Numérisez et gérez vos reçus, économisez de l'espace, du papier et du temps

Les reçus papier sont facilement perdus et difficiles à trouver quand vous en avez le plus besoin. Heureusement, le passage au numérique résout ces deux problèmes. Armé d'un smartphone, le stockage en nuage et vos propres prouesses organisationnelles, vous pouvez vous aussi résoudre le problème des reçus égarés.

Que vous déposiez vos impôts ou appeliez une garantie, les reçus sont essentiels. Certaines entreprises fournissent des e-mails facultatifs, mais pas la plupart. Même si vous devez toujours garder ce bout de rouleau de papier aussi sûr que possible, une sauvegarde numérique peut vous sauver la vie, même si vous ne faites que vos impôts..

Scanners Smartphone

Presque tout le monde a un smartphone ces jours-ci, et chaque smartphone a un appareil photo. Il existe d'excellentes applications permettant de numériser du papier dans un fichier, quel que soit le système d'exploitation utilisé. En fait, les magasins d'applications sont absolument confit emballé avec les applications de numérisation et la concurrence féroce est toujours bon pour les consommateurs.

Les applications suivantes sont avant tout conçues pour la numérisation et les documents sont enregistrés dans la mémoire de votre smartphone. Ils sont susceptibles d'offrir la meilleure qualité compte tenu de leur seul objectif, et certains offrent même des fonctionnalités utiles d'exportation, de partage et de collaboration..

iOS, iPhone et iPad

J'ai toujours eu un petit faible pour TurboScan (1,99 $), une application de numérisation qui fournit d'excellents résultats. TurboScan - ou pourquoi votre prochain scanner coûtera 1,99 $ [iPhone] TurboScan - ou pourquoi votre prochain scanner coûtera 1,99 $ [iPhone ] J'ai eu un scanner une fois. Vers 1998, le volume de mon bureau d’enfant était énorme, il était connecté via un port parallèle et le rapport qualité / vitesse était médiocre pour le moins. C'était le… Lire la suite. Il vous permet de créer des fichiers PDF de plusieurs pages, ainsi que des fichiers JPEG. Bien que l’interface ne soit pas un sujet de conversation, la détection des contours et la qualité générale de la numérisation (avec les paramètres de contraste réglables) sont excellentes, et il ya “SureScan 3x” fonction qui fusionne trois expositions, particulièrement pratique en basse lumière.

J'ai également réussi à récupérer CamScanner + (4,99 $) lors de sa mise en vente, et l'ayant utilisé à plusieurs reprises, je suis satisfait des résultats. L'application vous permet de télécopier vos numérisations directement (moyennant des frais), de marquer des entrées, de collaborer, d'identifier du texte et même de définir un code d'authentification pour sécuriser vos documents privés. Il existe une version gratuite qui utilise des publicités et des filigranes pour vos analyses, entre autres limitations.

L'une des applications les plus riches en fonctionnalités se présente sous la forme de Scanner Pro (6,99 $), assorti d'un prix raisonnable. L'application dispose de fonctionnalités telles que la détection des frontières en temps réel pour un meilleur cadrage, la synchronisation iCloud pour conserver vos analyses sauvegardées et synchronisées avec vos appareils, ainsi que le téléchargement direct vers Dropbox, Google Drive et Evernote. Si vous avez besoin d'une application qui fait tout, Scanner Pro est probablement ce qu'il vous faut..

Android

Les utilisateurs de Google peuvent également utiliser CamScanner + (4,99 $) ou la version gratuite plus populaire, qui propose un ensemble de fonctionnalités similaires. Comme il fallait s'y attendre, la version d'essai gratuite met en filigrane vos analyses entrantes et limite certaines fonctionnalités plus utiles des applications, mais la qualité fournie par CamScanner est excellente. Numérisation de documents sur votre téléphone avec CamScanner pour Android Numérisation de documents sur votre téléphone avec CamScanner pour Android Vous pouvez utiliser cette application pratique pour numériser n'importe quel document directement depuis votre téléphone. Lire la suite .

Une autre bonne alternative à CamScanner + est le scanner de documents mobile (4,99 $), également appelé MDScanner. Grâce à la prise en charge de plusieurs pages, à la détection des contours et à une gamme d’options de traitement permettant de créer du texte, des images ou des dessins au tableau blanc, l’application constitue un complément très performant pour votre bureau mobile. Comme toujours, vous pouvez consulter la version gratuite qui s'appuie sur la publicité, le filigranage et une numérisation en lot limitée..

Téléphone Windows

Dans leur hâte de dominer le paysage des applications de numérisation mobile, les développeurs de CamScanner ont ouvert le magasin Windows Phone avec le logiciel gratuit CamScanner pour Windows Phone. D'après ce que je peux dire, l'application n'a pas de limitations et ne coûte pas un centime - le prix à payer est en fonctionnalités, car tout ce qui est disponible dans les versions iOS et Android ne fonctionne pas encore ici. Pourtant, c'est gratuit et produit un PDF de qualité.

En raison de la popularité (insuffisante) de la plate-forme, les utilisateurs de Windows Phone n'ont pas beaucoup de choix en ce qui concerne les autres applications. Il y a le Handyscan gratuit, mais il ne semble pas meilleur que CamScanner, vous êtes donc mieux avec l'ancien.

