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9 façons instantanées de transformer vos courriels en tâches
Ce peut être une mauvaise idée de combiner les courriels et les tâches à faire, mais nous savons tous qu’il est presque impossible de séparer les deux. Alors visons un juste milieu.
Que diriez-vous d'obtenir des emails de votre chemin en les transformant en tâches? C'est assez facile à faire, car de nombreuses applications de gestion de tâches ont aujourd'hui un système en place pour transformer les emails en tâches à faire sans quitter votre boîte de réception..
Voyons comment fonctionne la fonctionnalité de courrier électronique en tâches dans certaines des applications de gestion de tâches les plus populaires du marché..
1. Trello
Si vous souhaitez envoyer un e-mail sous forme de tâche à un conseil de Trello, vous devez d'abord rechercher l'adresse e-mail unique du conseil. Pour ce faire, ouvrez le tableau et cliquez sur Afficher le menu à l'extrême droite. Vous verrez un caché Menu la barre latérale s'envoler. Cliquer sur Plus> Paramètres Email-to-Board pour révéler l'adresse e-mail que Trello a attribuée au forum actuel.
Vous avez trouvé l'identifiant de l'e-mail? Génial! Enregistrez-le en tant que contact dans votre carnet d'adresses. Vous pouvez maintenant envoyer un email à cette adresse à tout moment et laisser Trello en faire une tâche au bas de la liste par défaut de ce forum..
Le sujet de l'e-mail devient le nom de la tâche sur la nouvelle carte et le contenu du corps est ajouté en tant que description. Si vous avez ajouté des pièces jointes, elles se sont également jointes à la carte..
Ce n'est pas tout. Vous pouvez attribuer cette carte aux membres de votre équipe en ajoutant @mentions dans le À ou CC les champs, la ligne d'objet, ou même dans le corps de l'email.
Vous pouvez également utiliser des hashtags pour ajouter des étiquettes en fonction de leur couleur, leur numéro ou leur nom. Regardez la capture d'écran ci-dessus. Maintenant, par exemple, si je veux attribuer l'étiquette Akshata à une carte particulière, je peux utiliser la syntaxe #akshata, #Orange, ou # 2 dans la ligne d'objet de l'e-mail.
Voulez-vous changer l'endroit où les cartes créées par courrier électronique se retrouvent? Vous pouvez spécifier une liste par défaut et une position de carte par défaut à partir de Paramètres Email-to-Board.
Chaque carte a également une adresse électronique unique, que vous pouvez trouver sous Partager et plus… Quand vous ouvrez la carte. Tout courriel que vous envoyez à cette adresse se transforme en commentaire sur la carte..
Si vous êtes un utilisateur de Chrome, vous voudrez peut-être installer Gmail sur Trello. Cette extension vous donne quelques fonctionnalités utiles comme un Ajouter une carte bouton dans Gmail pour créer une carte à partir de l'e-mail actuel.
2. Wunderlist
Avant de commencer à transformer des courriels en tâches Wunderlist, vous devez activer l'accès au courrier électronique de votre compte en accédant à Mail to Wunderlist et en cochant la case en regard de Activer Mail to Wunderlist pour votre compte.
Une fois que cela est fait, vous pouvez envoyer ou transférer tout courrier électronique basé sur une tâche à [email protected] et cela apparaît comme une tâche dans votre boîte de réception Wunderlist. Bien sûr, pour que cela fonctionne, vous devez envoyer le courrier électronique à l'adresse associée à votre compte Wunderlist..
Le sujet de l'e-mail devient le nom de la tâche. le corps de l'e-mail est attaché sous forme de note. Les pièces jointes de l'e-mail sont également reportées. Notez que vous devrez utiliser du texte en clair dans le corps de l'e-mail, car Wunderlist ne prend pas en charge le langage HTML..
Voici un bon conseil: Vous pouvez préfixer le sujet de l'email avec un astérisque (*) suivi d'un espace pour créer une tâche étoilée..
