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Gérez votre entreprise pour de meilleurs résultats avec Intellinote
Intellinote est un outil tout-en-un de gestion de projet, de collaboration et d’organisation Intellinote: regroupez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne Intellinote: réunissez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne Intellinote facilite la gérez, collaborez et communiquez mieux avec votre équipe, vos collègues et vos clients grâce à un mélange complet de partage de fichiers, d'organisation et de discussion vidéo et texte en temps réel. Lisez plus pour les entreprises, les propriétaires, les gestionnaires et les professionnels. Il peut être utilisé pour accroître la productivité, stimuler l'engagement des employés ou des clients et réduire les coûts opérationnels en même temps..
La plate-forme s'articule autour d'un système d'espaces de travail individuels offrant un niveau d'accessibilité vertical aux employés, aux membres de l'équipe et même aux clients qui en ont besoin, sans distraire ceux qui n'en ont pas besoin..
Bien qu'Intellinote soit assez simple à mettre en place, l'utilisation efficace de toute plate-forme repose sur la connaissance exacte de la meilleure façon de l'utiliser. Nous avons mis au point quelques scénarios d'utilisation dans le monde réel où les équipes commerciales et les employés qui collaborent régulièrement peuvent bénéficier des services proposés..
Gérez votre entreprise pour de meilleurs résultats avec Intellinote
Tout capturer (à peu près)
En tant que plate-forme collaborative, Intellinote cherche à remplacer plusieurs plates-formes et outils fragmentés par une solution unique. Pour ce faire, il utilise des espaces de travail personnalisables - des hubs prêts à être déployés pour la gestion des notes, des discussions et des tâches. Chaque espace de travail peut être utilisé pour créer ces éléments, et le nombre d'espaces de travail que vous pouvez créer est illimité..
Les notes, les tâches et les discussions sont le moyen le plus populaire pour tout ce qui concerne votre organisation. Que vous souhaitiez partager et collaborer à des recherches, organiser des sessions de brainstorming entre différents départements ou attribuer diverses tâches et rôles à différents membres de votre équipe, Intellinote peut le faire..
Il n’est pas difficile d’imaginer des exemples concrets: au lieu d’envoyer un courrier électronique chaque fois que vous modifiez une stratégie, maintenez simplement une note pertinente à jour et affectez-la aux membres de votre équipe. Créez un espace de travail uniquement pour vos sessions d’idées de groupe et publiez les résultats dans une nouvelle note à chaque fois. Utilisez-vous un tableau blanc pour échanger des idées autour d'une pièce? Prenez une photo et attachez-la à la discussion appropriée pour la garder en sécurité. La liste est pratiquement sans fin.
Lorsque vous visitez un espace de travail, vous êtes toujours prêt à ajouter du contenu à l'aide de la “Ajouter une note rapide” commencez à taper et appuyez sur Entrée pour capturer vos pensées. Pour les tâches ou les documents Google Drive, cliquez sur le bouton d'invitation Ajouter un nouveau..
De nombreuses organisations utilisent le courrier électronique pour la discussion tout en utilisant des outils externes d'organisation et de gestion de projet, ce qui entraîne souvent une confiance excessive dans la prise de décision. Bien qu'il y ait toujours une place pour le courrier électronique dans la plupart des organisations, de nombreuses discussions sont fructueuses lorsqu'elles sont déplacées aux côtés d'autres notes et pièces jointes pertinentes..
Une place pour tout le travail
Ainsi, le principal objectif d’Intellinote est d’être un référentiel organisé des éléments les plus importants pour votre organisation, votre projet ou votre entreprise. Pour vraiment tirer le meilleur parti de la plate-forme, vous devez l’utiliser pour stocker absolument tout - et les espaces de travail sont la clé pour que tout soit rangé et organisé.
le Espace de travail personnel offre même aux membres de votre équipe un endroit pour créer leurs propres notes et tâches qui n'encombrent pas les espaces de travail des autres membres et qui sont privés pour cet utilisateur. Ce type de matériel a tendance à se retrouver dans des comptes personnels Evernote ou dans des applications de prise de notes pour iPad, plutôt que dans un lieu pertinent pour le projet ou la société elle-même. Avec Intellinote, chaque note peut être rapidement déplacée d'un espace de travail à un autre ou modifiée par d'autres membres..
