Créez facilement des agendas de réunion en utilisant les attentes de la réunion [iPad]

Bien qu'aucun d'entre nous ne soit impatient d'assister à des réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications utiles en ligne et sur mobile, telles que AgreeDo Agreedo: rédigez et gérez vos procès-verbaux de réunion d'affaires gratuitement en ligne Agreedo: écrivez et gérez vos procès-verbaux de réunion d'affaires en ligne gratuitement Je recherche depuis plusieurs semaines un site Web ou une application facile à utiliser qui me permettrait de conserver et de conserver les procès-verbaux des réunions. L’approche traditionnelle par document texte n’est plus une méthode productive… Lire la suite, qui facilite la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent par un ordre du jour bien pensé comprenant un but et un but clairement définis pour chaque point de l’ordre du jour. Un agenda bien développé peut vous aider, ainsi que les membres de votre équipe, à rester concentrés et peut-être à réduire le temps que vous rencontrez..

J'utilise régulièrement MyCommittee MyCommittee est le meilleur outil en ligne pour créer des ordres du jour et des procès-verbaux en ligne MyCommittee est le meilleur outil en ligne pour créer des des ordres du jour et des procès-verbaux en ligne Les outils et ressources en ligne pour organiser des réunions efficaces sont vastes, variés et extrêmement utiles. Avec des sites tels que MyCommittee.com, vous pouvez réduire le nombre de courriers électroniques et de documents à relier pour les rassembler… Read More Mais j'ai aussi découvert une application iPad bien pensée, baptisée Meetings Attentes (gratuite), conçue pour créer et partager les agendas des réunions. Bien que l'application ne soit pas conçue pour prendre des minutes, elle inclut une fonctionnalité qui pourrait être utilisée à cette fin..

Configuration de base

Attentes réunion possède une interface utilisateur épurée qui vous évite en fait quelques tapages lors de l’ajout de données. Pour définir un agenda, il vous suffit d'appuyer sur le bouton + en haut à gauche de la barre de menus. Il existe des champs de saisie pour le titre obligatoire, le lieu, la date et la durée de la réunion..

Il y a aussi “objectif” domaine qui ne doit pas être négligé. Une réunion bien pensée doit avoir un objectif clairement défini qui commence par une sorte de verbe d’action - par exemple. “évaluer la stratégie marketing actuelle”.

Répondre aux attentes inclut également une fonctionnalité Participants qui se connecte à la liste de contacts de votre iPad. Nul doute que les personnes que vous rencontrerez figureront probablement ou devraient figurer dans votre liste de contacts. Si un participant ne figure pas sur votre liste, vous pouvez ajouter de nouveaux contacts depuis l'application. Non seulement cette fonction est un gain de temps, car elle évite de saisir des noms et des adresses électroniques, mais elle est également utile pour partager rapidement l'agenda avec les participants par courrier électronique..

Définition des points de l'ordre du jour

Répondre aux attentes est vraiment un gain de temps lorsqu'il s'agit d'élaborer un agenda. Vous ajoutez bien sûr des éléments d'agenda à l'aide du champ de saisie, mais l'application vous enregistre quelques tapotements en fonction de la configuration. Après avoir tapé votre entrée et tapé sur le Terminé bouton, l'application ajoute l'élément à la liste, mais heureusement, elle ne ferme pas le clavier.

Remarque - en général, les points de l'ordre du jour doivent commencer par un verbe d'action, par exemple. Révisez, évaluez, discutez, faites un brainstorming, faites un compte rendu.

Vous pouvez continuer à ajouter des points à l'ordre du jour. Chacun d'entre eux se voit attribuer 15 minutes par défaut. À ce stade, ne vous préoccupez pas de la définition de la durée de chaque point de l'ordre du jour..

Les attentes de la réunion incluent également une petite fonctionnalité astucieuse pour ajouter le déjeuner et les pauses-café à votre agenda. La durée par défaut pour ces éléments est respectivement de 45 et 15 minutes, mais les durées peuvent être ajustées..

