Conseils pour planifier et organiser des réunions efficaces avec Google Hangouts

Avec la technologie Internet actuelle, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et économique, en particulier si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils permettant de gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne à l'aide de Google Hangouts..

Malgré ses limites, la plate-forme voix et vidéo est assez facile à utiliser et comprend des fonctionnalités supplémentaires utiles pour la tenue de réunions..

Préparation de Google Hangouts

Le meilleur moyen d’inviter les participants à la réunion à participer à Google Hangouts est de leur envoyer des instructions pour le téléchargement et l’installation du plug-in Hangouts. Faites-le plusieurs jours avant la réunion pour que les participants aient le temps de se préparer..

Informez les participants qu’ils auront besoin d’une caméra et d’un micro pour participer. Un micro, même une paire d'écouteurs pour iPhone, sépare le son de l'entrée audio, empêchant ainsi les voix de résonner dans la conversation..

Ensuite, développez avec un ordre du jour pour la réunion. Un article entier pourrait être écrit sur la création de l'ordre du jour. Mais la création d’agendas pose un problème important, en plus d’énumérer les points de l’ordre du jour, vous devez également fournir une brève description ou un objectif pour chaque point. Par exemple, si l'élément est “société potluck” ou “réseaux sociaux,” indiquer ce que vous ou les autres membres voulez accomplir avec cet objet.

Discuterez-vous Pourquoi vous devez créer un réseau social, ou voulez-vous la revue un plan existant pour les réseaux sociaux? Ou peut-être que le but est de rapport et évaluer données sur les réseaux sociaux. Fournir un objectif pour chaque élément vous aidera à décider du temps nécessaire à chaque élément et des ressources nécessaires pour en discuter..

Envoyez une invitation au Hangout au moins 30 minutes avant la réunion. Cela donnera aux participants le temps de configurer leur caméra et leur micro. Malheureusement, vous devez envoyer des invitations chaque fois que vous tenez une réunion dans Hangouts. Les invitations peuvent être effectuées par courrier électronique ou à partir de votre page Hangouts. Seules 9 personnes peuvent participer à un Hangout à la fois. Essayez également de commencer et de terminer les réunions à l'heure.

Applications de réunion

Dans la zone Hangouts, l’un des premiers outils que les participants devraient connaître est la fonctionnalité de discussion en haut à gauche de la page. Les discussions écrites peuvent être utiles pour le brainstorming, le partage de liens et la publication d'autres informations écrites..

La boîte de discussion est rapide et facile, mais Google Hangouts s’intègre à Google Docs, qui se trouve également dans la barre de menus de Hangouts. Tout participant peut créer un document dans Hangouts, mais le document ne sera pas vu par les autres participants tant qu'ils n'auront pas sélectionné Google Documents dans la barre de menus..

Vous pouvez bien sûr partager des documents existants à l'aide de cet outil, qui est un autre moyen efficace de rendre les réunions plus productives. Si un point de l'ordre du jour, par exemple, appelle à la discussion et à la révision d'un communiqué de presse, ce document pourrait être récupéré et collaboré pendant la réunion..

L'application Screenshare est un autre outil utile. Un participant peut cliquer sur le bouton Screenshare et choisir de partager une fenêtre ouverte ou un écran entier sur son bureau. Le partage d'écran remplacera la caméra vidéo et montrera ce qui est sur votre écran de bureau. Il vous suffit de désélectionner le bouton Screenshare pour revenir à la caméra..

Prendre des minutes

Si vous organisez des réunions régulières en tant que groupe, organisation ou entreprise, vous souhaiterez probablement prendre quelques minutes pour vos réunions afin de passer en revue les tâches, les tâches et les résumés des discussions. Il existe plusieurs outils pour le faire. Il est utile de créer simplement un modèle de compte rendu dans Google Docs..

Toutefois, lorsque vous tapez dans Google Hangouts, les participants entendent la frappe sur votre clavier, même si vous utilisez des casques audio. Ainsi, quiconque tape et prend des minutes devra probablement mettre son micro en sourdine pendant la frappe..

Je préfère toutefois utiliser une application pour iPad appelée MinuteTaker (7,99 $.). Elle est très utile pour prendre et gérer des minutes et il n'y a pas de bruit de fond lorsque vous utilisez le clavier intégré de l'iPad..

Lorsque j'utilise MinuteTaker, je peux assez bien terminer et envoyer le procès-verbal par email juste après la réunion. Le plus gros inconvénient de l'application est que vous ne pouvez partager que les minutes au format PDF. Cependant, vous pouvez copier et coller le contenu dans un fichier texte normal. L’application en ligne minutes.io est un autre outil de prise de minutes..

Les réunions ne sont jamais parfaites, mais avec une bonne planification et les bons outils, elles peuvent être plus efficaces et moins longues.

Nous avons déjà écrit sur Google Hangouts. Découvrez certains des articles précédents ci-dessous:

Comment utiliser Google+ Hangouts pour rencontrer des amis Comment utiliser Google+ Hangouts pour rencontrer des amis Comment utiliser Google+ Hangouts Pour rencontrer des amis Google Hangouts est une fonctionnalité clé de Google+. Si vous n'utilisez pas déjà Hangouts, il vous manque! Peut-être que vous n'avez pas encore rejoint Google+. Eh bien, si vous avez un compte Google, rejoignez-le… Read More
5 raisons pour lesquelles Google Hangouts est plus cool que Skype pour les chats vidéo 5 raisons pour lequel Google Hangouts est plus froid que Skype pour les chats vidéo 5 raisons pour lequel Google Hangouts est plus froid que Skype pour les chats vidéo Hangouts est la position de Google dans les salles de chat. Comme beaucoup de fois auparavant, Google a transformé une bonne idée en quelque chose d'incroyablement utile, tout en préservant la simplicité et la facilité d'utilisation et en le rendant ainsi fantastique. Dans cette… Lire la suite

Faites-nous savoir si vous utilisez Google Hangouts pour organiser des réunions. Quels ont été les avantages et les inconvénients??

En savoir plus sur: le client de chat, les Hangouts Google, le chat en ligne, le chat vidéo / appel.