6 règles Apple Mail pour gérer le courrier électronique pour vous

Ce n'est pas faisable pour beaucoup d'entre nous d'abandonner complètement le courrier électronique. Mais au moins, nous pouvons faire en sorte que nos boîtes de réception traitent la majeure partie de nos courriels..

Si vous êtes un utilisateur Mac qui utilise Apple Mail Comment faire de Apple Mail un meilleur client de messagerie pour ordinateur de bureau Comment faire de Apple Mail pour un meilleur client de messagerie de bureau comme possible. En savoir plus, vous devez définir les règles adéquates (également appelées filtres) pour rationaliser votre expérience..

Nous avons six règles utiles pour vous aider à démarrer, mais nous allons tout d’abord vous expliquer les bases de la création de règles dans le client de messagerie natif de votre Mac..

Comment créer une règle dans Apple Mail

Hit le raccourci Cmd + virgule pour afficher la section des préférences de messagerie ou y accéder via Mail> Préférences. Passons maintenant au Règles onglet et cliquez sur le Ajouter une règle bouton pour commencer à créer des règles. Il n'y a pas grand chose. Tout d'abord, vous sélectionnez une condition répertoriée sous le Si menu déroulant.

Ensuite, vous indiquez à Mail d'effectuer une certaine action lorsqu'il trouve des courriers électroniques correspondant au critère que vous avez ajouté. Vous verrez les actions disponibles listées dans le Effectuer les actions suivantes menu déroulant.

Pour conclure, entrez un nom approprié pour la règle et cliquez sur le bouton D'accord bouton. À ce stade, Mail vous demandera si vous souhaitez appliquer la nouvelle règle aux messages existants qui correspondent à la condition que vous avez spécifiée. (Cela se fait automatiquement pour les nouveaux messages.) Si votre réponse est oui, cliquez sur le bouton Appliquer bouton. Gardez à l'esprit que cela ne fonctionnera pas avec les courriels archivés.

Voulez-vous créer plusieurs conditions pour filtrer les emails?

Clique le + bouton à côté de la condition par défaut pour commencer. Si vous suivez cette route, vous pouvez également spécifier si vous souhaitez que la règle fonctionne uniquement lorsque les messages correspondent. tout des conditions ou tout d'eux. C'est ce que le tout menu déroulant à côté de Si est pour.

Vous pouvez également demander à Mail d'effectuer plusieurs actions sur les emails filtrés. Supposons que vous souhaitiez déplacer ces courriels vers une boîte aux lettres et les copier dans une autre. Puis cliquez sur le + bouton en regard de l'action par défaut pour commencer à configurer plusieurs actions pour suivre les conditions.

Il est facile d'aller à la mer avec des règles. Maintenez leur nombre bas en utilisant plusieurs conditions et actions au lieu de règles distinctes.

1. Identifiez les emails de personnes que vous ne connaissez pas

Avec cette règle, il vous sera plus facile de localiser les sources de courriels qui vous intéressent peu ou pas. Elle capture la majeure partie de ces courriels qui absorbent votre temps et votre attention..

Sélectionner L'expéditeur n'est pas dans mes contacts comme votre condition. C'est à vous de décider si vous souhaitez rediriger les emails filtrés vers un dossier séparé, les marquer, les mettre en surbrillance dans une couleur spécifique, etc. Sélectionnez la réponse appropriée dans la liste. Effectuer les actions suivantes menu déroulant.

Toutes les semaines environ, parcourez les courriels que vous identifiez avec cette règle. Vous voudrez peut-être vous désabonner de certaines d'entre elles, les marquer comme spam ou même configurer de nouvelles règles pour les supprimer automatiquement la prochaine fois..

C'est une bonne idée de dupliquer la règle ci-dessus et de la modifier pour qu'elle corresponde à cette condition: L'expéditeur n'est pas dans mes destinataires précédents. Utilisez le Dupliquer bouton dans le Règles onglet pour commencer.

