Esprit d'équipe contre la technologie Comment maîtriser la collaboration à distance pour les équipes en ligne

Faire partie d'une équipe efficace peut être l'une des expériences professionnelles les plus enrichissantes de votre vie. Travailler avec une équipe signifie que vous disposez d'une mine de connaissances, d'expérience et de compétences pour puiser. Une excellente collaboration dépend de nombreux facteurs, notamment le leadership, la confiance, l'esprit d'équipe, le compromis et un objectif fédérateur..

Malheureusement, la collaboration ne devient pas plus facile si vous devez travailler à distance et partager Internet en tant que connexion commune. La technologie peut aider à surmonter le chaos, mais ce n’est que le glaçage qui rendra peut-être une équipe souple et efficace parfaite. Voyons ce que vous pouvez faire pour en tirer le meilleur parti.

Apprenez à connaître votre équipe

Au début de votre collaboration, vous devriez apprendre à connaître votre équipe. Même si vous pensez les connaître déjà, reprenez les points suivants pour vous assurer que rien ne manque:

• Quelle est leur configuration, c’est-à-dire quel matériel, système d’exploitation et outils utilisent-ils??
• Quelle est la force de leur connexion Internet?
• Quel est l'environnement dans lequel ils vont travailler? Travaillent-ils depuis un bureau, un café ou chez eux avec leurs enfants??
• Quelles sont leurs heures de travail préférées?
• Pourquoi sont-ils dans cette équipe? Ce qui les motive?
• Que considèrent-ils comme leurs forces personnelles et leurs tâches préférées par rapport au projet en cours??
• Quelles tâches ou responsabilités préféreraient-ils ne pas accepter??
• Quels sont leurs marmites ou boutons en ce qui concerne le mode dans lequel vous allez travailler ensemble?

Vous pouvez collecter les données initiales à l'aide d'outils de courrier électronique ou de sondage. 10 Conseils et astuces avancés pour Google Forms 10 Conseils et astuces avancés pour Google Forms Si Google Forms n'est pas encore votre créateur de formulaires, il est temps pour nous de changer d'avis. Vous pensez peut-être que vous savez tout sur Google Forms, mais grâce à Google Read More et basez votre planification sur ces informations. Idéalement, vous organiserez une réunion d’équipe en ligne afin que tout le monde ait la chance de se rencontrer et d’apprendre à se connaître. Pour vous assurer une expérience fluide lors de la réunion en direct, prenez en compte des informations telles que les heures de travail (fuseau horaire), l'environnement de travail et les outils préférés de votre enquête initiale pour la configurer..

Si votre équipe est confrontée à des problèmes techniques, essayez de la faire passer un appel Skype. Vous pouvez même joindre quelqu'un au téléphone. Si vous avez un compte Skype Premium, vous pourrez utiliser la vidéo avec plus de deux personnes. Avec une équipe de passionnés de technologie, vous ne rencontrerez aucun problème de réunion dans des environnements en ligne plus avancés tels que Google Hangouts, AnyMeeting ou Adobe Connect, où vous pourrez également partager des écrans. 12 Excellents outils de partage d'écran gratuit et d'accès à distance Vous Vous n'avez pas encore entendu parler de 12 excellents outils gratuits de partage d'écran et d'accès à distance que vous n'avez pas encore entendus Grâce à l'accès à distance, vous pouvez voir et contrôler les écrans de n'importe où. Cela peut vous faire économiser du temps et de la confusion lorsque vous êtes en réunion ou que vous voulez aider quelqu'un. Gardez ces outils de partage d'écran proches… Lisez-en plus et collaborez sur des documents.

Connaître les membres de votre équipe vous aidera à organiser le groupe de manière beaucoup plus efficace. Se connaître les uns les autres est une étape clé dans la création d'un esprit d'équipe, le renforcement de l'éthique de travail et l'augmentation de la volonté de compromis en cours de route..

Fixez vos objectifs communs et individuels

Quelle que soit la manière dont vous collaborez, l'objectif doit être clair! C'est l'essence de tout ce que nous faisons dans la vie et cela nous permet de faire face aux difficultés et de faire des compromis. Votre équipe doit savoir exactement quel est son objectif commun.

