Comment vos courriels peuvent amener les gens à vous aimer ou à vous haïr

Je sais que vous pensez savoir écrire un bon email. Comment écrire des e-mails étonnants peut améliorer votre carrière Comment écrire des e-mails étonnants peut améliorer votre carrière L'envoi d'e-mails professionnels donne un élan intangible à votre réputation en ligne (et hors ligne). Le nec plus ultra en matière d'e-mailing astucieux est si vous pouvez décrocher un emploi ou obtenir un emploi avec juste un e-mail impressionnant… Lire la suite, mais j'aimerais prendre un moment pour vous raconter les correct façon d'écrire un email. Comment avez-vous ressenti cette phrase? Un peu comme si je te parlais comme si tu avais trois ans, non? C’est avec quelle facilité un email peut offenser des personnes.

Si vous voulez avoir une attitude positive - en tant que joueur d'équipe, chef compétent ou ami de confiance - les mots que vous choisissez et la façon dont vous les enchaînez ont un impact considérable. Cela est d'autant plus important dans le courrier électronique, car contrairement au chat vidéo ou au téléphone, vous ne pouvez pas voir le visage de la personne. Vous ne pouvez pas voir le sourire quand ils livrent un sarcasme, ou le pli de leur front parce que quelque chose que vous venez de dire les trouble. Certaines personnes pensent que c'est la raison pour laquelle des technologies telles que le courrier électronique et les réseaux sociaux nuisent à la société. L'impact négatif des sites de réseautage social sur la société [Opinion] L'impact négatif des sites de réseautage social sur la société [Opinion] J'ai des comptes sur plusieurs sites de réseautage social, et beaucoup trop longtemps pour eux écrivant mes propres mises à jour et lisant les mises à jour des autres. J'aime le faire, pouvoir interagir avec des amis,… Read More .

Avec le courrier électronique, vous vivez à l'aveugle. Pour certaines personnes, cela fonctionne bien parce que ce sont des gens qui aiment parler à les gens, plutôt que à personnes. Si vous avez travaillé dans un environnement où la messagerie électronique est une forme de communication très utilisée, vous savez probablement qu'il existe une multitude de solutions différentes. “personnalités email” qui se présentent. Il y a le mécène, le troll haineux, le hors sujet chronique, M. (ou Mme) la négativité… la liste s'allonge encore et encore.

Alors, comment savoir si vous vous trompez de route sans vous en rendre compte? Quel type de règles pouvez-vous suivre pour toujours vous assurer d'être une personne aimable, ouverte d'esprit et coopérative avec qui les gens aiment vraiment travailler? Les conseils suivants devraient vous donner une longueur d'avance vers des communications par courrier électronique plus conviviales et plus productives..

La ligne entre la confiance et l'arrogance

Souvent, les personnes qui arrivent comme arrogantes dans un courriel ne réalisent même pas comment elles se présentent. Souvent, ils essaient simplement d'impressionner quelqu'un ou de gagner le respect de leurs collègues ou de leurs amis. Parmi toutes les erreurs de courrier électronique que les gens commettent, notamment au travail, il s’agit de la plus grave. Tant de personnes essaient d'impressionner le patron que souvent cela devient un jeu de surenchère entre collègues. Tout le monde veut cette promotion, et souvent la seule vue de la performance vue par un responsable est ce qui est rapporté dans les emails. Au moins, c'est le processus de la pensée.

Le problème commence quand vous voyez le mot “je” beaucoup. “Je veux que nous commencions à le faire immédiatement”, ou “Je veux être clair ici… ”

Les phrases ne sont pas seulement égocentriques. Ils se transforment également en une conversation dictatoriale. C'est presque comme une relation parent-enfant: une personne pense pouvoir dicter toutes les règles, et vous êtes supposé vous taire et écouter..

Personne n'aime être le destinataire, et croyez-moi, vous ne voulez pas non plus être livré. Personne ne t'aimera.

Carmine Gallo, consultante en coaching de compétences et auteur, a écrit que les personnes arrogantes ont tendance à éviter les contacts visuels. Ils semblent presque parler à travers vous et pas chez vous. C'est parce qu'ils ne se soucient pas vraiment de qui ils parlent, seulement que ce qu'ils ont à dire est entendu. Cela se voit également dans le courrier électronique grâce à l'utilisation constante de “je”, avec peu d’attention portée à ce que disent les autres, mis à part les commentaires superficiels occasionnels sur “apprécier” votre entrée Vous pouvez parier que le responsable ne lira pas ce que vous écrivez, mais sera occupé à essayer de trouver ce que ils veux dire ensuite.

Personne n'a besoin de vous “Intervenir”, Grand garçon.

Un autre indice que vous avez un ego auto-gonflé sur les mains est lorsque vous êtes au milieu d'une conversation par e-mail, qui inclut une liste CC de plusieurs personnes, puis que quelqu'un se met soudainement à la discussion avec la phrase, “Permettez-moi d'intervenir ici un instant… ”

Voici ce que ce type de formulation, semblable à un “Laissez-moi clarifier… ” fait aux gens qui lisent votre email. Cela leur dit que vous pensez avoir toutes les réponses. Cela leur dit que vous avez l'impression qu'ils ont été égarés et incorrects jusqu'à présent et que vous êtes ici - le héros en armure brillante sur un cheval blanc - qui monte pour sauver tout le monde de sa propre stupidité et de son ignorance..