Par ailleurs, pour réduire la quantité de spam que vous recevez, envisagez de créer un compte de messagerie avec un service de messagerie jetable. Besoin d'une adresse électronique jetable? Essayez ces excellents services Besoin d'une adresse électronique jetable? Essayez ces services géniaux Besoin d’envoyer ou de recevoir un email sans utiliser votre adresse réelle? Voici quelques excellents services qui vous permettent de faire exactement cela. Lire la suite . Indiquez cette adresse électronique lorsque vous souhaitez conserver votre adresse électronique réelle..

2. Supprimer les spams persistants et les e-mails transférés

Avec cette règle, vous n'aurez plus envie de vous arracher les cheveux. C'est pour les expéditeurs de sites Web qui n'honorent pas les demandes de désinscription et continuent de nourrir votre boîte de réception.

Ensemble De contient En tant que critère, suivi du nom de l'expéditeur responsable des e-mails que vous souhaitez bloquer. Choisir Supprimer le message comme l'action que vous voulez que Mail exécute.

Gardez à l'esprit que le Supprimer le message action supprime le message pour de bon. Si vous souhaitez plutôt l'envoyer à la corbeille pour qu'elle reste accessible plus tard, sélectionnez Déplacer un message vers la corbeille de la boîte aux lettres comme votre action préférée.

Remarque: Si vous souhaitez reproduire le contenu de Gmail “bloquer l'expéditeur” fonction, utilisez le Déplacer le message action de shunter les emails vers le dossier de courrier indésirable à la place.

Cette règle est également utile pour supprimer les messages transférés envoyés, par exemple, aux membres de la famille en bloc. Bien sûr, si vous préférez ne pas recevoir de tels messages, il est préférable d’en informer l’expéditeur. Si cela n’est pas possible ou ne fonctionne pas, laissez Mail filtrer ces messages et les supprimer pour vous..

Pendant que tu pouvez mettre en place une règle séparée pour chaque l'expéditeur dont vous voulez bloquer les courriels, ce n'est pas la façon la plus propre. Il est préférable de modifier une règle existante pour insérer une nouvelle condition pour chaque nouvel expéditeur. Cela fonctionne parce que le Si le menu déroulant est réglé sur tout, ce qui signifie que la règle fonctionne lorsque tout des conditions sont remplies.

Si vous souhaitez interdire totalement les contrats à terme, remplacez le De contient condition avec Le sujet commence par Fw:.

3. Marquer les courriels non professionnels comme lus

Le gros de votre courrier électronique personnel n’est probablement pas sensible au temps. Jusqu'à ce que vous soyez prêt à vous attaquer à ces courriels, empêchez-les d'attirer votre attention en les marquant comme lus avec cette règle suivante..

Ensemble Compte comme critère, puis sélectionnez le compte associé à votre email personnel. Ensuite, définissez Marquer comme lu comme l'action à prendre.

Vous préférez marquer tout messages de tout les comptes sont-ils lus dès qu’ils se trouvent dans votre boîte de réception? Dans ce cas, sélectionnez Chaque message au lieu de Compte du Si menu déroulant.

4. Utiliser les noms de domaine pour attraper les courriels importants

Vous voudrez probablement savoir sur chaque les courriers électroniques provenant de votre banque, même s'il s'agit d'un courrier publicitaire. Il en va de même pour les courriels liés au travail. Vous pouvez utiliser une règle pour vous assurer de ne jamais les manquer.

Par exemple, alors que je reçois beaucoup de courriels à [email protected], ceux qui sont pertinents pour mon travail viennent toujours de makeuseof.com. Pour localiser ce dernier, je peux configurer cette condition: De contient @ makeuseof.com.

Je peux ensuite mettre en surbrillance les courriels filtrés, par exemple en changeant la couleur de fond, en émettant un son ou en les redirigeant ailleurs.

Remplace le @ makeuseof.com bit ci-dessus avec le nom de domaine de votre société ou de votre banque, et vous pouvez utiliser le même filtre avec des résultats similaires.

5. Envoyez les courriels les plus importants au relâchement

Tous les courriels n'ont pas besoin de votre attention immédiate. Oui, même au travail. Si votre équipe communique via une application comme Slack, vous pouvez ignorer votre boîte de réception la plupart du temps. Pour vous assurer que les e-mails super importants, le cas échéant, n'échappent pas à votre notification, transmettez-les à Slack avec cette règle suivante.

