Créez de superbes automatisations de la vie avec des zaps en plusieurs étapes

Zapier, le plus important concurrent d'IFTTT, a annoncé qu'il offrait désormais aux utilisateurs la possibilité de créer plusieurs automatisations d'action appelées zaps en plusieurs étapes..

Qu'est-ce que cela veut dire exactement?

Dans le monde de l'automatisation des applications en ligne, un flux de travail typique consiste à créer une action unique à partir d'un service et à l'utiliser pour déclencher quelque chose dans un autre service. Exemple: utilisation d'un e-mail entrant avec une ligne d'objet spécifique pour déclencher une feuille de calcul Google Effectuer des performances étonnantes avec ces fonctions utiles de la feuille de calcul Google Effectuer des performances étonnantes avec ces fonctions utiles de la feuille de calcul Google J'ai honte d'admettre que j'ai récemment décidé de démarrer. en expérimentant avec Google Spreadsheets, et ce que j’ai découvert, c’est que quel que soit l’attrait ou la puissance d’Excel qui m’excérait en raison des choses étonnantes… Read More qui charge la ligne de sujet et l’émetteur dans deux champs.

Avec cette nouvelle mise à jour, Zapier vient de placer la barre plus haut en vous permettant d'utiliser un seul déclencheur d'application pour lancer toute une liste d'actions..

Dans cet article, je vais vous montrer quelques exemples de pourquoi c'est si cool.

Qu'est-ce qu'un zap en plusieurs étapes?

Jusqu'à présent, dans IFTTT Recettes IFTTT qui vous permettent d'économiser de l'argent Recettes IFTTT qui vous permettent d'économiser de l'argent IFTTT peut être utilisé pour presque tout, et économiser de l'argent ne fait pas exception. Voici quelques-unes des meilleures recettes pour vous aider à vivre plus économe. En savoir plus ou Zapier, si vous vouliez que deux ou trois choses se produisent en même temps chaque fois qu’une seule action se produisait, vous deviez en créer deux ou trois. “recettes” ou “Zaps”. Pas une chose horrible, mais un peu ennuyeux, et certainement pas efficace.

Wade Foster, le PDG de Zapier, l'expliquait dans le communiqué de presse comme suit:

“Les automatisations d’applications personnalisées de Zapier ont été et continueront d’avoir de la valeur, mais la fonction Multi-Step Zaps, avec un nombre illimité d’actions, ouvre la voie à une automatisation puissante..”

Même si vous ne dirigez pas une entreprise, certains de ces zaps en plusieurs étapes sont vraiment utiles pour un usage personnel.

Créer un zap en plusieurs étapes

le “multi-étapes” Cette fonctionnalité est vraiment un ajout au processus de création Zap habituel, sauf qu'à la fin de chaque étape, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton Ajouter une étape lien afin que vous puissiez ajouter plus d'actions.

Au fur et à mesure que votre liste d'actions s'allonge, chaque nouvelle action peut faire appel au déclencheur d'origine ou aux actions suivantes que vous avez créées..

Dans l'exemple ci-dessus, le nouveau courrier électronique entrant était un déclencheur et la création d'un fichier texte était une action précédente. Au cours de cette étape, lors de la création d’une tâche ToDoist, vous pouvez extraire des données du courrier électronique entrant ou utiliser les données du fichier que vous avez créé..

Au fur et à mesure que vous construisez votre liste de tâches, chaque tâche apparaîtra sur le côté gauche de votre écran Zapier avec un numéro à côté, indiquant la séquence des étapes..

Construire un Zap en plusieurs étapes est aussi simple que de créer un en une étape. Mais maintenant, vous pouvez simplement continuer encore et encore, en construisant plus d'étapes dans votre flux de travail.

Une fois que vous avez commencé à les construire, c’est un peu addictif de rêver de nouveaux flux de travail pour automatiser Le Guide d’automatisation génial pour les utilisateurs Mac Le Guide d’automatisation génial pour les utilisateurs Mac Que ce soit pour trier votre courrier électronique, rechercher vos documents ou créer une liste de lecture, Je suis étonné de voir combien de tâches peuvent être effectuées automatiquement plutôt que manuellement - si seulement vous saviez comment commencer. Lire la suite .