Pour modifier l'affiliation d'un élément à un élément ou si l'élément peut être modifié par d'autres membres, sélectionnez-le d'abord, puis cliquez sur le bouton Informations, qui apparaît sous forme de petit “je“. Vous pouvez ensuite changer qui peut apporter des modifications en cochant la case Autoriser les membres de l'espace de travail à modifier ou cliquez sur le bouton Espace de travail champ pour réaffecter l'élément ailleurs.
Les pièces jointes jouent également un rôle important dans le système Intellinote, chaque note offrant aux utilisateurs la possibilité de télécharger des fichiers à partir de leur ordinateur ou de leur compte Google Drive. En utilisant les applications mobiles (disponibles pour iOS et Android), il est même possible d'ajouter des images - ou n'importe quel fichier sur votre appareil mobile - directement d'un smartphone ou d'une tablette à une note.
Avec tout sous le même toit, il est étonnant de voir à quel point il est facile de réduire le nombre de courriels que vous envoyez lorsque vous pouvez simplement modifier une note ou un commentaire sur une tâche en ligne - après tout, chaque note, tâche ou discussion a son propre section de commentaires.
Être attaché c'est bien
Intellinote espère absorber tous vos fichiers volants en fournissant un environnement très convivial pour les fichiers liés au travail. Notes, discussions et tâches peuvent tous avoir plusieurs fichiers épinglés, de même que les commentaires faits sur ces éléments. Ce qui aurait déjà été un échange de courrier électronique aller-retour à propos d'une tâche devient une discussion axée sur le travail dans un environnement productif.
Cela vous permet de faire des choses intéressantes, comme discuter des versions révisées de produits avec des clients directement dans Intellinote, dans un espace de travail créé spécifiquement pour ce client. A côté de cela, vous pouvez avoir déjà escompté de nombreuses autres maquettes, des comptes rendus de discussions, des comptes rendus de réunions et des enregistrements de téléconférences, tous spécifiques à ce client..
Intellinote est considéré comme un référentiel pour tout ce qui concerne le travail, car c'est ainsi que cela fonctionne le mieux..
Organiser et partager tout avec le contexte
Gmail a été la révolution de la messagerie électronique dont Internet avait besoin en 2004, mais en combinant efficacité de la recherche et de l'organisation avec un espace apparemment illimité pour les messages électroniques, Google a créé un outil sur lequel beaucoup d'entre nous dépend désormais pour ses tâches professionnelles. Aussi essentiel qu'il puisse être, le courrier électronique n'est pas la plate-forme idéale pour la gestion de la collaboration, de l'organisation ou des projets. Malgré la nécessité du courrier électronique pendant de nombreuses années, vous pouvez probablement déplacer la plupart de vos discussions vers une plate-forme plus adaptée et plus productive..
Si vous êtes habitué à Gmail ou à un compte de messagerie Google Apps, votre capacité à vous organiser est limitée au nombre de filtres et aux termes de recherche que vous utilisez. Même si vous êtes particulièrement organisé et compétent pour trouver ce que vous cherchez, la boîte de réception par courrier électronique est largement considérée comme un espace très désorganisé..
Diverses distractions fréquentes, les e-mails coûtent aux entreprises du monde entier des centaines de millions de dollars par an - ou, sur une note plus personnelle, des heures de votre journée autrement productive - vous éviterez ainsi autant que possible d'éviter de recevoir votre boîte de réception. Utiliser le courrier électronique pour partager des idées, faire du brainstorming et même communiquer avec des clients ou des fournisseurs doit cesser si vous voulez utiliser votre temps plus efficacement..
Organiser vos notes, tâches et discussions
Les deux choses qui rendent Intellinote parfait pour organiser vos idées, vos tâches à faire et vos idées collaboratives sont: espaces de travail et Mots clés.
Les espaces de travail sont des concentrateurs spécifiques au contexte et peuvent être adaptés à vos besoins actuels. C'est un outil d'organisation assez puissant, en particulier si chaque note, tâche ou discussion est liée à un espace de travail en particulier. De par leur nature, les espaces de travail facilitent l’organisation en liant votre contenu à son contexte pertinent..
