MyCommittee est le meilleur outil en ligne pour créer des ordres du jour et des procès-verbaux

Les outils et les ressources en ligne pour organiser des réunions efficaces sont vastes, variés et extrêmement utiles. Avec des sites tels que MyCommittee.com, vous pouvez réduire le nombre de courriers électroniques et de documents transférés pour organiser une réunion. MyCommittee vous permet d'organiser et de gérer des réunions avec les membres de votre comité. Vous pouvez également rédiger des procès-verbaux en ligne et les partager après chaque réunion..

Les rédacteurs de MUO ont couvert plusieurs autres outils de réunion en ligne, mais personnellement, j'aime bien MyCommittee, car il inclut des fonctionnalités et des outils de base pour les réunions de petite à moyenne taille. Cela peut être particulièrement utile si vous organisez des réunions en ligne, par exemple Google Hangouts. Conseils sur la planification et l'organisation de réunions efficaces avec Google Hangouts. Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts. Avec la technologie Internet moderne, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et économique -efficace, surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils permettant de gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne… Read More, Skype ou d'autres sites similaires.

Comment ça marche

La clé de l’utilisation de MyCommittee est d’enregistrer un compte sur le site, d’établir votre premier agenda, puis d’inviter votre comité ou les membres de votre organisation à le consulter. Le site comprend un assistant qui vous guide tout au long du processus de création de votre agenda de réunion..

Vous allez bien sûr définir les informations logistiques et le but de la réunion; ajoutez une liste des participants et invités invités, suivie des points récurrents de l'ordre du jour (p. ex. Examiner et approuver l'ordre du jour, activités anciennes et nouvelles, tâches d'examen) et télécharger des documents pouvant être téléchargés à des fins d'examen..

Dans les paramètres de votre comité, vous pouvez notamment définir des informations par défaut, créer un modèle d'agenda, définir les privilèges des membres et activer ou désactiver l'accès public ou privé aux ordres du jour et aux minutes..

Après avoir créé et révisé votre agenda, vous pouvez envoyer un lien par courrier électronique à vos membres et invités. Vous pouvez également exporter une copie PDF de l'agenda afin qu'il puisse être visualisé et imprimé hors ligne. Cet assistant rend vos agendas très professionnels, ce qui réduit le travail nécessaire pour les générer dans Word ou dans un autre éditeur de texte..

Avant, pendant et après les réunions

Si vous pouvez amener tous les membres de votre comité à utiliser MyCommittee, vous pourrez vous en servir comme point central où ils pourront obtenir le privilège d'ajouter et de modifier des points de l'ordre du jour et de télécharger des documents pour la réunion..

À tout moment avant le début de la réunion, les membres peuvent ajouter des commentaires sur les éléments de l'ordre du jour visibles par tout le monde, ainsi que des notes personnelles sur les éléments, qui ne peuvent être vus que par la personne qui a posté la note..

Le jour de la réunion, vous verrez un “Créer des minutes” bouton qui, lorsqu'il est activé, transforme votre agenda en minutes. La présentation et l'ordre du jour des procès-verbaux et de l'ordre du jour sont presque identiques, mais une fois que votre ordre du jour est converti en procès-verbaux, vous pouvez utiliser la section des commentaires de chaque élément pour ajouter des notes, des points de discussion, des décisions, etc. La zone de texte des commentaires ne s'ouvre pas en ligne dans les minutes, mais en tant que page séparée.

Il y a aussi une section pour assigner des tâches à la fois au comité et aux membres individuels. Le contenu de vos procès-verbaux peut être consulté par tous les membres en ligne de votre comité, qui peuvent participer à la mise à jour des procès-verbaux, de sorte que la tâche ne repose pas sur une seule personne..

Si les membres du comité ont accès en ligne à l'ordre du jour et au procès-verbal de la réunion, MyCommittee peut aider tout le monde à rester sur la tâche et réduit la quantité de papier imprimé pour davantage de documents..

Évaluation globale

Les fonctionnalités de base de MyCommittee permettent un nombre illimité de membres inscrits au comité, ainsi qu'un nombre illimité d'agendas et de minutes. Cependant, le stockage de fichiers est limité à 1 Mo. Vous pouvez toujours utiliser des services de stockage de fichiers tels que Dropbox pour créer des liens vers des documents à télécharger. (Remarque: si vous recherchez un paramètre d’agenda en ligne totalement gratuit et une option de compte-rendu, vous pouvez consulter Agreedo Agreedo: rédigez et gérez vos procès-verbaux de réunion gratuitement en ligne Cela fait maintenant quelques semaines que je recherche un site Web ou une application facile à utiliser qui me permettrait de conserver et de conserver les procès-verbaux des réunions. L'approche traditionnelle par document texte n'est plus productive… En savoir plus.)

MonComité doit être amélioré dans certains domaines. Par exemple, il possède une application client mobile pour Black Berry, mais pas pour iPhone ou Android. Il n'y a pas d'intégration de réseau social, et la modification d'éléments de l'agenda peut prendre quelques clics de trop.

MyCommittee comprend deux didacticiels vidéo d'introduction pour vous aider à démarrer et plusieurs ressources d'assistance sur la manière de tenir et de gérer des réunions efficaces..

Faites-nous savoir ce que vous pensez de MyCommittee et quels autres outils de réunion en ligne vous recommandez. Pour d'autres idées sur ce sujet, consultez ces articles:

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Crédit d'image: Réunion de groupe d'entreprises via Shutterstock

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