Modérer les commentaires du blog

Par exemple, supposons que vous ayez un blog personnel. 5 Conseils pour démarrer votre blog personnel [Opinion] 5 Conseils pour créer votre blog personnel [Opinion] En tant que blogueur personnel occasionnel, j’ai vu beaucoup d’autres personnes dans la blogosphère qui ne veulent que écrire des publications personnelles qui ne servent pas exactement à gagner de l'argent. J'aime vraiment ça,… Lire la suite, ou même un blog d'entreprise 5 Les secrets d'une réussite de blogging pour petites entreprises 5 Les secrets de réussite d'un blogging pour petites entreprises Les blogs sont parfaits pour connaître vos clients, leurs préoccupations et leurs intérêts, ainsi que pour attirer davantage de clients. Mais un blog mal exécuté peut faire plus de mal que de bien. En savoir plus, cela fait l'objet d'un nombre important de commentaires chaque jour. Vous recevez peut-être beaucoup de spam et vous préférez donc modérer vos commentaires. Ce ne serait pas bien si chaque fois qu'un nouveau commentaire arrive:

• Votre liste de tâches 7 conseils pour mieux gérer votre liste de tâches 7 conseils pour mieux gérer votre liste de tâches Votre liste de tâches vous cause-t-elle des cauchemars? Peut-être que vous essayez de trop en faire en même temps. Il faut une liste de tâches judicieusement compilée pour un workflow efficace. Nous pouvons aider. Lire la suite est automatiquement mis à jour pour vous rappeler de modérer le commentaire.
• Une feuille de calcul Google se met automatiquement à jour avec le commentaire (et un lien vers celui-ci) afin que vous puissiez rapidement trouver des commentaires et y répondre.
• Une deuxième feuille de calcul Google est mise à jour avec le nom et l'adresse électronique de l'auteur du commentaire, ce qui vous donne une collection grandissante d'adresses électroniques pour les promotions ultérieures.

Imaginez si cela pouvait arriver sans que vous ayez à lever le petit doigt. Voici comment vous faites avec Zapier.

Utilisez le déclencheur de commentaire WordPress ou le déclencheur Disqus pour détecter tout nouveau commentaire.

Pour le premier “déclencheur”, J'ai utilisé ToDoist Zap et transmis le titre du fil de commentaire Disqus ainsi que le texte du commentaire lui-même dans la tâche ToDoist Automatisez votre vie et votre travail avec Todoist et IFTTT Automatisez votre vie et votre travail avec Todoist et IFTTT Jouez de manière créative avec les fonctions de notification de ToDoist , et la capacité d’IFTTT à réaliser des automatisations vraiment cool avec eux. Nous vous montrons comment combiner les deux éléments pour votre productivité. Lire plus titre et notes.

C'est tout ce qu'il y a à créer une nouvelle tâche ToDoist pour vous rappeler de répondre au commentaire. Mais à présent, vous voudrez enregistrer tous les commentaires afin de disposer d'un emplacement central pour les consulter tous, y compris les liens URL. Ainsi, la prochaine étape consistera à ajouter un Google Spreadsheet Zap, chargé avec l'URL du commentaire, le nom de l'auteur et le message..

Une fois cette opération effectuée, vous souhaiterez effectuer une étape supplémentaire pour extraire le nom de l'auteur du commentaire et son adresse électronique, puis les ajouter à votre liste de diffusion. Procédure d'envoi de masse d'e-mails personnalisés dans Outlook avec fusion et publipostage Procédure d'envoi d'une masse personnalisée Courriels dans Outlook avec fusion de courrier Lire plus de feuille de calcul.

Le travail est maintenant effectué en trois étapes simples. Avec un seul commentaire entrant sur votre blog, trois actions se produiront automatiquement et vous n'avez même pas à y penser. Il suffit de vérifier votre liste de tâches, de consulter la feuille de calcul principale et de cliquer sur les liens de commentaires pour modérer rapidement vos commentaires. Travail accompli.

Zaps multi-étapes à partir d'emails

Le courrier électronique a toujours été un outil puissant sur Internet, et cela ne devrait pas changer de si tôt. C’est pourquoi les e-mails entrants sont souvent un choix très populaire pour déclencher Zaps..