Ces éléments peuvent être partagés verticalement avec n'importe qui de votre organisation ou, en ajoutant des utilisateurs à un espace de travail, vous pouvez vous assurer qu'ils voient tous les documents pertinents qui y sont partagés. Cela se traduit également par un espace de travail moins encombré pour les membres qui n'ont pas besoin d'accéder à absolument tout. Et comme vous pouvez créer autant d’espaces de travail que vous le souhaitez, les contextes peuvent varier énormément..
Créez des espaces de travail pour des départements entiers, des projets individuels, des clients ou des fournisseurs, ainsi que pour tout regroupement arbitraire dont vous avez besoin. Utilisez des espaces de travail temporaires pour les audits annuels. Ils peuvent être archivés jusqu'à ce que vous en ayez besoin, mais sont toujours accessibles depuis le même emplacement..
Sur chaque espace de travail Réglages page, vous trouverez une option pour Groupe d'espace de travail. Cela offre un niveau d'organisation plus élevé que vous pouvez utiliser pour regrouper des projets en sommeil, des contrats terminés ou des espaces de travail archivés dont vous pourriez ne plus avoir besoin. Vous pouvez créer autant de groupes que nécessaire, il vous suffit de taper un nouveau nom dans la case..
Les espaces de travail sont déjà bien organisés, mais en utilisant des tags, il est possible de filtrer le contenu de manière encore plus efficace. Les tags existent dans les espaces de travail, y compris Espace de travail personnel et vous permettent de regrouper différentes tâches, discussions ou notes différentes. Les balises sont conçues pour s'organiser à un niveau personnel, tandis que les espaces de travail permettent de tout organiser à une échelle beaucoup plus grande..
Ne suivez que ce dont vous avez besoin
Intellinote fournit un aperçu complet des espaces de travail dont vous êtes membre, avec des résumés par courrier électronique et des aperçus des activités pour vous familiariser avec les modifications récentes. Cependant, il est possible que vous souhaitiez suivre en priorité certains éléments. Dans ce cas, vous devez suivre une remarque..
Pour suivre un élément, cliquez sur (ou touchez) le type de flux RSS. Suivre icône. Les notes que vous avez suivies apparaissent sous Suivant dans le Espace de travail unifié.
Les éléments suivis sont, par défaut, filtrés par note, tâche et discussion. C’est peut-être l’élément le plus important sur lequel vous travaillez actuellement pour les espaces de travail que vous fréquentez, ou bien un autre moyen de suivre une note, une tâche ou une discussion sans devoir vous abonner à l’espace de travail dans son intégralité..
Rendre les réunions utiles à nouveau
La technologie nous a permis d'avoir plus de réunions que jamais, alors pourquoi avons-nous l'impression que notre temps n'est pas utilisé à bon escient? Les réunions sont le fondement d’un travail de groupe efficace, mais elles deviennent trop souvent des frustrations frustrantes qui occupent une grande partie de vos journées de travail. C’est pire lorsque vous considérez que ces événements impliquent souvent des séries de ping-pong par e-mail inefficaces avant et après. Vous seriez pardonné de ne jamais vouloir assister à une autre réunion..
La clé pour que les réunions se déroulent sans heurt est la planification, qui implique de réfléchir à ce que vous pouvez faire avant, pendant et après la réunion est terminée. Une grande partie de la misère associée aux réunions est due à la mauvaise gestion des ordres du jour, des procès-verbaux - et la plupart du temps, ces documents sont enfouis dans des boîtes de réception au lieu d'être facilement accessibles quand vous en avez besoin.
Il est même possible que vos réunions soient inefficaces et introduisent un élément de retard dans votre travail - en créant des listes de tâches à effectuer plutôt que de simplement les faire, par exemple.
Rendre les réunions moins misérables
L’immédiateté de la plate-forme Intellinote la rend parfaitement adaptée pour modifier le déroulement des réunions. En tant qu'organisateur de réunion, vous pouvez créer une discussion dans l'espace de travail approprié, en précisant l'ordre du jour de la réunion. Celui-ci sera automatiquement visible par tout membre du service concerné..
