédemment, ce programme n'insère pas d'adresses e-mail et répertorie également les noms des participants verticalement, ce qui occupe un espace inutile..

À l'instar de l'application Exquisitus, Meetings se synchronise également avec l'application iOS équivalente (4,99 $) via iCloud..

Conclusion

Ces deux applications de réunion fournissent une solution indispensable qui n’était pas disponible auparavant sur la plate-forme Mac. Et bien qu'il existe plusieurs applications iOS puissantes pour les réunions, MinuteTaker et Meetings vous aident à produire des rapports minute sur iPad professionnels MinuteTaker et des réunions vous aident à produire des rapports minute sur iPad professionnels Dans mon guide de réunion MakeUseOf en ligne gratuit, j'ai fourni des astuces pour planifier et organiser des réunions sur le Web , J'ai aussi mentionné quelques minutes de prise d'applications. Bien que très peu d'entre nous… Lire la suite, il est bon que ces applications de bureau soient accompagnées de versions mobiles qui synchronisent les données, car taper iPad n'est pas l'idée de tout le monde d'un bon moment. D'autre part, les versions iPad sont très utiles pour réviser le contenu.

Télécharger: Réunions exquisitus (12,99 $) / Réunions du gourou du commandement (19,99 $)

Pour d'autres suggestions sur la planification et la tenue de réunions, consultez notre guide de réunion en ligne téléchargeable gratuitement. Nous aimerions également connaître les fonctionnalités que vous souhaiteriez voir ajoutées à ces applications de réunion..

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