Gérez les coûts d'impression et réduisez le gaspillage de papier en configurant un serveur d'impression avec PaperCut

Dans ma famille, mes enfants impriment à peu près tout ce qu'ils trouvent sur Internet. Qu'il s'agisse de pages à colorier, de puzzles ou d'articles, vous le trouverez empilé sur notre bureau dans le salon. Cela me rend toujours fou parce que l'encre est si chère.

Chez MUO, nous avons toujours cherché des moyens de préserver les ressources de l’imprimante. Karl a couvert PrintWhatYouLike PrintWhatYouLike - Économisez du papier et de l'encre lors de l'impression de pages Web PrintWhatYouLike - Économisez du papier et de l'encre lors de l'impression de pages Web Lisez-en plus, ce qui permet d'économiser du papier et de l'encre. Tina a également proposé un excellent article Comment économiser de l'encre d'imprimante et la prolonger? Comment économiser de l'encre de l'imprimante et la prolonger de la durée de vie Lisez plus avec des astuces pour prolonger la durée de vie de votre cartouche d'impression.

L'un des moyens les plus efficaces de limiter le gaspillage de ressources à la fois pour les entreprises et les familles consiste à essayer de trouver une alternative à l'utilisation de copies imprimées. Une des stratégies pour y parvenir consiste à attribuer une valeur à chaque page imprimée et à limiter chaque utilisateur à un certain nombre d'impressions sur une certaine période..

Toute application qui le fait est essentiellement un logiciel serveur d’impression. Bien qu'il soit possible de trouver un logiciel de serveur d'impression gratuit, il n'est pas toujours facile de trouver une application qui gère efficacement le volume d'impression par des utilisateurs ou des groupes spécifiques. PaperCut est une application disponible pour Windows, Mac et Linux..

Installation de PaperCut

PaperCut est en fait une application de serveur d'impression professionnelle de haute qualité, mais elle offre une version gratuite entièrement fonctionnelle si vous n'avez pas plus de cinq utilisateurs configurés dans le système. Si vous le configurez pour votre famille ou si vous avez une petite entreprise, vous pouvez utiliser cette application gratuitement..

La routine d’installation configure votre serveur d’impression pour vous et vous la configurez en accédant à http: // localhost: 9191 dans votre navigateur. Votre première option est de savoir si vous souhaitez installer l'application sur votre PC en tant que serveur d'impression principal, serveur d'impression secondaire, serveur d'impression Web ou en tant que serveur proxy Internet..

Configurez votre compte administrateur et choisissez un bon mot de passe. Si quelqu'un peut accéder à ce compte, il peut modifier le solde de son compte à sa guise, ce qui irait à l'encontre de l'objectif du serveur..

À l'étape suivante, lorsque vous définissez les coûts par défaut par page, n'oubliez pas que cela ne doit pas nécessairement être de l'argent réel. Si vous installez cela dans un lieu public où les clients paient, cela correspondrait à un coût réel par page. Mais, si vous l'installez dans une maison, cela définit simplement le nombre de pages par “dollar” que votre utilisateur peut imprimer.

Ainsi, si vous souhaitez limiter vos enfants (ou votre personnel) à environ 50 pages par mois, définissez le coût par page par défaut sur 0,10 USD et définissez le crédit utilisateur à 5,00 USD dans la prochaine étape. Toutefois, si vous ne l'utilisez que comme serveur d'impression et que vous pouvez l'utiliser pour surveiller et consigner l'activité de l'imprimante, configurez-le avec des zéros..

La dernière étape consiste à importer des utilisateurs de votre réseau. Si le logiciel est exécuté dans un environnement d'entreprise, il peut importer à partir d'un système utilisant Windows Active Directory ou LDAP. La plupart des utilisateurs à la maison utiliseront simplement Windows Standard.

Utilisation du logiciel

Une fois que vous êtes configuré, vous êtes prêt à explorer le système. La gestion des utilisateurs est assez simple et directe. La liste des utilisateurs affiche un historique rapide de toutes les soldes et un décompte des travaux d'impression pour chaque utilisateur. En un coup d'œil, vous pouvez repérer vos gros frappeurs.

Si vous souhaitez identifier les heures de pointe du jour, de la semaine ou du mois, cliquez simplement sur l'un des noms d'utilisateur et faites défiler jusqu'à “Statistiques et histoire” où vous pouvez consulter une tendance historique des 30 derniers jours de travaux d'impression.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également regrouper plusieurs utilisateurs dans un même compte avec un solde partagé. C’est probablement le cas le plus courant des entreprises dont les coûts d’impression sont prélevés sur le budget du ministère..

Vous pouvez ajouter autant de comptes partagés que vous le souhaitez et attribuer un solde partagé par compte. Gardez simplement à l'esprit qu'avec la version gratuite, vous êtes autorisé à utiliser 5 utilisateurs. Par conséquent, le compte partagé peut ne pas être aussi utile dans la version gratuite. Toutefois, si vous voulez faire preuve de créativité, vous pouvez utiliser un utilisateur par service et demander aux employés de se connecter sous le service. “utilisateur” Compte.

Enfin, vous souhaiterez un aperçu de l’ensemble des activités de l’imprimante. Le meilleur endroit pour le faire est dans le “Rapports” languette. Sur cette page, vous trouverez une liste de toutes sortes de rapports de synthèse, tels que l'activité par utilisateur, la liste des utilisateurs les plus fréquents et de nombreux autres résumés triés par compte ou par groupe..

Vous pouvez exporter tous ces rapports au format CSV, HTML ou PDF. Dans l’ensemble, l’application est probablement le moyen le plus rapide et le plus simple de configurer un serveur d’impression qui non seulement surveille l’activité de l’imprimante, mais vous offre également un moyen simple de limiter les utilisateurs de “surimpression.” Espérons que cela incitera vos utilisateurs à proposer des moyens plus novateurs et plus créatifs d'utiliser les données plutôt que de les imprimer sur papier..

Essayez PaperCut et dites-nous ce que vous pensez. Connaissez-vous d'autres applications de serveur d'impression gratuites similaires ou de meilleure qualité disponibles pour plusieurs plates-formes? Partagez vos idées dans la section commentaires ci-dessous.

Crédit image: tête de lotus

Explorez plus au sujet de: technologie verte, impression, serveur Web.