Un tel ordre du jour devrait définir des objectifs comme des points nécessitant une discussion, tout en prenant en compte les suggestions de votre équipe utilisant la capacité d'Intellinote à tout commenter. Si vous avez des propositions, des documents, des images, des maquettes ou d’autres fichiers à distribuer, vous pouvez le faire simplement en les joignant à votre note..
Cliquez sur le petit je “information” bouton sur une note pour modifier sa visibilité et permettre aux autres membres de votre équipe de la modifier également.
Intellinote peut être utilisé pendant votre réunion pour créer et assigner des tâches directement aux membres de votre équipe. Au lieu de créer une liste des tâches à effectuer une fois votre réunion terminée, vous pouvez commencer à organiser votre équipe immédiatement: créez de nouveaux espaces de travail à la volée pour votre nouveau projet, démarrez des fils de discussion pour des éléments hors sujet qui apparaissent en publiant de nouvelles conversations. aux départements concernés ou utilisez les prouesses organisationnelles de la plateforme pour vous référer rapidement aux ordres du jour, objectifs et procès-verbaux des réunions précédentes.
Les minutes sont un mal nécessaire que même les enregistrements audio ou vidéo ne peuvent remplacer. Taper vos minutes directement dans Intellinote ne rendra pas le processus plus agréable, mais la possibilité de partager instantanément les fruits de votre travail collaboratif avec le groupe de personnes concerné n'a pas de prix. Même si vous ne présidez pas la réunion, Intellinote Espace de travail personnel vous fournit un emplacement ciblé et axé sur le travail pour vos propres notes.
Et une fois que vous avez tenu votre réunion, Intellinote facilite le suivi des tâches que vous avez assignées (ou qui vous ont été attribuées), des questions soulevées, des discussions hors sujet déplacées ailleurs et fixant une heure et une date pour votre prochaine réunion d'équipe..
Des équipes distantes? Gardez-les dans la boucle
Intellinote permet de rester connecté, que ce soit pour des voyages d’affaires occasionnels ou pour rester en contact avec des employés qui sont régulièrement absents du bureau pendant des périodes déterminées. Il peut également gérer des équipes entièrement composées de télétravailleurs permanents répartis dans le monde entier, que vous n'avez jamais rencontrés en personne..
Le télétravail peut être un travail solitaire, mais si vous faites partie d'une équipe, cela peut être encore pire; il y a un réel danger de se sentir aliéné et déconnecté alors que les progrès se poursuivent en votre absence. Bien que le courrier électronique soit un moyen de rester en contact avec vos collègues, il ne vous donnera probablement pas l'impression de prendre le pouls du doigt. C'est aussi un média incroyablement inefficace et distrayant.
Les gestionnaires et les autres travailleurs liés au bureau doivent également rester en contact avec les télétravailleurs. Internet a supprimé de nombreuses restrictions et même des frontières, tout en introduisant des obstacles qui doivent être surmontés - comme organiser une équipe, collaborer sur des projets, discuter des idées, attribuer des tâches et la myriade d’autres choses sur lesquelles Intellinote peut vous aider..
L'importance de se sentir connecté
En plus d'être une plate-forme axée sur le travail conçue dans un esprit de collaboration, Intellinote est accessible à partir de n'importe quel navigateur Web et sur la plupart des appareils mobiles. Rester en contact peut signifier utiliser n'importe quel navigateur Web disponible ou lancer une application sur votre iPhone, iPad ou appareil Android..
le Unifié Espace de travail attire l’attention des employés sur des éléments pertinents d’autres espaces de travail, ce qui facilite la “rattraper” ou rester au courant des développements tout en voyageant. Les tâches sont classées sous celles que vous devez remplir et celles que vous avez définies, et chaque espace de travail possède son propre Accueil écran qui fournit un aperçu utile des modifications, ajouts, commentaires et autres activités récents.
Tandis que vous êtes normalement inondé d'e-mails pour chaque petite requête, tâche ou requête en dehors du bureau, Intellinote fournit des concentrateurs contextuels pour les tâches liées au travail. Non seulement cela arrête le flux de courrier électronique, mais il concentre les employés et contient des discussions. le Espace de travail unifié consolide ces discussions en un seul domaine, de sorte que vous puissiez consacrer du temps à la communication avec votre équipe sans recourir au courrier électronique.