Excellent travail, M. Hero - vous venez d'aliéner tous les membres de l'équipe avec les tout premiers mots de votre email.

Voici quelques-uns des conseils les plus puissants pour une communication polie mais professionnelle..

Être honnête et humble

La marque d'un vrai leader est celle qui reconnaît non seulement qu'il ou elle n'a pas toutes les réponses, mais qui affirme en outre - souvent et avec insistance - que les employés sont ceux qui ont la plus grande perspicacité et les meilleures compétences. La meilleure façon de le faire par courrier électronique est d’adresser votre employé à CC lorsque vous écrivez à ses supérieurs et que vous en parlez bien. Faites de même lorsque vous parlez à d'autres membres de l'équipe - parlez bien de vos employés. Reconnaître quand ils ont eu un grand succès.

Il peut être contre-intuitif pour les personnes qui occupent un poste de direction de ne pas construire se up. Après tout, la position est celle de l’autorité et se prête à l’auto-glorification. La plupart des cadres estiment que pour le respect des employés, ils doivent paraître intellectuellement supérieurs. Malheureusement, dans la plupart des cas, cela fait le contraire.

Poser des questions

Il semble étrange en tant que gestionnaire d'être demander des réponses à vos employés Plutôt que de leur donner les réponses, mais croyez-le ou non, lorsque vous donnez aux personnes les moyens de développer des solutions pour vous, cela les oblige également à vous respecter. Une fois la tâche accomplie pour trouver une solution à un problème, non seulement ils se sentiront plus confiants d'eux-mêmes, mais ils se souviendront également que c'est vous qui les avez incités à intensifier leurs efforts et à obtenir ce succès. C’est le secret de la gestion - se concentrer sur le succès des personnes placées sous votre autorité plutôt que sur le vôtre.

Pensez-y - vous êtes dans une position unique pour constituer une équipe de personnes confiantes et performantes qui travaillent pour vous. Imaginez à quel point une équipe comme celle-ci pourrait accomplir bien plus qu'une équipe qui est remplie de personnes mécontentes et sans motivation..

Mais… n'utilisez pas “Mais”

Une autre tactique amusante que j'ai vue apparaître dans les courriels des gestionnaires au cours de mes divers voyages est la routine complète d'appât-changement. C'est là que le responsable commence le courrier électronique avec un compliment, puis effectue une commutation pour se plaindre de quelque chose ou demander un travail supplémentaire. Cela est particulièrement préjudiciable, car cela donne la fausse impression que vous êtes sur le point d'être honnête et humble (comme recommandé ci-dessus), et que vous suscitez les attentes des employés quant à leur intention de recevoir un compliment, puis de le détruire par faire exactement le contraire.

Ce sont des phrases comme, “Vous vous en sortez bien, mais… ”, ou “J'aime ce que vous avez fait avec ce diagramme, mais… ”

C’est en fait l’enfant bâtard du conseil séculaire fourni aux gestionnaires selon lequel ils devraient toujours commencer par envoyer un courriel leur demandant quelque chose ou critiquant quelque chose de positif. “Adoucir le coup”. Ne vous méprenez pas, faites sincèrement, cela fonctionne réellement. Le problème est que la plupart des gens ne savent pas comment faire cela sincèrement, mais plutôt se présenter comme un âne condescendant et pompeux..

À moins que vous ne sentiez sincèrement que quelqu'un fait du bon travail - il suffit de contourner les platitudes vides et de se mettre au travail. Votre employé appréciera d'être traité comme un adulte plutôt que comme un enfant de 5 ans..

Montrez aux gens que vous vous souciez de ce qu'ils disent

Si vous voulez que vos employés ou vos collègues vous apprécient et se sentent comme une personne authentique, il est important que vous soyez honnête et direct avec les gens. Être heureux, c'est bien, mais être positif pour être positif semble être très vide et condescendant par courrier électronique. Si vous devez utiliser le “dire d'abord quelque chose de positif” approche lorsque vous communiquez une mauvaise nouvelle, faites-le authentiquement. Ne dis pas seulement “tu es un super employé”, mais plutôt mentionner quelque chose qu'ils ont fait spécifiquement qui montre que. Cela leur dit que vous faites réellement attention - vous vous souciez de ce qu'ils font et de ce qu'ils disent.

Gérer les gens est probablement l’une des tâches les plus difficiles, car c’est la nature humaine de se méfier et de détester l’autorité. Lorsque vous êtes en position d'autorité, il est d'autant plus nécessaire d'être humble, authentique et honnête.

Il ne suffit pas de dire que vous vous souciez des gens. Montre le.

Ce n'est pas assez important pour dire que vous appréciez quelqu'un. Décrivez pourquoi.

Avec le courrier électronique, les gens vont faire toutes sortes d'hypothèses sur ce que vous dites - ne laissez donc pas de place à une interprétation erronée. Les gens apprécieront votre franchise et votre honnêteté - non seulement vos employés mais également vos collègues. Si vous vous en sortez bien, vous vous retrouverez un jour sur le côté récepteur d'un “chef distingué” prix.

Comment essayez-vous de bien communiquer avec le courrier électronique? Quel genre d'approche prenez-vous pour vous assurer de ne pas offenser ou favoriser les gens? Partagez vos propres astuces dans la section commentaires ci-dessous!

Crédit image: homme d'affaires égocentrique, homme d'affaires couvrant le visage, collègues discutant, patron ricanant, grand homme d'affaires (tous via Shutterstock)

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