Dans l'exemple ci-dessous, je vais vous montrer comment je prévois utiliser les e-mails d'alerte entrants d'intelligence Google Analytics. Comment les alertes Google Analytics peuvent-elles vous envoyer un message électronique ou un texte descriptif? Problèmes liés au site Comment les alertes Google Analytics peuvent vous envoyer un message électronique ou une texto concernant les problèmes de site fonctionnalité d'alerte qui envoie un e-mail ou une alerte SMS lorsqu'un événement se produit sur votre site. Les configurer n'est pas aussi compliqué que vous le pensez. Lisez-en plus, me notifiant que le trafic sur mon site Web est faible, pour effectuer toutes les tâches suivantes:

• Envoyez un e-mail à mon équipe pour publier des tweets et des publications sur Facebook pour augmenter le trafic sur le site
• Envoyer une alerte SMS sur mon téléphone portable pour me faire savoir que le trafic a diminué
• Ajouter une tâche à faire pour rédiger des articles de blog supplémentaires pour augmenter le trafic..

Voyons à quel point il est simple de créer ce flux de travail à l'aide de Zaps en plusieurs étapes..

Tout d'abord, vous devez configurer le déclencheur Gmail à l'aide de “Chaîne de recherche” et en définissant la chaîne comme identifiant le courrier entrant. Dans mon cas c'est la ligne d'objet, “Alerte d'intelligence Google Analytics”.

Le moyen le plus simple d’envoyer un SMS est d’utiliser le “Sélectionnez SMS par Zapier” Zap. Pour le configurer, vous devrez confirmer votre numéro de téléphone et taper un code PIN de confirmation, mais si vous le faites une fois, vous avez terminé..

Ensuite, vous pouvez choisir que le Zap appelle votre téléphone ou envoie un SMS..

Dans cet exemple, j'ai configuré un SMS pour qu'il m'envoie un message avec la ligne d'objet de cet email. De cette façon, je sais exactement quand l'alerte Google Intel arrive.

Avec cette étape de la route, en cliquant sur Ajouter une étape passe au prochain zap. Celui-ci sera l'alerte Gmail à l'équipe sociale. Zapier vous permet de charger facilement plusieurs comptes Gmail, de sorte que vous puissiez choisir parmi votre entreprise ou votre compte personnel, celui à partir duquel vous souhaitez envoyer le courrier électronique..

Ensuite, j'ai chargé la ligne d'objet de l'e-mail de l'équipe sociale avec celle de l'e-mail Google entrant. Ensuite, j'ai écrit un message personnalisé à l'équipe, leur demandant d'envoyer des messages supplémentaires sur Twitter et Twitter..

Rappelez-vous, il vous suffit de configurer cet email une fois. A partir de maintenant, chaque fois que l'événement déclencheur se produit, toutes les actions se produiront immédiatement. Dans l'exemple ci-dessus, un e-mail pré-écrit sera envoyé à mon équipe sociale et je recevrai une alerte SMS ressemblant à ceci:

Automatisation des tâches Microsoft Office à l'aide des recettes IFTTT Procédure d'automatisation des tâches Microsoft Office à l'aide des recettes IFTTT IFTTT, le service d'automatisation qui effectuera une action lorsqu'une autre condition est remplie. rencontré, a maintenant 50 recettes de tâches pour Microsoft Office. Nous vous montrons comment cela fonctionne et vous proposons une sélection de recettes. Lire la suite . Mais maintenant, avec le Zap en plusieurs étapes, vous pouvez configurer des flux de travail complets comprenant autant d’étapes que vous le souhaitez, sans perdre de temps à créer plusieurs paires d’action déclencheur individuelles. C'est une amélioration très significative par rapport à la situation actuelle.

Regardons un autre exemple.

Déclenchement d'un flux de travail hors jeu

De nos jours, de plus en plus d’entreprises utilisent Slack comme outil de communication avec le personnel. Si vous avez la responsabilité de suivre les conversations dans une section spécifique de Slack, vous voudrez alors savoir quand quelque chose d'important se passe là-bas..