Wunderlist vous permet de créer des tâches en envoyant des courriels à partir d’adresses différentes, mais seulement après avoir ajouté ces adresses sous Adresses e-mail dans les paramètres de votre compte. Vous pouvez même lier chaque adresse à une liste par défaut différente, c'est-à-dire que vous pouvez choisir la liste dans laquelle vous souhaitez placer une tâche envoyée à partir d'une adresse électronique particulière..
Bien sûr, il existe une recette IFTTT pour créer une nouvelle tâche Wunderlist. Nous sommes ravis que vous ayez demandé! La recette est déclenchée chaque fois que vous étiquetez un email comme “wunderlist”.
3. Rappelez-vous le lait
Ouvrez votre compte Remember The Milk, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis allez à Paramètres> Tâches de messagerie. Voir cette adresse à côté de Courriel de la boîte de réception? C'est le courrier électronique unique que vous pouvez utiliser pour transférer des tâches à partir de votre boîte de réception. Vous trouverez également cette adresse dans l'e-mail de bienvenue de Remember The Milk..
Comme d'habitude, la ligne d'objet devient le nom de la tâche et le contenu du corps est ajouté en tant que note. Si vous souhaitez ajouter plusieurs notes, séparez chacune d'elles dans le corps avec trois tirets (-) comme ceci:
Note 1
-
Note 2
-
Note 3
Vous pouvez ajouter les propriétés de la tâche dans le corps de l'e-mail de cette façon:
Priorité: 2
Tags: réservation de voyage
Liste: personnelle
Assurez-vous de ne pas ajouter de texte après le nom de la tâche dans la ligne d'objet..
Si vous êtes à l'aise avec la fonctionnalité d'ajout intelligent de Remember The Milk, n'hésitez pas à ajouter des propriétés de tâche après le nom de la tâche dans la ligne d'objet..
Consultez également ce guide détaillé sur l’ajout de tâches par courrier électronique et l’importation de listes par courrier électronique directement à partir de Remember The Milk..
4. Todoist
Dans Todoist, la fonctionnalité de tâches de messagerie est réservée aux abonnés Premium. Si vous en êtes un, vous pouvez l’utiliser en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un nom de projet dans la barre latérale et en sélectionnant Envoyer des tâches à ce projet de la liste déroulante. Vous trouverez la même option cachée derrière l’icône clé-crayon à l’extrême droite du nom du projet dans un projet ouvert..
Une fois que vous avez sélectionné cette option, une fenêtre contextuelle s'affiche avec l'adresse électronique unique attribuée à ce projet. Vous trouverez également quelques options supplémentaires dans cette fenêtre contextuelle:
- la syntaxe permettant d'ajouter des propriétés de tâches (telles que des libellés et des rappels) par courrier électronique, et
- la possibilité d'ajouter d'autres adresses électroniques auxquelles vous souhaitez attribuer des tâches.
Tout courrier électronique que vous envoyez à l'adresse de messagerie d'un projet devient une tâche dont l'objet est le nom de la tâche et le contenu de l'email, une note. Les pièces jointes jusqu'à 10 Mo sont également incluses.
Todoist a également des plugins pour lier des messages à des tâches via des clients de messagerie et des navigateurs populaires. Comment gérer la surcharge de la boîte de réception et les listes de tâches dans les e-mails Comment gérer la surcharge de boîte de réception et les listes de tâches dans les e-mails La messagerie électronique n'est pas seulement une communication, elle dicte également en grande partie votre liste de tâches. Parlons des meilleurs conseils pour lier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell, fondateur de ActiveInbox. Lire plus look easy!
5. Evernote
Si vous utilisez l'application de prise de notes polyvalente Evernote Soyez créatif avec Evernote: 10 utilisations uniques que vous n'avez pas pensé à devenir créatif avec Evernote: 10 utilisations uniques que vous n'avez pas pensé de Evernote est l'un des outils ultimes en matière de productivité et de une grande variété d'applications multiplateformes, il n'y a pas de limite à la manière dont vous pouvez utiliser le service. Ici, nous sommes de grands fans d'Evernote… Pour en savoir plus sur la gestion de vos listes de tâches, vous pouvez envoyer des e-mails sous forme de tâches à Evernote avec le nom de la tâche dans l'objet. Bien sûr, vous devez accéder à votre identifiant de messagerie Evernote pour pouvoir envoyer des courriers électroniques. Vous pouvez le trouver sous Paramètres du compte, à côté de Notes par courrier électronique à.
