Comment devenir super productif en externalisant vos tâches quotidiennes

Nous savons tous qu'une personne qui semble glisser dans la vie en fait plus en une journée que la plupart d'entre nous ne pourraient peut-être en faire en une semaine. Mais en apprenant quoi vous pouvez externaliser, en plus de quelques conseils sur les «pratiques exemplaires» pour déléguer vos tâches quotidiennes, vous aussi pouvez devenir super-productif.

Cet article explique comment choisir les tâches à externaliser en ligne, vous présente quelques exemples et vous donne des conseils pour devenir un impartiteur en ligne efficace et compétent..

Qu'est-ce que l'externalisation??

En un mot, délégation. Depuis le lancement (et le succès ultérieur) de livres et de blogs tels que la semaine de travail de 4 heures, un nombre considérable de personnes férues de technologie se sont tournées vers des sites Web tels que Elance, Odesk, TaskRabbit et de nombreuses autres façons de déléguer des tâches. Les 5 meilleurs sites Web à trouver Un assistant virtuel Les 5 meilleurs sites Web pour trouver un assistant virtuel Un assistant virtuel est une personne réelle qui vous aide, vous ou votre entreprise, à distance, depuis votre bureau à domicile. Ils peuvent être virtuellement n'importe où et les services qu'ils offrent vont des tâches administratives, techniques, personnelles, ou encore aux tâches ménagères et même des emplois entiers aux pigistes du monde entier.

En demandant à quelqu'un d'autre d'assumer des tâches que vous ne pouvez pas (ou que vous ne voulez tout simplement pas) faire vous-même, vous avez soudainement accès à plus de tâches (potentiellement beaucoup plus de 24 heures par jour.

Comment savoir quoi externaliser?

Beaucoup de gens ont envisagé de faire appel à la sous-traitance, mais se sont retirés à la dernière minute parce qu'ils ne croyaient tout simplement pas qu'il était possible de faire en sorte que quelqu'un d'autre prenne le contrôle de certains aspects de leur vie, quelle que soit sa taille..

C'est un obstacle que j'ai dû surmonter moi-même il y a quatre ans, lorsque j'ai externalisé pour la première fois et que j'ai appris qu'il y avait cinq questions à poser à chaque tâche pour décider si elle devait l'être ou non..

1. Crainte: Est-ce que l'idée de commencer cette tâche me remplit d'effroi?
2. Manque de connaissances: Y a-t-il quelqu'un d'autre qui pourrait faire cette tâche mieux que moi?
3. Répétition: Est-ce que je fais cette tâche encore et encore, sans que cela ajoute de la valeur à ce que je vise??
4. Procrastination: Suis-je tergiverser, plutôt que de commencer cette tâche?
5. Temps: Mon temps serait-il mieux dépensé à faire autre chose?

Si je réponds Oui pour l'une des questions ci-dessus, je choisirai généralement d'externaliser la tâche. La seule fois où je habitude externaliser la tâche dans ces situations est si l'externalisation sera plus difficile ou prend plus de temps que d'accomplir la tâche moi-même.

Quel genre de tâches quotidiennes puis-je externaliser de manière réaliste??

Lorsque j'ai commencé l'externalisation, j'ai commencé à recruter des pigistes pour des tâches de saisie de données et de recherche fondamentale, mais en apprenant de plus en plus à externaliser efficacement, j'ai vite compris que les types de tâches que je pouvais déléguer n'étaient limités que par mon imagination..

Email

Vous avez probablement simplement frémi à l'idée de confier la responsabilité de votre boîte de réception à un type que vous venez de recruter sur Internet et qui travaille à l'autre bout du monde. Croyez-moi, je comprends. Votre boîte de réception est votre sanctuaire, non? Commencez donc petit, en envoyant simplement le courrier électronique impair à votre pigiste pour qu'il puisse traiter cette demande unique (entrer un rendez-vous dans votre agenda, par exemple), puis vous pourrez progressivement acquérir cette confiance bien nécessaire..

Au fur et à mesure que la confiance dans votre pigiste augmente, vous pouvez transférer d'autres responsabilités en matière de courrier électronique, en leur permettant éventuellement de filtrer l'ensemble de votre boîte de réception afin que vous n'ayez plus qu'à répondre aux messages les plus urgents et les plus productifs..

