Comment vous assurer que votre signature électronique ne donne pas la mauvaise impression

Il est si difficile de dire au revoir, n'est-ce pas? C'est inconfortable et parfois gênant. Eh bien, il n’ya peut-être pas d’instructions pour ces situations, mais au moins, nous pouvons vous expliquer comment vous pouvez dire au revoir dans un courrier électronique sans vous sentir gêné..

Une signature électronique que vous pouvez aussi tirer parti de la puissance des signatures de courrier électronique que vous pouvez également bénéficier de la puissance des signatures de courrier électronique Une signature vous dit quelque chose sur une personnalité. Tout comme deux personnes écrivent à peine de la même manière, elles signent également différemment. C'est ainsi que la "science" de la graphologie est née. Mais l’ère numérique et le courrier électronique… Lire la suite est à toutes fins utiles, votre “Au revoir”. Ce n'est pas si vous étreignez quelqu'un ou lui donnez une poignée de main. Que vous leur donniez votre nom ou leur remettiez votre carte de visite avec toutes vos informations de contact ne dépend pas de vous. C'est comment vous faites une impression. Ou pas.

Dans cet article, je vais partager les cinq leçons les plus importantes que j'ai apprises au cours des deux dernières décennies de communication avec des internautes. Fait intéressant, les dilemmes liés aux signatures électroniques existent depuis que ces premiers messages électroniques ont été envoyés via BitNet et FidoNet, voire le système de messagerie CTSS du MIT dans les années 1960, mais je m'éloigne du sujet..

Le courrier électronique est avec nous depuis très longtemps. Alors, comment vous y prenez-vous bien? Comment vous déconnecter sans avoir l'air d'un snob, mais aussi en offrant suffisamment d'informations pour que les gens sachent qui vous êtes et ce que vous êtes? Commençons. Lorsque vous aurez terminé, vous aurez une bonne idée de ce que vous voulez faire avec votre propre signature électronique..

Qu'est-ce qu'une signature électronique est censée faire

Ces jours-ci, dans le processus d’envoi de courrier électronique, j’ai 3 “niveaux” de signature électronique. Pourquoi? Eh bien, il existe trois niveaux de relations à couvrir: tout, d'une simple note à un ami à un message électronique professionnel adressé à une entreprise. Trois variations suffisent vraiment, et l’objet de celles-ci devrait être le suivant:

1. Un sourire rapide - Cette version avec signature envoie rapidement des e-mails à des amis ou à des collègues à qui vous envoyez régulièrement des e-mails plusieurs fois par jour..

2. Sourire et une poignée de main - Cette version avec signature envoie des courriers électroniques plus longs aux collègues de travail, votre courrier électronique devant être un peu plus formel..

3. Une poignée de main ferme et une carte de visite - C'est pour les moments où vous avez besoin d'écrire un email formel lié aux affaires et de fournir votre titre et toutes vos informations de contact..

Il existe des règles non écrites pour chacun de ces types de signatures de courrier électronique. Brisez-les, et ce ne sera pas la fin du monde. Cependant, si vous souhaitez faire une bonne impression, tenez compte de certains de ces conseils pour chaque type d’e-mail que vous envoyez..

La signature rapide sourire

Vous n'avez pas toujours besoin d'une signature électronique. Au moins, vous n'avez pas toujours besoin d'un formel. C'est comme si vous passiez devant un collègue dans le couloir. Vous les voyez plusieurs fois par jour. Vous assistez aux mêmes réunions. Avez-vous vraiment besoin de les saluer dans le couloir avec une poignée de main? Non; la plupart du temps c'est un rapide “Hé Fred” et un sourire, si quoi que ce soit. Lorsque vous envoyez rapidement un e-mail à un collègue pour lui demander un conseil ou un conseil, vous n’avez peut-être même pas besoin de signature. Si vous sentez le besoin de vous déconnecter, vous pouvez suivre mon approche, mais votre nom est précédé d'un tiret.. Pas besoin de citations fleuries ou de titres élaborés. La personne sait qui vous êtes, ce que vous êtes et tout ce qui irait au-delà de votre nom serait gênant. Considérez cela comme une conversation élémentaire au niveau du refroidisseur d’eau, que vous terminez habituellement par quelque chose comme: “d'accord, à plus tard alors!” et une vague rapide. Rien de plus n'est nécessaire.

Sourire et une poignée de main

L'autre type de signature est une sorte d'hybride entre formel et informel. C'est le difficile à faire. Il peut s'agir de collègues avec lesquels vous souhaitez envoyer un e-mail avec des demandes professionnelles semi-formelles, mais vous ne voulez pas qu'ils pensent que votre profil soit rigide. Ils doivent comprendre l'importance de l'e-mail, mais vous ne voulez pas qu'ils se demandent si vous êtes toujours amis. C'est là que la signature très subtile entre en jeu. Celles-ci sont généralement réduites en taille et presque imperceptibles dans le pied de page du courrier électronique lui-même. L’une des meilleures approches pour cela est une signature que j’appelle le “bon mot”.