Les travailleurs distants trouveront également la possibilité de suivre des notes, des tâches ou des discussions individuelles avec un avantage particulier en dehors du bureau. La fonctionnalité permet aux utilisateurs de garder des matériaux spécifiques à portée de main sans se noyer dans tout le reste, en concentrant l'attention là où elle doit être en supprimant les distractions.
Même si un voyage exigeant vous impose un fuseau horaire différent de celui de vos collègues, Intellinote ne dort jamais - une méthode de travail asynchrone créée par nos exigences du XXIe siècle qui nécessite une solution du XXIe siècle comme Intellinote pour atteindre son plein potentiel.
Se connecter
Il existe une application iOS universelle pour iPhone et iPad, ainsi qu'une application Android récemment publiée qui tire également parti de la taille d'écran plus grande. Ces deux applications ressemblent beaucoup à l'application Web elle-même et vous pouvez pratiquement tout faire à partir d'une application mobile que vous pouvez utiliser depuis un navigateur, à l'exception de la création de nouveaux documents Google Drive..
Un dernier avantage dont bénéficient les utilisateurs d’Intellinote est une approche entièrement basée sur un navigateur. Si le besoin s'en fait sentir, vous pouvez saisir n'importe quel ordinateur portable, PC ou Mac et vous connecter via la page d'accueil d'Intellinote, aucun logiciel n'est nécessaire..
Gestion des fournisseurs simplifiée
Comme nous avons discuté ad nauseum, le courrier électronique est souvent perçu comme l'épine dorsale de nombreuses organisations, entreprises et assemblées d'esprits productifs. Les vendeurs - autrement appelés fournisseurs, sous-traitants, amis ou simplement des personnes dont vous avez besoin pour poursuivre ce qui aurait déjà dû être fait - ont également tendance à communiquer via cette méthode..
Garder une trace de ces discussions, accords, délais et de tout matériel de support utilisant uniquement le courrier électronique est difficile. Même si vous utilisez déjà des outils collaboratifs tels que Google Drive à des fins de feuille de calcul ou de partage de documents, vos discussions ont probablement lieu ailleurs et vous utilisez probablement un autre outil en plus de celui-ci pour effectuer le suivi des délais et des tâches..
Résoudre les problèmes des fournisseurs
Il y a un moyen plus facile. En configurant un espace de travail pour ceux que vous avez besoin de chasser régulièrement, vous pouvez contenir tout ce matériel et utiliser un seul outil pour tout gérer. Les tierces parties ne devraient pas tarder à s’adapter à une nouvelle méthode, et les avantages organisationnels sont énormes..
Si vous commandez régulièrement un produit ou demandez un service, attribuer une tâche à ce fournisseur avec vos exigences exactes facilite le suivi des arrangements en suspens. Plutôt que de recourir au courrier électronique, discutez des commandes directement dans Intellinote en utilisant les commentaires. Il existe un enregistrement permanent des accords où cela compte le plus. Vous pouvez même permettre à vos fournisseurs de vous créer et de vous attribuer des tâches - ils n'ont donc pas à recourir à une communication fragmentée et à des suivis non plus..
Quand il s’agit de rechercher des arrangements préalables ou des choses à faire, une visite dans l’espace de travail en question ou une visite rapide Tâches que j'ai assignées dans le Espace de travail unifié le rend facile pour les deux parties.
Les entreprises ont souvent des accords existants concernant les responsabilités, les hypothèses, les taux de rémunération ou les conditions. Notes peut être utilisé pour stocker ces documents dans un environnement pertinent avant d’être étiquetés. Les discussions relatives aux tâches ou aux fichiers attachés à Notes sont finalement organisées de manière logique, sous une seule plateforme - pas trois ou quatre..
Utiliser des modèles aussi
Les modèles constituent un autre élément d'Intellinote qui facilite la mise à niveau des nouveaux espaces de travail. Plutôt que de configurer chaque fois un nouvel espace de travail pour chaque nouveau fournisseur, prenez le temps de personnaliser un espace de travail unique que vous pourrez ensuite transformer en modèle. Des notes décrivant vos attentes, vos coordonnées et les discussions conçues pour faire avancer les choses peuvent toutes être affichées à maintes reprises en utilisant cette méthode..