Zapier est intégré à Slack. Le moyen ultime de faire fonctionner Slack avec vos services préférés. Le moyen ultime de faire un Slack Travailler avec vos services favoris. Outre la communication, il existe de nombreuses façons d’apporter des informations dans Slack, mais quelques intégrations vous permettent contrôler les services externes depuis Slack - jusqu'à maintenant. En savoir plus et vous pouvez déclencher des workflows multi-étapes complets chaque fois que quelqu'un poste sur un canal spécifique.

Voici à quoi ressemble la gâchette Slack.

Il suffit de choisir parmi le canal que vous souhaitez surveiller et chaque fois qu'une nouvelle publication y est envoyée, votre flux de travail sera déclenché.

Ma première étape du flux de travail consiste à recevoir un SMS contenant le commentaire que la personne a envoyé sur le canal. Encore une fois, utilisez simplement le SMS de Zapier Zap et créez le message SMS en utilisant des éléments du déclencheur Slack..

Dans mon cas, j’ai inclus le nom de la chaîne, la personne qui publiait et l’horodatage du message. C’est parce que, quel que soit le message, j’ai juste besoin de savoir que quelqu'un a posté, alors je ferais mieux de vérifier le canal et de voir si une réponse est nécessaire..

La beauté de ceci est que je n'ai pas à surveiller mes sections importantes toute la journée. En fait, je n'ai pas du tout à le surveiller, car Zapier effectue le suivi pour moi..

Mais l'étape SMS n'est pas suffisante. Je souhaite également disposer d'un journal de courrier électronique de tous les messages postés sur mon important canal. Donc, la prochaine étape est un Zap Gmail.

J'ai fait inclure dans le sujet le nom de l'auteur de l'article et le canal, et le corps de l'e-mail contient le texte de l'article.

De cette façon, je n'ai même pas besoin d'aller à Slack pour lire le message et décider si c'est important. Je peux simplement scanner mes emails et voir ce que les gens ont posté. S'il y a un problème de temps, je saurai me connecter à Slack et réagir immédiatement.

Mon plus gros problème est souvent d’oublier d’aller prendre soin de questions ou de préoccupations dans mes canaux importants. Une façon d'aider à cela est d'ajouter une étape supplémentaire à ce flux de travail, ce qui ajoute une nouvelle tâche à ma liste de tâches à ne pas oublier pour répondre à ce message..

La tâche est de “Réponse” l'utilisateur, dans le canal spécifié. Les notes de la tâche incluent le commentaire lui-même.

Automatiser votre flux de travail afin de pouvoir travailler moins

La beauté de services tels que Zapier et IFTTT ne réside pas uniquement dans le fait qu’il est simple de faire avancer les choses: c’est en fait que vous pouvez grandement vous simplifier la vie en vous inquiétant moins des petites choses. C'est bien de savoir que vous n'oublierez plus jamais quelque chose, car vous avez votre ordinateur pour le gérer à votre place..

Ces services ne cessent de s’améliorer et la liste des outils et des applications que vous pouvez intégrer continue de s'allonger, y compris les produits pour la maison intelligente. Compatibilité Future Proofing votre maison intelligente pour Apple HomeKit Compatibilité future de votre maison Smart pour Apple HomeKit Lire la suite, les appareils mobiles et toutes sortes de services en ligne 6 Services en ligne instantanés qui stimulent la productivité en ligne 6 Services en ligne instantanés qui stimulent la productivité en ligne Plusieurs facteurs rendent une personne plus productive. Celles-ci incluent la mémorisation de tâches ou de rendez-vous, la saisie et le partage faciles d'informations, l'organisation et la collaboration rapide avec d'autres. Voici six outils pour ceux spécifiques… Lire la suite. Si vous n'avez jamais construit d'automatisation Zap, c'est probablement le bon moment pour commencer.

Essayez les Zaps en plusieurs étapes et dites-nous ce que vous pensez. Est-ce assez simple à utiliser? Quel type d'automatisation créative pouvez-vous proposer? Faisons un brainstorming dans la section commentaires ci-dessous!

Nevodka via Shutterstock

En savoir plus sur: Computer Automation, IFTTT.