Rendez-vous et réservations

Avoir un assistant freelance capable de prendre et de gérer vos rendez-vous et vos réservations ne vous fera pas seulement économiser du temps et des efforts. Cela fait aussi vos expériences meilleur.

L'année dernière, mon assistant freelance a réservé un hôtel pour mon amie et moi. La veille du séjour, il a appelé la réception pour s'assurer que tout allait bien pour la réservation (il a également mentionné que c'était l'anniversaire de mon amie). Quand nous sommes arrivés le lendemain, je présume que le personnel de l'hôtel a dû penser que j'étais un homme très chaud (avec mon propre assistant et tout le reste) et nous sommes arrivés dans une chambre surclassée, avec une bouteille de vin et un écrit à la main. carte laissée par le lit.

Si mon assistant n'avait pas appelé à l'avance, cela ne serait probablement jamais arrivé. Vous pouvez demander à votre assistant de programmer des appels, prendre des rendez-vous chez le médecin, réserver des vols, acheter des billets pour des concerts - tout ce dont vous avez besoin!

Shopping en ligne

Une fois, j'ai entendu Ramit Sethi parler de la manière dont il avait simplifié ses achats en ligne. Dans le passé, il se retrouvait à parler avec un ami qui recommandait un livre, un film ou un album. Comme la plupart d'entre nous, il noterait le nom de la recommandation, poursuivrait la conversation et ne parviendrait jamais à acheter. Alors maintenant, quand il reçoit une recommandation, il envoie un email très rapide à son assistant:

Livre d'achat: The Great Gatsby

D'après les instructions du passé, son assistant sait exactement quoi faire: comment choisir quelle édition acheter, combien il est autorisé à dépenser et où le livre doit être livré. C’est une méthode de sous-traitance que j’ai récemment adoptée et j’aimerais seulement le faire plus tôt. Et cela peut être étendu à d'autres formes de shopping, telles que la nourriture ou les vêtements (tant que vous avez appris à votre assistant ce que vous aimez)..

La navigation sur Internet

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à naviguer sans but sur le Web dans l'espoir que quelque chose pique votre intérêt? Combien d’heures par semaine gaspillez-vous d’ouverture d’onglet à l’autre tout en étant assis dans le train ou en regardant la télévision, pour les refermer sans avoir lu un seul mot sur la page?

En informant votre assistant de vos intérêts, du genre de choses sur lesquelles vous aimeriez lire ou être tenu au courant, vous pouvez éviter le surf inutile, et savoir que vous aurez toujours un flux de contenu constant. cela vous intéressera vraiment.

Pour moi, mon assistant trouve un contenu qui me plaira (ou sur des sujets sur lesquels je devrais en savoir plus), et les enregistre sur mon compte Instapaper Gérer votre liste de favoris et de lecture avec Instapaper Gérer votre liste de favoris et de lecture avec Instapaper En savoir plus, donc Je peux y accéder sur mon téléphone, mon iPad ou mon ordinateur portable, ce qui m'aide à économiser d'innombrables heures de vagabondages inutiles en ligne.

Transcription

J'imagine que vous avez perdu le compte du nombre de réunions auxquelles vous avez assisté et complètement délimitées, manquant ainsi une bonne partie d'une conversation importante. Vous êtes également probablement sorti d’une réunion avec l’intention de rédiger quelques notes et points d’action, pour vous laisser distraire, en oubliant complètement ce que vous deviez écrire au départ..

Pour contourner ce problème, essayez d’enregistrer vos réunions et envoyez le fichier audio à un pigiste qui pourra retranscrire la conversation, ou simplement noter des points importants pour pouvoir les parcourir ultérieurement..

Il existe des centaines d'autres tâches que vous pouvez externaliser, qu'elles soient personnelles ou professionnelles. De la conception de sites Web au conseil en passant par la rédaction, en passant par les conseils en matière de mode, la planification de voyages et même les candidatures à des emplois. Ce que vous choisissez d’externaliser doit être basé sur les cinq questions énumérées au début de cet article afin de vous assurer que vous investissez votre temps dans les tâches les plus rentables..