Divisez le grand objectif en petites étapes et sous-objectifs gérables. Visualiser le parcours de votre équipe permettra également à chaque membre de l'équipe de voir comment il contribue au succès de l'équipe. Les équipes fonctionnent mieux lorsque tout le monde a le sentiment d’apporter une contribution essentielle - parce qu’elles le font..

Idéalement, l’ensemble de l’équipe doit co-créer le plan final, ce qui peut être réalisé à l’aide de nombreux outils, notamment le courrier électronique, les réunions en ligne, les documents en ligne ou l’édition collaborative d’un tableau de vision..

Choisissez vos armes

Vous ne pouvez pas simplement commencer à travailler ensemble, vous devez d’abord jeter les bases, ce que vous avez en grande partie fait si vous avez suivi les étapes ci-dessus. Voici une étape importante qui est souvent négligée: choisir les outils que tout le monde utilisera.

À présent, tout le monde devrait se connaître et comprendre le but du projet et son rôle. Pour en arriver à ce stade, vous devriez avoir testé quelques outils avec votre équipe. Idéalement, vous avez maintenant une bonne idée des outils possibles.

Notez que les outils que vous choisissez importent peu. Il y en a tellement et aucun ne sera parfait. Ce qui compte plus, c’est que tout le monde se sente à l’aise avec les outils utilisés par l’équipe. En d'autres termes, votre équipe doit accepter.

Si quelqu'un a une forte préférence pour un outil spécifique que vous ou d'autres membres de l'équipe ne connaissez pas, laissez-le le présenter. Si l’équipe accepte de l’utiliser, chargez son promoteur de l’organiser, d’aider les autres à démarrer et de le garder organisé..

Voici quelques catégories d’outils à prendre en compte pour votre collaboration en ligne Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n’ont pas besoin d’applications d’entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite :

• communication asynchrone, p. ex. email, listes de diffusion, forums
• communication en temps réel, par exemple téléconférences, discussion audio / vidéo, webinaires
• partage de documents, par exemple stockage en ligne
• outils de collaboration en temps réel, par exemple écriture collaborative
• gestion de projet (voir ci-dessous)

Pour chaque catégorie, vous devez définir les responsabilités et discuter des conventions. Par exemple, comment allez-vous nommer les documents? Comment allez-vous les organiser? Et qui sera responsable des documents? Le fait de régler ces problèmes dès le début réduira considérablement les frustrations à venir..

Gardez votre équipe organisée

Lorsque vous dirigez une équipe, vous devez définir des objectifs, assigner des tâches, fixer des délais, envoyer des rappels, encourager, soutenir et féliciter vos collègues. Cela s'appelle la gestion de projet. Plus vous connaissez les membres de votre équipe et leurs compétences, plus cela sera facile (voir ci-dessus)..

Vous trouverez de nombreux outils de gestion de projet en ligne, mais en fonction de votre projet et de vos partenaires, il se peut que vous n’ayez besoin de rien de spécial. Parfois, un outil de liste collaborative Stop, Collaborate and List: 5 applications iPhone pour la conservation de listes partagée Stop, Collaborate and List: 5 applications iPhone pour la tenue de listes partagées L'App Store regorge d'applications permettant de former des listes et de collaborer avec autres. Que vous recherchiez des listes pour garder une trace de ce qui se passe autour de la maison, ou pour le travail… Lire plus est suffisant. Si votre équipe a besoin d'un outil de gestion de projet plus complet Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant issu d'une bonne maison Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant provenant d'une bonne maison Le nom Joel Spolsky vous dit quelque chose? Si c'est le cas, vous allez avoir envie de lire cet article, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et si non, vous devriez savoir que c'est… Read More, je recommande fortement Trello. Si vous aimez la gestion micro, les fonctionnalités complexes, et une mine d'une interface, cependant, vous devrez aller avec Basecamp - cela fonctionne totalement et n'est absolument pas amusant.

Rappelez-vous que les outils ne peuvent faire aucun travail pour vous. C'est à vous de prendre vos responsabilités, de garder votre équipe organisée et de faire avancer les choses. La technologie peut simplement rendre cela plus facile.

Quels sont vos outils préférés pour collaborer en ligne? Et quels stratégies et outils vous ont échoué dans le passé?

Crédits d'image: Réunion virtuelle via Shutterstock, Backcasting via The Natural Step, Modèle de mattcornock via Flickr

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