Stockage en ligne

L'un des avantages de la numérisation de vos reçus au format PDF ou image est la possibilité de les stocker dans le cloud, prêts à être consultés à tout moment. Heureusement, il existe quelques applications qui associent le stockage, l’organisation et même la capture de documents - et elles sont toutes libres de démarrer..

Google Drive (gratuit; iOS et Android)

La plate-forme de stockage en nuage de Google constitue un endroit idéal pour conserver vos factures, à condition que vous ne soyez pas gêné de laisser l'historique de vos achats entre les mains de Google. Les applications iOS et Android disposent toutes deux d'une fonctionnalité de numérisation de documents qui vous permet de capturer, télécharger et organiser rapidement vos reçus et autres documents. La meilleure partie de ceci est que vous pouvez utiliser plusieurs périphériques exécutant différents systèmes d'exploitation pour tout capturer et le stocker (ou y accéder) au même endroit..

Désolé, utilisateurs de Windows Phone, Google n'a pas encore pris la peine de créer une application pour votre plate-forme - et il ne semble pas qu'ils le fassent de si tôt.

Evernote (Gratuit; iOS, Android, Windows Phone et Blackberry)

Evernote est une excellente alternative à Google Drive si vous utilisez déjà le service de prise de notes. En plus d'être gratuites pour un compte de base (taille maximale de note de 10 Mo, limite de téléchargement de 60 Mo par mois), les versions iOS et Android contiennent un excellent scanner de documents, idéal pour enregistrer des instantanés conviviaux de reçus. Vous pouvez les ajouter à une note ou à un bloc-notes de votre choix, les étiqueter et même les ouvrir dans Skitch pour les annoter..

Malheureusement, les versions Windows Phone et Blackberry n'incluent pas la numérisation de documents, mais elles vous permettent de prendre une photo et de la télécharger à partir de votre appareil..

Office Lens pour OneNote (Gratuit; WindowsPhone)

En ce qui concerne la numérisation, les utilisateurs de Windows Phone ont une astuce assez pratique: une application dédiée appelée Office Lens numérise les reçus, les documents et les tableaux blancs directement vers OneNote. L’application nécessite que vous vous connectiez avec un compte Microsoft et vous permet d’enregistrer des images à la fois. “mode document” et “mode tableau blanc” droit au nuage. Vous pouvez ensuite y accéder via l'application OneNote intégrée à WindowsPhone ou une édition de bureau similaire..

Numérisez plus intelligemment à l'aide d'un scanner de documents

Si les résultats de la numérisation au moyen d'un ordinateur de poche vous déçoivent constamment, vous pouvez envisager un scanner de documents. Comment construire votre propre scanner de documents sur votre smartphone Comment construire votre propre scanner de documents sur votre smartphone Avez-vous déjà essayé de prendre une photo d'un document avec l'appareil photo de votre smartphone, en espérant le convertir à l'aide de la reconnaissance optique de caractères logiciel dans un document PDF ou Word plus tard? Peut-être avez-vous essayé de prendre… Lire la suite, et si vous numérisez beaucoup de reçus, il vaudrait peut-être la peine de prendre le temps de créer votre propre.

En maintenant votre appareil immobile et en laissant entrer beaucoup de lumière, une scanbox peut considérablement améliorer la qualité de vos numérisations et réduire les déformations causées par la correction des contours..

Utilisez IFTTT pour une organisation plus intelligente

IFTTT est un outil d’automatisation extrêmement utile qui utilise une combinaison de déclencheurs et d’actions. IFTTT peut vous aider à organiser les recettes de différentes manières, mais le principal avantage que je vois est de l'utiliser pour organiser vos factures numériques de manière à ce qu'elles apparaissent à côté de vos factures numérisées..

Si vous êtes un utilisateur Gmail, vous pouvez configurer différents déclencheurs, tels que l'ajout d'une étiquette à un message, des lignes d'objet ou des messages d'expéditeurs désignés. Si vous avez déjà configuré vos filtres de sorte que les courriels d'achat soient automatiquement étiquetés au fur et à mesure qu'ils arrivent dans votre boîte de réception, l'ensemble du processus peut être extrêmement simple..

C’est ensuite un simple cas de choix d’action: enregistrer dans un dossier désigné Google Drive, enregistrer dans Dropbox, enregistrer une nouvelle note dans votre Evernote. “Recettes” bloc-notes, pour ajouter une nouvelle note à votre compte OneNote - à vous de choisir et assez illimité à ce moment-là.

Sérieux à propos de la numérisation?

Enfin, si vous êtes vraiment Si vous envisagez sérieusement de numériser, vous voudrez peut-être envisager un scanneur mobile de Doxie ou Flip-Pal. Contrairement aux gros modèles à plat d’antan, ces modèles (en particulier ceux de Doxie) sont conçus pour être légers et mobiles. Le modèle de base de chaque entreprise commence à 149 $, mais si vous effectuez beaucoup de numérisation, les frais d’inscription ne devraient pas poser de problème..

Quels sont vos conseils pour rester au-dessus de votre pile de reçus en papier? Ajoutez vos propres mécanismes d'adaptation dans les commentaires ci-dessous.

Crédits image: recettes de supermarchés via Shutterstock

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