Quelques conseils

On ne peut nier que l'externalisation peut être décourageante. Après tout, en embauchant quelqu'un pour prendre en charge certaines de vos activités quotidiennes, vous devenez automatiquement responsable. Voici quelques conseils pour vous aider à rester sur la bonne voie:

Embaucher avec soin

Lorsque vous publiez une offre d'emploi sur Elance of Odesk, vous recevez probablement au moins 30 à 40 propositions. Il vous incombe de trouver la personne qui vous convient. avant de prendre une décision finale, établissez une liste restreinte d'environ 3 à 7 candidats et fixez-leur une tâche simple. Assurez-vous de fournir des instructions très claires et une date limite. Dites-leur comment vous souhaitez recevoir les informations que vous avez demandées. Si vous souhaitez qu'ils téléphonent pour vous à l'avenir, demandez-leur de vous envoyer un fichier audio répondant à quelques questions afin que vous puissiez entendre leur "voix de téléphone"..

Mettre en place un document 'About Me'

La dernière chose que vous voulez faire est de répéter vos exigences à votre assistant encore et encore. Chaque fois que vous leur fournissez de nouvelles informations (les magasins que vous aimez, le type d'hôtels dans lequel vous aimez séjourner, vos besoins lors de la réservation d'un vol, les heures pendant lesquelles vous êtes disponible pour les appels, etc.), demandez-leur de saisir ces informations dans un document partagé. Ce document constituera leur premier point de référence s’ils ont des questions sur une tâche que vous définissez (ce qui réduit le nombre de répétitions de travail que vous devez effectuer). De plus, si vous commencez à travailler avec un assistant différent, vous pouvez simplement le leur remettre. documenter et ils seront en mesure d'apprendre sur vous et vos préférences beaucoup plus rapidement.

Être spécifique

Pour chaque tâche que vous déléguez, soyez aussi précis que possible. Plutôt que de rédiger des instructions pas à pas, il peut s'avérer plus efficace d'enregistrer une capture d'écran Ashampoo Snap 7 Review: Capture d'écran et capture vidéo faciles Ashampoo Snap 7 Review: Capture d'écran et capture vidéo faciles À la recherche d'une solution de capture de bureau simple et complète? Snap 7 offre des options de capture d'écran avancées, notamment des prises multiples et une capture vidéo. Mais vaut-il 20 dollars? Lisez notre revue et testez-la vous-même avec le… Read More à envoyer à votre assistant pour qu'il puisse regarder comment vous effectuerait certaines tâches. Assurez-vous de toujours informer votre assistant du temps qu'il peut consacrer à une tâche (et / ou de votre budget), de la date limite et de répondre à toutes les questions qu'il pourrait avoir avant de revenir afin de réduire le courrier électronique qui l'enverrait. peut s'ensuivre si vous n'êtes pas assez clair.

Être juste: Beaucoup de personnes embauchent des pigistes, pensant pouvoir engager quelqu'un pour effectuer tâche après tâche pour 3 $ de l'heure. S'il vous plaît soyez juste avec ce que vous exigez, et le taux horaire que vous proposez. Plus vous êtes juste, meilleurs sont les résultats..

Comme vous pouvez le constater, les possibilités de sous-traitance pour libérer votre temps et votre énergie sont énormes, mais pour tirer le meilleur parti de la sous-traitance, vous devez considérer cela comme un investissement à long terme qui rapportera de plus en plus. en tant qu'assistant (s), apprenez-en plus sur vous et comment ils peuvent vous aider.

Si vous n'êtes toujours pas convaincu, vous devriez consulter cette interview de Dan Andrews, de Tropical MBA, sur la manière dont il a réussi à externaliser la plupart de ses activités. Si cela ne vous empêche pas, rien ne le fera!

Cet article a porté sur en ligne externalisation, mais vous pouvez également externaliser hors ligne de nombreuses tâches. Des outils tels que TaskRabbit ont été conçus pour faciliter les tâches quotidiennes telles que le nettoyage et la lessive, même les achats de produits frais..

Avez-vous sous-traité certaines de vos tâches quotidiennes? Si oui, comment est-il allé?

Crédit d'image: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)

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