Vous pouvez transformer n’importe quel espace de travail en modèle en le visitant, en cliquant sur Réglages puis en cochant la case marquée Autoriser l'utilisation de cet espace de travail comme modèle. Vous pouvez ensuite cliquer sur le Cloner l'espace de travail bouton qui apparaît ci-dessous pour effectuer rapidement des copies, et l’espace de travail apparaît également dans la liste des modèles.
Une fois que vous avez créé un espace de travail pour un processus métier particulier (comme la planification d'un événement), vous pouvez le transformer en modèle pour que vos employés et les membres de votre équipe puissent le suivre facilement à chaque fois, sans avoir à réinventer la roue..
Gardez vos clients proches
Intellinote n’est pas un outil complet de relation client, mais il peut assumer quelques-uns des rôles couramment associés à la pratique. En fonction de vos besoins et de ceux de vos clients, cela pourrait vous faire économiser de l'argent en payant pour une solution CRM distincte et l'approche tout-en-un garantit que les choses sont exactement comme vous le souhaitez et qu'elles sont accessibles depuis le même endroit..
Tout comme la gestion des fournisseurs est importante pour une entreprise consommant des produits ou des services, le maintien de bonnes relations avec vos clients est important et la clé de cette communication est souvent une communication claire. Il est important que vos réponses soient ponctuelles, il est donc essentiel de pouvoir vous organiser.
Les discussions sont un excellent moyen de communiquer. Non seulement ils prennent en charge les pièces jointes et le formatage, tout comme le bon vieux courrier électronique, mais ils sont liés à des espaces de travail pertinents et ne sont pas dispersés dans des boîtes de réception. Il y a même une zone appelée Mes discussions sur le Espace de travail unifié cela vous permet de suivre facilement les conversations en cours.
Utiliser Intellinote de cette manière fournit à votre client une “base de la maison” pour tout ce que vous leur fournissez, ce qui leur donnera, espérons-le, les outils dont ils ont besoin pour se sentir toujours proches du projet. Dans le même temps, vous disposez d’un contrôle total sur l’environnement et les interactions de votre client, ce qui vous permet de lui signaler rapidement des problèmes en créant des notes, en partageant des fichiers, en attribuant des tâches. vous tâches ou tout simplement commencer un nouveau fil de discussion.
Habilitez vos clients
La création d'espaces de travail pour chacun de vos clients n'est pas difficile si vous prenez le temps de configurer un nouveau modèle, après quoi cela ne prend que quelques clics. Pour vos clients, le processus est tout aussi simple. il ne faut pas longtemps pour créer un compte Intellinote.
Si vous souhaitez vraiment tirer parti de tout ce que Intellinote a à offrir, encouragez vos clients à attribuer des tâches. Demandez-leur de fixer des dates d'échéance, d'écrire des descriptions complètes, d'ajouter des fichiers de support en tant que pièces jointes et d'utiliser les commentaires pour discuter de l'élément. Une fois que la tâche a été assignée, les deux parties peuvent suivre le progrès.
le Tâches assignées à moi et Tâches que j'ai assignées des sections du Espace de travail unifié facilite le suivi des tâches par les utilisateurs, quel que soit leur espace de travail, utile pour traiter avec plusieurs clients, en période de pointe de l'année ou pour se mettre au travail.
Naturellement, ce système fonctionne dans les deux sens et si vous avez besoin d'informations supplémentaires, d'un paiement ou de quelque chose d'autre d'un client, créez simplement une nouvelle tâche et affectez-la à l'individu concerné. Tout est là où il doit être - dans l'espace de travail client (ou projet).
Gardez vos concurrents plus proches
Il est impossible pour toutes les entreprises de savoir à tout moment ce que fait la concurrence, mais il est certainement possible de se faire une idée de ce qu'elles ont. déjà atteint. Faire évoluer votre stratégie commerciale en réponse à ce que font vos concurrents vous garantit de rester frais et innovant, peu importe ce que vous faites. Intellinote est prêt pour la tâche.
Suivre la présence de la compétition est un moyen de suivre. Chaque mention que vous voyez sur des blogs, des supports publicitaires ou des médias sociaux peut être enregistrée dans une note que vous conservez sur cette entreprise, ce groupe ou cet individu. Partager cette note ou ajouter des membres de votre équipe à l'espace de travail en fait un effort de groupe. Vous pouvez même configurer des alertes Google et envoyer des courriels concernant des concurrents directement à Intellinote..
