Voici la solution de tri de courrier électronique la plus décisive dont vous aurez besoin

Que vous utilisiez Gmail, Outlook, Boîte de réception Google, Yahoo Mail ou autre chose, le courrier électronique est un courrier électronique et, tôt ou tard, votre boîte de réception est inondée. Mais un système de tri simple veillera à ce que vous ne sentiez jamais que cela vous échappe et restez toujours au top de vos messages.

Avez-vous déjà essayé d'appliquer des astuces de liste de tâches à votre boîte de réception? J'ai fait. Plus souvent qu'autrement, ils ne fonctionnent pas. Ce que nous ne comprenons pas à propos de la différence entre les listes de courrier électronique et les listes de tâches à faire est que les tâches ne nécessitent qu'une action de votre part, alors que les courriers électroniques concernent la communication avec des personnes..

Mais modifier un système de productivité populaire est la solution pour apprivoiser la rafale constante de courriels. La matrice de tri des tâches du président des États-Unis, Dwight Eisenhower, est également merveilleusement efficace pour trier les e-mails, si vous la modifiez correctement..

Matrice d'Eisenhower modifiée pour les e-mails

La matrice Eisenhower est la façon dont il a réparti sa liste de tâches en quatre quadrants, ce qui l’a aidé à déterminer quelle tâche il devait ensuite accomplir. La matrice de base ressemble à ceci et nous allons la garder intacte:

Vous classerez chaque email dans l'un de ces quatre quadrants. Les quadrants vont dicter ce que vous faites avec ce courrier électronique et le moment où vous agissez en conséquence. Oublie ça “boîte de réception zéro”, nous allons juste nous concentrer sur les choses.

Il est préférable de combiner la matrice avec des dossiers dans Outlook ou d'utiliser des étiquettes Gmail pour apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrir les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrir les étiquettes Gmail et finalement apprivoiser votre boîte de réception votre nez que vous n'utilisez peut-être pas: de bonnes vieilles étiquettes Gmail. Lire la suite . Ainsi, chaque quadrant aura son propre nom de label / dossier et peut-être aussi sa propre couleur.

Quoi que vous fassiez, ne changez pas le nom de ces quadrants. Ainsi, vos dossiers ou étiquettes auront uniquement ces quatre catégories:

• Important et urgent
• Important (pas urgent)
• Urgent (pas important)
• Pas important ni urgent

Quel est “Urgent”?

Il est facile d'identifier quoi “important” C’est un appel subjectif que nous pouvons prendre facilement, en fonction de nos priorités. Mais “urgent” met en place une image d'un calcul basé sur le temps, et qui rejette les gens.

Détendez-vous, ne paniquez pas. “Urgent” Ici, vous voulez dire ce que vous voulez dire. Si vous avez une journée bien remplie sans un instant, “Urgent” prend un nouveau sens. Si vous avez une journée remplie de réunions, alors “Urgent” prend un autre sens. Laissez-le être flexible; en fait, il est important que ce soit flexible.

Plusieurs experts en productivité aiment en fait fixer une limite de temps à la “urgent” colonne de la matrice Eisenhower, mais ce n’est tout simplement pas viable étant donné que les besoins temporels de la vie et du travail changent constamment.

Il n'y a pas de formule magique ou de limite de temps à définir “Urgent”. Vous le saurez quand vous le verrez. Ce n'est pas un mot difficile à comprendre, alors n'y pensez pas trop.

Keep It Simple, ne pas avoir “Règles du quadrant”

Vous serez tenté d'associer une action à votre quadrant. Par exemple, Bryan Lee de Tutum utilise le système et a défini une action spécifique pour chaque quadrant, comme “Décider quand le faire” pour “Important mais pas urgent”, et “Le déléguer” pour “Urgent mais pas important”.

Résister à cela. Il y a deux problèmes avec ceci.

Tout d'abord, ces “règles d'action” finissez par biaiser la façon dont vous taggez un email. Si vous savez que vous devez agir sur un email en ce moment mais que vous n'avez pas le temps de le faire, vous verrez que votre cerveau vous incite à le classer à tort..