Voulez-vous ajouter des balises ou un rappel à une tâche? Vous pouvez le faire en utilisant une syntaxe spéciale (#Étiquette et !Rappel respectivement) après le nom de la tâche dans la ligne d'objet de l'e-mail.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter une tâche à effectuer pour réserver des billets d'avion demain, le sujet de votre courrier électronique doit ressembler à ceci: réserver des vols #travel! demain @personal, où personnel est le cahier auquel vous souhaitez ajouter la tâche. Vous pouvez remplacer !demain avec quelque chose comme !15/02/16 si vous voulez spécifier une date pour le rappel.
Donnez aux notes un aspect plus semblable à une tâche en accédant à Evernote et en ajoutant des cases à cocher aux éléments de note.
6. Asana
Lorsque vous envoyez des tâches par courrier électronique à [email protected] avec le nom de la tâche dans la ligne d'objet, Asana l'envoie à la liste Mes tâches de l'organisation ou de l'espace de travail par défaut, que vous pouvez définir sous Paramètres de mon profil> À partir de l'email.
Le contenu de votre courrier électronique se transforme en notes de tâches et les pièces jointes en pièces jointes. Vous pouvez copier les membres de votre équipe pour les ajouter en tant que suiveurs de tâches..
Si vous souhaitez envoyer un email à Asana et le transformer en tâche sous un projet ou une balise spécifique, c'est possible. Il vous suffit d’ajuster l’adresse électronique d’envoi à Asana pour ajouter l’ID unique du projet, comme suit: [email protected].
Pour trouver l'ID d'un projet, ouvrez-le et cherchez une série de chiffres dans son URL dans la barre d'adresse. C'est l'identifiant (numérique) du projet. Par exemple, dans l'URL du projet https://app.asana.com/0/88153235502733/list, l'ID du projet serait 88153235502733..
Il existe une autre méthode pour trouver l’ID du projet: sélectionnez le projet dans la barre latérale, cliquez sur la petite flèche située à côté du nom du projet dans la section principale, puis cliquez sur Ajouter des tâches par courrier électronique dans la liste déroulante.
Comme dans Wunderlist, vous pouvez ajouter différentes adresses e-mail d'envoi à votre compte Asana et les associer à un espace de travail ou à une organisation spécifique pour créer des tâches..
Vous pouvez faire plus pour intégrer Asana à la messagerie électronique, par exemple créer des tâches avec le transfert automatique de courrier électronique. Utiliser un alias de courrier électronique et un transfert dans Gmail pour mieux gérer votre vie les gens connaissent les astuces que vous pouvez utiliser dans votre adresse Gmail, appelée alias, qui vous permettent de donner aux gens différentes adresses e-mail qui arrivent toutes dans la même boîte de réception… Lisez-en plus et envoyez des conversations à vos équipes par e-mail. Lire le guide d'Asana sur les tâches d'e-mailing.
Remarque: le X dans l'email envoyé à Asana ([email protected]) n'est pas une variable. Le laisser tel qu'il est.
7. Toodledo
Pour pouvoir envoyer des emails sous forme de tâches à votre compte Toodledo, vous devez générer votre adresse email secrète. Pour ce faire, cliquez d'abord sur votre photo de profil en haut à droite. Vous verrez un menu déroulant maintenant.
Cherchez le Plus… lien sous le (central) Outils colonne dans la liste déroulante. Cela vous amène à la Outils et services section, où vous devez cliquer sur Configurer… dans le panneau Email Access.
Sur l'écran suivant, sous Service de messagerie, cochez la case à côté de Activer l'importation de courrier électronique et frapper le Sauvegarder les modifications bouton. Vous verrez alors votre adresse email secrète.