Pour transférer un courrier électronique sur votre compte Intellinote. envoyez simplement un email à [email protected] à partir de votre adresse Intellinote enregistrée et votre note sera sauvegardée dans le Mes notes section de votre Espace de travail personnel. Inclure #tag ou @”Espace de travail” dans la ligne d'objet à des fins d'organisation. Et si vous ajoutez “+tâche” Dans l'objet, votre note devient une tâche dans Intellinote..
Ces informations étant intégrées à Intellinote, vous pouvez commencer à baliser les notes pour les organiser par société, les convertir en tâches et les attribuer aux membres de votre équipe à suivre et à lancer des discussions pour formuler des réponses. La possibilité de convertir des éléments entre Notes et Tâches, de les affecter à différents membres de l’équipe et de collaborer à des études de marché de manière à vous aider à brosser un tableau complet de la concurrence..
La concurrence est bonne
Chaque entreprise doit réagir à la concurrence. Cela encourage non seulement l'innovation, mais permet également de faire en sorte que les appels directs aux clients restent au cœur de votre stratégie d'entreprise. Si vous perdez sur un concurrent, vous pouvez suivre et gérer votre réponse dans une note et effectuer un suivi sans effort en utilisant les tâches assignées aux membres de l'équipe..
Les discussions utilisées pour formuler les réponses aux campagnes concurrentes peuvent être utiles en tant que références lors de votre prochaine adaptation. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent instantanément avoir accès à une mine de connaissances sur les personnes avec lesquelles ils vont être en concurrence. En tant qu'entreprise, vous surveillez activement la concurrence et créez une image de plus en plus détaillée..
Imaginez que vous ayez fait cela au fil des ans. Vous obtiendrez non seulement une liste des stratégies de vos concurrents sur une période donnée, mais également une image vivante de la façon dont vous réagissez en tant qu’entreprise à de telles menaces. Avoir accès à ce matériel facilite la critique de votre stratégie plus large, appelez les décisions réussies du passé ou, mieux, évitez les mêmes erreurs deux fois..
Déléguer efficacement
Il est hautement improbable que tous les membres de votre organisation soient en mesure de faire face à toutes les avenues de concurrence, mais vous souhaiterez probablement garder un engagement élevé. En invitant tout le monde à contribuer à l'espace de travail, il est facile pour quiconque de noter des campagnes, des mentions ou des promotions..
Cela peut être extrêmement bénéfique pour votre organisation, mais vous pouvez aller plus loin. En déléguant des entreprises ou des domaines d'intérêt particuliers à des particuliers, ils peuvent utiliser l'outil Suivre pour rester au courant de ces éléments prioritaires tout en contribuant à une image plus globale. Les articles apparaissent dans leur Espace de travail unifié sous Suivant, tout en étant inclus dans les résumés d'e-mails.
Donner un sens à Google Drive
Google Drive (anciennement Docs) propose une suite complète d'outils de collaboration en temps réel pour le traitement de texte, la conservation des enregistrements, la gestion des données, les présentations et au-delà. L'attraction d'une solution de productivité abordable et ayant fait ses preuves est compréhensible d'un point de vue groupe ou entreprise, mais cela signifie également que Google Drive est une plate-forme supplémentaire à laquelle vous devrez faire face..
L’une des réalisations les plus fières de Google dépasse souvent les inconvénients, mais les frustrations sont toujours présentes: un système d’organisation reposant sur des dossiers, des commentaires en ligne difficiles à suivre et le sentiment de fragmentation accablant ajouter un autre produit à votre suite d'outils commerciaux.
L'association de ces documents aux membres de l'équipe et au service concernés implique souvent le partage d'URL., “Vous avez besoin d'une autorisation pour accéder à cet article” erreurs et conversations qui ont lieu dans un document difficile à suivre et encore plus difficile à suivre. Intellinote est la colle contextuelle utilisée pour que vos documents Google Drive restent collés à leurs contextes pertinents..
