Agreedo rédigez et gérez gratuitement vos procès-verbaux de réunions d'affaires en ligne

Depuis plusieurs semaines, je cherche un site Web ou une application facile à utiliser qui me permettrait de conserver et de conserver les procès-verbaux des réunions. L’approche traditionnelle par document texte n’est plus un moyen productif de prendre des minutes. Taper simplement sur un fichier vierge ne permet pas une collaboration rapide, des mises à jour des procès-verbaux, ni un endroit pour sauvegarder et revoir les minutes passées..

En janvier, nous avons couvert les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite, mais j'ajouterais maintenant Agreedo comme outil utile pour l'établissement de l'ordre du jour, la prise de notes et la rédaction de rapports.

Mise en place de réunions

Vous commencez par organiser une réunion sur Agreedo et envoyer une invitation aux membres de l'équipe pour qu'ils se connectent au site afin de voir et même de contribuer au programme de la réunion..

Vous pouvez configurer des réunions en ligne en tant que réunions publiques (accessibles à tous) ou privées (accessibles uniquement aux personnes inscrites en tant que participants). Vous pouvez choisir d'avoir des minutes “modéré,” ce qui signifie que seul le créateur de la réunion peut ajouter ou modifier des éléments. Tous les autres participants peuvent uniquement ajouter des commentaires.

Lorsque vous envoyez des invitations, les invités reçoivent un courrier électronique avec une pièce jointe de date de calendrier pouvant être ouverte dans Outlook, Notes ou iCal. L'outil en ligne lui-même fonctionne dans tous les principaux navigateurs.

Préparation de la réunion

Agreedo propose quatre points différents à l'ordre du jour: Info, décision, tâche, et Sujet. En réalité, ces éléments vous aident à voir quelles sont les informations les plus importantes à ajouter aux procès-verbaux des réunions. Il y a généralement beaucoup de discussions et parfois d'arguments sur des questions très importantes lors d'une réunion, mais pour faire avancer les choses, les tâches doivent être identifiées et attribuées, et des décisions importantes doivent être prises..

Par conséquent, avant la tenue d'une réunion, il est important d'établir et de hiérarchiser une liste de points à l'ordre du jour pour la réunion. Si une réunion se compose des mêmes membres de l’équipe, vous voudrez peut-être laisser les minutes non modérées pour que d’autres puissent y ajouter des éléments..

Les éléments de réunion peuvent être déplacés, mais malheureusement, il est impossible d'attribuer une durée à chaque élément de l'ordre du jour, bien que vous puissiez définir une durée pour l'ensemble de la réunion..

Vous pouvez également placer des sous-éléments sous chaque élément principal, et chaque section d'éléments peut être masquée au fur et à mesure de son achèvement lors de la réunion..

Fonctionnalités de collaboration

Le plus utile sur Agreedo est que les ordres du jour sont affichés en ligne, ce qui permet la collaboration. Les membres de l’équipe peuvent également se connecter à Agreedo en s’inscrivant sur le site ou en utilisant leur compte Google..

Si vous permettez aux minutes d'être modérées, les participants invités peuvent modifier les points de l'ordre du jour. C'est une bonne idée, mais un processus plus avancé permettrait uniquement aux invités sélectionnés de modifier les points de l'ordre du jour et non à tous les participants invités à une réunion..

Si vous choisissez de modérer une réunion, cela signifie que les participants ne peuvent ajouter que des commentaires aux éléments de l'ordre du jour. Même ce type de collaboration est utile pour rendre les réunions plus productives, car vous pouvez réellement commencer à obtenir des informations avant la réunion. En plus des commentaires ajoutés aux éléments de réunion, des fichiers peuvent également être joints aux éléments de l'ordre du jour. Les liens vers des ressources en ligne devront cependant être publiés dans la section commentaires. Il n'y a pas d'outil dédié aux URL.

Une autre caractéristique que je souhaiterais pour Agreedo est que le poste de décision soit configuré de manière à ce que des scrutins directs puissent être postés pour indiquer la date d’un événement, le montant à dépenser pour un poste budgétisé et d’autres décisions de vote devant fabriqué.

Tenir des réunions

Si vous tenez des réunions, Agreedo inclut un minuteur intégré. Si vous organisez une réunion en ligne, les participants peuvent utiliser un outil tel que WebEx pour afficher les procès-verbaux en ligne. Ou les participants peuvent se connecter au procès-verbal de la réunion et actualiser la page au fur et à mesure que les procès-verbaux sont mis à jour pendant la réunion..

Avant et pendant la réunion, vous pouvez affecter des tâches et des dates d'échéance à des personnes participant à la réunion..

Fonctions post-réunion

Ce qui rend un outil en ligne tel que Agreedo plus utile que les méthodes traditionnelles, c’est que tous les procès-verbaux peuvent être stockés en ligne pour consultation, ainsi qu'imprimés ou exportés sous forme de document Excel. Vous pouvez également envoyer un lien vers le procès-verbal en ligne. Les participants peuvent recevoir par courrier électronique des rappels sur les tâches pour lesquelles ils se sont inscrits, ainsi que voir toutes les tâches qui leur sont assignées..

Il y a aussi un “suivre” fonction de réunion qui vous permet de vérifier et de reporter les points de l’ordre du jour de la réunion précédente à la suivante. C’est un petit gain de temps, en particulier pour les personnes affectées à prendre des minutes et à effectuer le suivi..

Il ne fait aucun doute que de nombreux utilisateurs d'Agreedo auront différentes demandes de fonctionnalités pour ce site en ligne, mais pour l'instant, je suis simplement ravi qu'il existe, car il se fait attendre depuis trop longtemps..

Agreedo est actuellement totalement gratuit sans plans de tarification. Dites-nous ce que vous pensez de ce site et ce que vous aimeriez y voir ajouté.

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