Les nouveaux points importants de l’ordre du jour doivent également inclure le nom du participant responsable de ce point, ainsi qu’une brève description des raisons pour lesquelles le point est ajouté à l’ordre du jour. Les concepteurs de Meeting Attentes ont clairement compris l’importance de définir les points de l’ordre du jour..

Vous pouvez appuyer sur un point de l'ordre du jour et ajouter le nom du membre de l'équipe responsable de ce point, ainsi qu'une brève description et des notes relatives à ce qui sera couvert pendant cette partie de l'ordre du jour. À la rigueur, cette fonctionnalité pourrait également être utilisée pour prendre des minutes. Les descriptions de votre agenda sont masquées lorsque vous êtes l'éditeur de l'agenda, mais elles apparaissent dans la page d'accueil enregistrée et dans le document que vous envoyez par courrier électronique..

Comme vous le verrez, les attentes de la réunion calculent automatiquement la durée de la réunion en fonction du temps alloué pour chaque point de l'ordre du jour. C'est un joli petit gain de temps et, bien sûr, les points de l'ordre du jour et les heures peuvent être modifiés. Les articles peuvent également être facilement déplacés ou supprimés. La possibilité d'ajuster les horaires peut également être réalisée pendant la réunion. Donc, si vous dépassez le temps imparti pour un point particulier, vous pouvez ajuster d’autres points de l’ordre du jour afin que la réunion se termine à l’heure prévue..

Partager votre agenda

Lorsque vous avez terminé de configurer votre agenda, toutes vos entrées sont bien formatées dans la page d'accueil de l'application. Cependant, assurez-vous de toucher le sauvegarder bouton avant de fermer l'application, sinon toutes vos données non sauvegardées seront supprimées.

Répondre aux attentes facilite le partage de votre agenda par courrier électronique. Le courrier électronique réel inclura toutes les contributions à l'ordre du jour, y compris la date et l'heure, ainsi que les points de l'ordre du jour et les notes, pour la réunion. Malheureusement, vous devez saisir manuellement les adresses électroniques des participants dans “À” champ du courrier électronique créé par les attentes des réunions. Cela ferait quelques économies si l'application le faisait pour vous.

Néanmoins, envoyer votre agenda aux participants quelques jours ou une semaine avant la réunion est un excellent moyen de collaborer et d'obtenir des informations supplémentaires pour l'agenda..

Vous pouvez également enregistrer les éléments de date et d'agenda dans l'application Calendrier sur votre iPad..

Autres caractéristiques

Un autre gain de temps considérable en termes de résultats attendus est la possibilité de cloner des réunions enregistrées. Cela signifie que vous n'êtes pas obligé de retaper les points de l'ordre du jour des réunions précédentes, mais simplement de les modifier pour la réunion suivante. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les réunions récurrentes et programmées régulièrement, qui présentent à la fois des points de l’ordre du jour anciens et nouveaux..

Vous pouvez également enregistrer les ordres du jour en tant que brouillons non planifiés. Tous vos ordres du jour sont bien sûr archivés..

Dans l'ensemble, Répondre aux attentes est une application mobile bien conçue qui permet de gagner du temps. Ce serait encore mieux en tant qu'application de bureau. Répondre aux attentes évite d'avoir à utiliser des modèles Microsoft Word ou d'autres applications purement textuelles. Cette application donne à vos agendas une allure professionnelle.

Répondre aux attentes en est à sa première version. J'espère donc que cela signifie que des fonctionnalités supplémentaires sont à venir, notamment la possibilité de sauvegarder les ordres du jour dans Dropbox et au format PDF. Quelques autres souhaits incluent la possibilité d'ajouter des noms aux notes à partir de la liste des participants, plutôt que d'avoir à les taper manuellement. Ce sont des demandes mineures, d'autant plus qu'il n'y a que quelques applications mobiles similaires sur l'iTunes App Store..

Dites-nous ce que vous pensez de Répondre aux attentes. Voulez-vous l'essayer ou utilisez-vous déjà une autre solution similaire??

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