Deuxièmement, un quadrant n'a pas toujours la même action. Déléguer une tâche ne sera pas toujours une option. “Pas urgent ni important” ne signifie pas que vous devez le supprimer, vous pourriez quand même avoir besoin de cet email plus tard.

Au lieu de cela, faites confiance à la matrice d'Eisenhower et à votre propre capacité à faire avancer les choses. Un système de productivité excessivement compliqué et trop spécifique est un système que vous allez finir par vider avec la règle de productivité à trois positions Le système à 3 frappes: comment hiérarchiser votre liste de tâches Le système à 3 frappes: comment hiérarchiser vos tâches Do List N'obtenez-vous pas votre liste de tâches? Le problème ne réside peut-être pas dans votre productivité, mais simplement dans vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste de tâches à accomplir et à faire avancer les choses. Lire la suite . Les noms de ces quadrants vous donnent une bonne idée de ce qu’est un courrier électronique et vous pourrez prendre la bonne décision en conséquence..

Une règle d'or: ne pas continuer sans étiquetage

L'idée est de trier impeccablement vos emails. Essayez ce rituel à la place, vous ne pouvez pas différer vos courriels chaque matin? Essayez ce rituel à la place Commencez votre journée de manière habituelle par courriel, même si la plupart d'entre nous le faisons. Est-ce que la vérification des emails après le réveil est vraiment si pénible? Lire la suite et implique un acte d'autodiscipline - vous ne pouvez pas passer au courrier électronique suivant sans étiqueter celui que vous lisez.

C'est critique. Chaque fois que vous ouvrez un courrier électronique, vous devez absolument le trier. Ne vous permettez pas de vérifier le prochain courrier si vous n'avez pas classé celui-ci dans un quadrant.

Comme nous en avons déjà discuté, c’est la raison pour laquelle votre application de productivité ne fonctionne pas. 5 raisons pour lesquelles votre application à faire vous rend moins productif 5 raisons pour lesquelles votre application à faire vous rend moins productif Abandonner votre vie -do listes? Votre problème n'est pas votre ambition ou l'application de planification des tâches que vous utilisez. Le problème réside dans la façon dont vous utilisez votre liste de tâches en général. Lire la suite . Il faut que le tri soit correct, puis tout le reste se met en place.

Comment attaquer vos emails

En voici la beauté: une fois votre boîte de réception triée, vous n'aurez plus besoin de beaucoup de conseils pour savoir quand et comment adresser votre courrier électronique. Pour les tâches urgentes et importantes, vous finirez par y répondre dès que vous aurez du temps libre..

Pour tout le reste, Andy Mitchell d'ActiveInbox a déclaré à MakeUseOf Comment gérer les listes de surcharge et de tâches dans la boîte de réception dans les e-mails Comment traiter les listes de surcharge et de liste de tâches de la boîte de réception dans les e-mails liste. Parlons des meilleurs conseils pour lier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell, fondateur de ActiveInbox. Lire la suite ,

Choisissez des points à faible consommation d'énergie dans la journée (par exemple, une demi-heure de sommeil après le déjeuner) et déposez-les dans votre boîte de réception pour les parcourir..

S'il est déjà priorisé, il est facile de faire avancer les choses sans rater un élément incontournable.

À la fin de chaque journée, agissez sur tous vos courriels triés, même depuis votre application pour smartphone. Croyez-moi, une fois que c'est déjà priorisé, vous finissez dans la moitié du temps que vous prenez autrement.

Est-ce facile ou difficile?

Personnellement, je trouve que la méthode de tri des courriels Eisenhower Matrix est la plus simple que j’ai utilisée. Cela a en fait rendu ma boîte de réception beaucoup plus facile à gérer pour moi et je n'ai rien oublié à cause de cela.

Pensez-vous que ce système est facile à mettre en œuvre ou le trouverez-vous difficile? Dis nous pourquoi!

Crédits d'image: Hey Paul Studios / Flickr

Pour en savoir plus sur: les conseils sur les courriels, Gmail, la gestion du temps.