Dans cette version, toutes les informations sont divisées en un “|” personnage. Cela pourrait être aussi simple qu'une adresse ou un courrier électronique, des numéros de téléphone, des numéros de cellules ou autre. Il devrait être bref, inclure juste un peu d'information nécessaire, et c'est tout. J'ai même vu des gens faire cette signature dans une police plus pâle que le reste du courrier électronique - peut-être en gris. Une autre approche que j'ai notée est un très bref deux lignes. Fondamentalement, un nom et une forme de contact pouvant être un numéro de téléphone unique ou une adresse électronique..
Évidemment, cela s’adresse aux destinataires qui savent déjà qui vous êtes, avec quelle entreprise vous travaillez et vous leur envoyez simplement l’un des nombreux courriers électroniques. Il fournit le “ressentir” d’un courriel amical, mais si la personne a besoin de vous contacter et ne conserve peut-être pas votre numéro dans son Rolodex (est-ce que les gens l’utilisent encore…?), vos coordonnées se trouvent au bas de l’email, tout près.

Une poignée de main formelle

Bien sûr, il arrive que vous envoyiez un courrier électronique à une personne extérieure à la société ou que vous adressiez à une personne interne à la société un courrier électronique à propos d'un document officiel qui exige que la conversation soit formelle. C'est comme porter une tenue formelle lors d'une cérémonie de remise de prix à ses collègues. Avant de couvrir ce que vous devez faire dans ces cas, il est plus instructif de définir ce qu'il ne faut pas faire en premier. Oui, vous devez fournir des informations de contact, telles que le nom de votre société, votre site Web et votre adresse électronique, mais vous n'avez pas besoin de trop en faire. Est-il vraiment nécessaire de fournir quatre numéros de téléphone différents, y compris un télécopieur?

Non, fournissez suffisamment d'informations de contact pour qu'il existe plusieurs méthodes pour vous contacter - courrier électronique, téléphone ou peut-être même via un site Web - mais ne vous laissez pas emporter. Fournir une liste de numéros de téléphone donne l'impression que vous êtes tellement mobile que vous n'êtes jamais à votre bureau et trop difficile à contacter.

Une autre erreur courante est de se présenter comme un auto-promoteur. Les personnes de ce type vont surcharger leurs signatures de courrier électronique avec leurs comptes de réseaux sociaux au point où la signature compte plus de 10 lignes et est principalement constituée d'auto-marketing..

Une autre façon de donner une impression horrible est d'utiliser toutes sortes de couleurs et de polices géniales dans votre adresse électronique. Il est difficile de retirer quelque chose comme ça, car les couleurs doivent correspondre, et les polices doivent bien paraître. Malheureusement, beaucoup de gens ne savent pas comment assortir correctement les couleurs et leur signature électronique ressemble à une usine Willy Wonka..

Cette sorte de signature de clown manque de professionnalisme et quiconque l'enverra pensera que vous n'avez aucune idée de ce que vous faites, peu importe le domaine dans lequel vous vous trouvez. Évitez donc les couleurs extravagantes. Rester simple.

Ce que vous pouvez faire correctement

Alors, à quoi ressemble une bonne signature électronique si vous voulez faire bonne impression? Aller avec les informations de base requises, garder la mise en forme et le style simple, et ne pas en abuser avec des informations.

Voici un exemple. Celui-ci comprend 4 lignes - nom, société, numéro de téléphone et adresse électronique. C'est tout.

Cette personne n'utilisait que du texte brut, et le garder à quatre lignes seulement lui donne une apparence élégante et professionnelle..

Avec ma propre adresse, je vais un peu plus loin en gardant la signature modeste en utilisant l’italique et en la décolorant en gris foncé. En le gardant un peu plus clair que le texte de l'e-mail lui-même, vous indiquez au destinataire que vous considérez que vos propres informations sont secondaires au message lui-même. C'est un soupçon d'humilité subtile.

De plus, les titres ne doivent être utilisés que s'ils sont pertinents pour la conversation en cours. Dans la plupart des correspondances liées à mon propre site Web, les utilisateurs doivent savoir que je suis le propriétaire du site. Le titre est donc important. Seulement assez d'informations sont incluses pour un contact rapide - email et numéro de téléphone, c'est tout.

Un autre exemple est la signature que j'utilise pour la correspondance interne et externe de MakeUseOf.

Ici, j’ai vraiment hésité à utiliser le titre ou non. Cela n’est généralement important que dans les communications externes par courrier électronique et légèrement dans certaines communications internes. J'ai commencé par utiliser deux versions - une pour l'externe et une pour l'interne - mais je me suis fatigué de basculer manuellement entre les deux et j'ai décidé de m'en tenir à la précédente. Au risque de paraître important, il reste fané et secondaire. Il utilise également le “|” caractère mentionné ci-dessus, une petite touche de couleur pour faire ressortir le nom du site, et j'ai décidé d'être audacieux et d'ajouter une cinquième ligne pour une citation.

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Crédit d'image: Couple d'affaires via Shutterstock

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