Tout courrier électronique que vous envoyez à cette adresse se transforme en tâche dans Toodledo, le contenu de la ligne de sujet étant doublé sous le nom de la tâche comme d'habitude et le contenu du corps sous forme de note. Si vous êtes un abonné Gold, vous avez la possibilité d'ajouter des pièces jointes à vos tâches Toodledo..
Vous pouvez modifier de nombreux paramètres de tâche en utilisant une syntaxe spéciale, telle que % Tag pour les noms de balises, : Rappel pour les rappels, et & Répéter pour des tâches récurrentes. Jetez un coup d'œil à toutes les propriétés de tâche que vous pouvez modifier. C'est une liste assez longue.
Si vous êtes également un utilisateur de 2Do, toutes les tâches que vous créez par courrier électronique dans Toodledo sont automatiquement synchronisées avec l'application 2Do sur tous vos appareils. Cela ne fonctionnera pas en sens inverse, car 2Do ne dispose pas d'une fonctionnalité native vous permettant de transformer des emails en tâches..
8. Any.do
Transformer des emails en tâches Any.do est simple. Vous envoyez un email à [email protected] avec un nom de tâche approprié dans la ligne d'objet et des notes de tâche dans le corps, et Any.do convertit le courrier électronique en tâche. Vous devrez envoyer l'e-mail à partir de l'adresse que vous avez utilisée pour vous inscrire à Any.do..
"Nous avons ajouté ce bouton vraiment génial à votre compte Gmail afin que vous puissiez ajouter des tâches liées au courrier électronique à votre Any.DO." Agréable :)
- Mehdi Khalili (@MehdiKhalili) 20 février 2014
Si vous êtes un utilisateur de Gmail, installez l'extension Any.do Chrome. Il vous donne quelques options intéressantes pour gérer vos tâches Any.do à partir de Gmail. Certains utilisateurs ont signalé des problèmes de synchronisation avec cette extension; il n’ya donc aucune garantie que cela fonctionnera pour vous. Mais ça vaut toujours le coup!
9. Dans Gmail
Au lieu d'envoyer des courriels pour créer automatiquement des tâches à faire dans votre application de gestion des tâches, vous pouvez également importer une configuration de gestion des tâches directement dans Gmail avec les applications suivantes:
1. Sortd: Cette extension de Chrome ajoute un tableau de style kanban à Gmail Transformez Gmail en un tableau de tâches semblable à un trello avec Sortd Transformez Gmail en un tableau de tâches de type trello avec Sortd Au sein de la main-d'œuvre moderne, votre courrier électronique se transforme souvent en votre liste de tâches. Eh bien, vous pouvez désormais obtenir une organisation de type Trello dans Gmail avec une nouvelle extension Chrome, Sortd. Lire plus et trie vos e-mails dans des listes bien définies. Vous pourrez réorganiser les tâches très facilement grâce à la configuration par glisser-déposer..
2. ActiveInbox: Ceci est une autre extension de Chrome et vous permet de transformer chaque email en tâche et de lui attribuer une date d'échéance dans Gmail. Vous pouvez même ajouter des tâches et des notes aux courriels sortants pour référence. Ceux-ci ne seront visibles que par vous et non par les destinataires.
Si vous cherchez une alternative décente à ActiveInbox, essayez Taskforce.
3. Google Tasks: Comment pouvons-nous oublier la fonctionnalité de gestion des tâches de Google intégrée à Gmail? Il cache certaines caractéristiques puissantes sous son extérieur uni. Jetez un coup d'œil à ces cinq méthodes optimales d'utilisation des tâches Google. Cinq méthodes optimales d'utilisation des tâches Google. Cinq méthodes optimales d'utilisation des tâches Google. Si vous êtes comme moi, vous passez plus de temps à gérer vos tâches qu'à les exécuter. Il s’agit de listes multiples, d’un accès hors ligne et de la gestion de vos tâches. Depuis notre dernière visite… Lire la suite. Et oui, il existe une extension Chrome pour améliorer encore les tâches Google. Transformer les tâches Google en une suite de gestion des tâches avec Google Tasks Offline [Chrome] Transformer les tâches Google en une suite de gestion des tâches avec Google Tasks Offline [Chrome] Utiliser Google Tasks est un véritable amour relation -hat. Le problème lié à l'utilisation de Google Tasks directement dans Google Agenda, par exemple, ou dans Google Mail est que la présentation et l'interface utilisateur sont extrêmement simplifiées et… Read More !