Définissez la condition pour identifier les courriels de votre responsable ou de tout autre supérieur, ou avec un mot / une phrase spécifique dans le sujet. Maintenant, sélectionnez Transférer le message comme votre action préférée et tapez votre “envoyer à Slack” adresse dans le champ fourni.

Où pouvez-vous trouver votre adresse de transfert Slack?

C'est caché sous [Your_Team_Name]> Préférences> Messages et média. Faites défiler jusqu'à la Ramenez les courriels au ralenti section, et voilà. Vous pourrez maintenant lire les emails transférés dans Slackbot!

6. Recueillir des e-mails avec des PDF

Des factures et des reçus aux abonnements gratuits, vous recevez des documents utiles au format PDF dans votre boîte de réception. Catch tous les emails correspondants au même endroit avec cette prochaine règle.

Définir la condition pour correspondre Type de pièce jointe est PDF et utiliser le Déplacer le message action pour isoler les courriels contenant des PDF. Si vous souhaitez mettre en évidence les courriels en place au lieu de les déplacer dans un dossier séparé, utilisez la commande Définir la couleur du message action.

Vous pouvez également filtrer des e-mails avec d'autres types de pièces jointes, telles que des archives, des présentations et des vidéos avec une règle similaire..

Qu'est-ce que “Arrêtez l'évaluation des règles” Faire?

À la fin de Effectuer les actions suivantes menu, vous avez peut-être remarqué cet article: Arrêtez l'évaluation des règles. Vous vous demandez ce qu'il fait? Eh bien, cela aide Mail à identifier le bon plan à prendre lorsque les règles sont en conflit.

Prenez la règle par défaut Nouvelles de Apple, par exemple. Si vous créez une nouvelle règle comportant une ou plusieurs conditions similaires à celle-ci, les actions que vous ajoutez à la nouvelle règle ne seront pas exécutées. C'est parce que le Nouvelles de Apple règle a la Arrêtez l'évaluation des règles qui y est associé, ce qui rend les actions de suivi inefficaces.

Illustrons avec un deuxième exemple.

Supposons que vous souhaitiez marquer tous les messages entrants d’une boîte aux lettres comme lus, à l’exception de ceux provenant d’une adresse électronique particulière appelée hello@my_inbox.com. Vous souhaitez également signaler les messages de cette adresse. Dans ce scénario, voici à quoi ressembleront les règles:

1. Si De contient hello@my_inbox.com, Marquer comme marqué en rouge et Arrêtez l'évaluation des règles
2. Si Chaque message, Marquer comme lu.

Que se passe-t-il si vous laissez de côté le Arrêtez l'évaluation des règles action de la première règle? Messages de hello@my_inbox.com sera marqué et marqué comme lu.

Maintenant, si vous intervertissez l'ordre des règles lors de leur création, tous les messages seront marqués comme lus. Ceux de hello@my_inbox.com sera marqué comme lu et marqué. Si vous ajoutez le Arrêtez l'évaluation des règles action à la première règle ici, les e-mails de hello@my_inbox.com sera marqué comme lu, mais ne sera pas signalé.

Laissez Apple Mail faire le gros du travail pour vous

Ce n'est pas la boîte de réception encombrée elle-même qui est le problème. C’est que vous devez le parcourir tous les jours pour ne pas perdre les messages importants et pour vider les anecdotes qui vous parviennent..

Si vous avez des règles en place, Mail met en évidence ce qui requiert votre attention et cache ou élimine le reste. Transférez les courriels importants vers un ou deux endroits sûrs et vous pourrez ignorer le reste, peut-être même pour toujours!

Bien sûr, les règles sont un Une autre façon de trier les e-mails dans Apple Mail, mais vous pouvez essayer un autre client. 5 Alternatives à Apple Mail pour Mac OS X 5 Alternatives à Apple Mail pour Mac OS X Chaque Mac est livré avec une application de messagerie gratuite, mais ce n'est toutes les solutions de messagerie OS X. Voici cinq des meilleures alternatives. Lire plus pour plus d'options.

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