Résoudre le problème de Google Drive
Tout simplement, Intellinote fournit une interface utilisateur contextuelle pour votre contenu Google Drive, organisant vos documents de collaboration aux côtés de Notes, Tâches et Discussions existants. Vous n'avez même plus besoin de visiter Google Drive, car vos documents apparaîtront dans les espaces de travail correspondants, ce qui vous évitera de devoir gérer le système de dossiers en désordre de Google..
Google Drive pose également des problèmes aux utilisateurs concernant plusieurs comptes: sauf si vous utilisez un navigateur avec plusieurs profils, vous devrez changer de compte chaque fois que vous souhaitez accéder à un document. Cependant, si vous connectez Intellinote à votre “travail” compte, vous pouvez accéder aux documents de votre entreprise à travers celui-ci sans pour autant avoir constamment à vous déconnecter de votre Google Drive personnel.
Déplacez les discussions en dehors des documents et dans l'espace de travail, en les rendant consultables instantanément et toujours disponibles à partir d'un seul endroit. Créez de nouvelles versions d'idées en téléchargeant et en joignant des fichiers, en surmontant les problèmes d'autorisation ou les problèmes de fichiers en double.
Le contenu entourant vos documents Google Drive aide à fournir un contexte, avec des tâches et des notes aux documents justificatifs ou des informations pertinentes à côté de vos feuilles de calcul et présentations Google. Les discussions prennent le relais des commentaires en ligne, ce qui permet aux membres de l'organisation de partager facilement leurs réflexions depuis l'espace de travail correspondant..
Enfin, si vous avez affaire à des clients qui utilisent d’autres types de fichiers tels que .DOCX et .PDF, Intellinote permet de conserver ces ressources sous forme de pièces jointes sous forme de pièces jointes dans Notes ou commentaires, aux côtés de vos propres documents Google. Intellinote est conçu pour garder tout en un, au même endroit.
Se rendre au travail!
Bien qu'il soit impossible qu'un produit soit performant dans tous les domaines, Intellinote est conçu pour être simple. Cela signifie qu’il est flexible et qu’il peut être adapté à toutes sortes de situations. En créant un système simple de notes, tâches et discussions épinglées à des espaces de travail à usages multiples, il est possible de tout organiser; des départements entiers aux événements simples.
Le truc que cache Intellinote, c’est l’organisation, ce qui dans ce contexte signifie plus que le simple fait de déplacer quelques documents au bon endroit. Essayez de déplacer l'ensemble de vos discussions liées au travail hors de votre boîte de réception et directement dans les départements concernés. Partagez des fichiers avec vos supérieurs en les attachant directement à la tâche qui vous a été assignée. Plutôt que d'envoyer un courrier électronique à propos de cette maquette ou de cette proposition, vous réaliserez que le fait de commenter directement l'élément lui-même est une méthode de travail plus productive..
Une fois que vous avez compris cela, les alternatives ne semblent plus aussi souhaitables. Perdre du temps, de la concentration et de l'argent en s'appuyant sur le champ de recherche de Gmail n'est pas exactement un plan d'entreprise.
Libre d'essai
Que vous commenciez dans une petite start-up et que vous vouliez créer votre entreprise, moins les pièges de la messagerie électronique, ou que vous cherchiez simplement à tirer parti des avantages d'un tel système pour votre organisation existante. vous pouvez essayer Intellinote gratuitement (pour toujours) pour voir si cela correspond à vos besoins.
Des équipes de cinq personnes maximum peuvent créer jusqu'à dix espaces de travail avec 2 Go de stockage par utilisateur à des fins de téléchargement de fichier. Ces comptes de démarrage sont gratuits pour toujours et incluent une prise en charge complète de Google Drive, de l'accès mobile et de l'intégration de la messagerie. Pour les startups particulièrement petites, Intellinote est essentiellement gratuit. Une tarification professionnelle met Intellinote à 10 dollars par utilisateur et par mois, avec 5 Go de stockage en nuage disponible pour chaque membre et la possibilité de créer un nombre illimité d'espaces de travail..
Quels que soient vos besoins, qu'ils soient commerciaux ou autres, Intellinote permet aux entreprises, aux techniciens et aux créatifs qui ont besoin d'une solution puissante et collaborative de mener à bien leurs tâches..
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Crédits image: PlaceIt
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