Le moyen le plus simple d’envoyer une tâche d’un e-mail à Google Tasks est de cliquer sur Maj + T lorsque le courrier électronique est ouvert dans Gmail. Cela crée une nouvelle tâche avec le texte de l'objet de l'e-mail en tant que nom de la tâche et un lien vers la conversation par e-mail dans les détails de la tâche..
Quelques points à noter
1. Si vous utilisez OneNote comme liste de tâches à faire 5 conseils pour l’utilisation de OneNote comme liste de tâches à faire 5 conseils pour l’utilisation de OneNote comme liste de tâches à faire Est-ce qu’une liste de tâches à faire est ajoutée à votre liste de tâches à faire? Configurez-le dans OneNote pour rendre les tâches aussi simples que possible. En savoir plus, vous avez besoin de notre guide sur l'intégration des tâches Outlook dans OneNote. Transformez Outlook en outil de gestion de projet avec OneNote Integration Transformez Outlook en outil de gestion de projet avec OneNote Integration OneNote peut faire plus que vous ne le pensez. Nous vous montrerons comment transformer votre liste de tâches Outlook en un puissant outil de gestion de projet utilisant le plugin OneNote pour Outlook. Lire la suite .
2. L'outil de prise de notes de Google, Google Keep, ne prend pas en charge la configuration du gestionnaire de messagerie vers les tâches. Vous ne pouvez pas en créer une à l'aide d'une recette IFTTT non plus, car il n'y a pas de chaîne Garder Google sur IFTTT..
@ mattar12 pas de Google Keep Channel pour le moment: http://t.co/Lx7SsIAhRl
- IFTTT (@IFTTT) 19 août 2013
3. Conservez le secret des adresses électroniques uniques générées par votre application de gestion des tâches, sauf si vous souhaitez autoriser quelqu'un à envoyer des tâches à vos listes de tâches..
4. Il est normal que les tâches envoyées par courrier électronique prennent un certain temps à s'afficher dans votre gestionnaire de tâches..
5. De nombreuses applications de messagerie sur Android et iOS proposent des intégrations avec des applications de liste de tâches. Vous voudrez peut-être vérifier si une intégration est disponible pour la liste déroulante de gestionnaires de tâches de messagerie que vous utilisez..
6. En fonction de l'application de la liste de tâches que vous utilisez, vous pourrez même récupérer des tâches par courrier électronique. Visitez la section Aide ou Assistance de l'application pour voir si elle le permet..
Votre boîte de réception en tant que liste de tâches à faire: pas si mal que vous le pensez
Les courriels ne concernent pas toujours la correspondance. Très souvent, ils discutent, attribuent et effectuent un suivi des tâches. Vous ne pouvez pas empêcher ces e-mails de type tâche de se retrouver dans votre boîte de réception, mais vous pouvez les transformer en tâches pour mieux les gérer. C'est un excellent moyen de ne jamais oublier une tâche. Assurez-vous de ne jamais oublier une tâche. Assurez-vous de ne jamais oublier une tâche. Vous êtes une personne organisée. Vous ajoutez toujours des événements à venir à votre calendrier et vous disposez d'un système d'étiquetage correct dans Gmail. Mais vous avez besoin d'automatisation pour les inclure dans votre liste de tâches. Lisez à nouveau simplement parce que vous avez oublié ou égaré un email..
Quelle application de gestion des tâches utilisez-vous? Permet-il une intégration facile avec le courrier électronique et en tirez-vous parti? Nous aimerions savoir si vous êtes heureux d'utiliser le courrier électronique pour gérer votre liste de tâches..
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