7 astuces sur l'efficacité des e-mails pour obtenir davantage d'e-mails plus rapidement

La vie tourne autour de la communication et littéralement rien ne s'accomplit sans elle. Le courrier électronique est un outil de communication destiné à vous simplifier la vie. Au lieu d'avoir à taper une lettre ou à intercepter quelqu'un au téléphone ou en personne, vous pouvez taper rapidement quelques lignes et être au-dessus.

Mais le courrier électronique peut aussi constituer un important gouffre temporel. Cela se produit généralement quand il est utilisé de manière inappropriée. De nombreuses personnes vous envoient des courriels dont vous n’avez pas besoin, avec des lignes de sujet ne reflétant pas le contenu et en plus de mots que nécessaire. Mais cela peut aussi être de votre faute, par exemple si vous ne traitez pas correctement vos emails ou utilisez votre boîte de réception comme une liste de tâches ou de lectures. Le fait est que vous pouvez traiter vos courriels plus rapidement en améliorant vos habitudes et en adoptant de manière rigoureuse quelques conseils clés sur l'efficacité des courriels..

Horaire Email Heure

Si vous craignez de consulter vos courriels ou si vous passez régulièrement trop de temps à nettoyer votre boîte de réception, essayez de respecter un calendrier. Certaines personnes recommandent de faire des emails deux fois par jour pendant un certain temps. La planification du temps est intelligente car elle crée le laps de temps et l’espace nécessaires pour se concentrer sur l’exécution de la tâche. De plus, vous saurez combien de temps vous passez vraiment avec les emails.

Vérifier les courriels seulement deux fois par jour ne fonctionne pas pour tout le monde. Si vous avez besoin de rester au courant des choses et de vérifier vos courriels plusieurs fois par jour, accordez-vous quelques minutes toutes les heures, en plus de vérifier et de traiter les courriels le matin et le soir. Ces brefs sprints permettent de répondre à des courriels urgents ou à un courrier électronique dont vous avez d’abord eu besoin pour récupérer des informations..

L'idée est de…

• créer une limite de temps en programmant l'heure de messagerie,
• avoir l'ambition de rester dans cette limite,
• devenir plus rapide, et
• libérer progressivement du temps sur votre horaire.

Cet état d'esprit vous aide à vous concentrer et à devenir plus efficace. Combinez cela avec tous les autres conseils sur l'efficacité des courriels présentés dans cet article et vous ferez vite passer vos courriels comme jamais auparavant..

Traiter chaque email que vous ouvrez

Chaque email que vous ouvrez nécessite que vous agissiez d'une manière ou d'une autre. Faire cela immédiatement fait gagner du temps, car vous n'aurez plus à traiter cet email. Vous effacerez également votre boîte de réception au moins une fois par jour, ce qui libérera.

Pour chaque email que vous ouvrez, agissez immédiatement si possible ou planifiez une tâche si nécessaire, puis archivez ou supprimez l'email. Agir immédiatement peut signifier que vous répondez rapidement, effectuez un bref appel téléphonique, transférez des dates à votre calendrier, ajoutez des tâches à votre liste de tâches, archivez des e-mails ou tout contenu à lire ultérieurement. Chaque fois que vous n'êtes pas en mesure de répondre ou d'agir immédiatement, rédigez une réponse et programmez une tâche pour traiter tout ce que vous devez faire. Dans tous les cas, sortez tous les emails de votre boîte de réception.

Notez que dans Gmail, chaque courrier électronique a une URL unique. Saviez-vous que vous pouvez mettre en signet des messages Gmail spécifiques? Voici comment et pourquoi saviez-vous que vous pouvez mettre en signet des messages Gmail spécifiques? Voici comment et pourquoi De nombreux arguments ont été avancés pour expliquer pourquoi Gmail est un client de messagerie Web ingénieux. Maintenant, même s'il est presque trivial de trouver des courriels dans Gmail, savoir que vous pouvez les trouver ne signifie pas que vous allez… Lire la suite. Maintenant, n'utilisez pas cela pour marquer vos emails! Ajoutez plutôt le lien à la tâche correspondante dans votre liste de tâches ou votre entrée d’agenda. C'est beaucoup mieux que de garder une trace de ces emails dans votre boîte de réception.

Pour profiter au maximum de votre temps…

• agir sur chaque email que vous ouvrez,
• transférer des tâches et des dates sur votre liste de tâches ou votre calendrier et
• ajouter des URL de messagerie pour référence,
• répondre immédiatement si possible,
• rédiger une réponse si nécessaire,
• archiver ou supprimer chaque email que vous avez ouvert et,
• traiter le dossier des brouillons et la liste des tâches une fois par jour.

Filtrer et étiqueter les courriels

Beaucoup de gens gardent leurs courriels dans leur boîte de réception car ils ne connaissent pas de meilleur moyen de les suivre. Cela contribue à l'encombrement et, avec le temps, rend plus difficile la recherche d'objets. Dans Gmail, vous pouvez facilement retrouver tous les e-mails à l'aide de la puissante fonction de recherche. 5 Opérateurs de recherche Gmail avancés à connaître 5 Opérateurs de recherche Gmail avancés à connaître Gmail est un client de messagerie Web ingénieux doté de nombreuses fonctionnalités impressionnantes. En tant que service Google, l’un de ses atouts est évidemment le moteur de recherche. Et c'est exactement comme cela que Google a révolutionné le courrier électronique. Dans Gmail, vous n'avez pas vraiment… Lire la suite. Vous pouvez également étiqueter les courriels pour les retrouver rapidement si vous devez les conserver dans votre boîte de réception ou les trier dans des dossiers pour les récupérer plus tard..

Plutôt que de trier manuellement les e-mails, vous pouvez configurer des filtres pour traiter automatiquement les e-mails que vous recevez régulièrement. 5 Filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception. 5 Filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception. Quels filtres chaque personne devrait-elle avoir dans son arsenal? que leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis ici pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres, ou… En savoir plus, y compris les notifications, les abonnements, les résumés, mais aussi les courriels de personnes spécifiques. Au lieu de définir un nouveau filtre pour chaque source individuelle, créez un alias de messagerie Divide & Conquer votre messagerie avec la puissance de Gmail Alias ​​Divide & conquer votre messagerie avec la puissance de Gmail Alias tout sur les dossiers, les balises, les filtres, les marques de priorité et autres choses du même genre. Aucun de ceux-ci ne soit mauvais - en fait, la plupart des… Lisez Plus pour les types de courriels (notifications de forum ou abonnements à des newsletters, par exemple) et filtrez les courriels en fonction de l'adresse e-mail à laquelle ils ont été envoyés. En dirigeant ces e-mails vers leur propre dossier dédié, ils ne seront jamais bouchés par votre boîte de réception, vous ne perdrez pas de temps à les traiter et vous pouvez toujours les lire chaque fois que vous en avez le temps..

Le meilleur moyen de gérer vos emails est de…

• apprendre à rechercher votre email,
• étiquette et
• trier les emails,
• idéalement avec des filtres automatisés dans la mesure du possible, et
• faites-les contourner votre boîte de réception si vous n'avez jamais besoin de les traiter immédiatement.

Réduire le courrier électronique entrant

Lorsque vous commencez à vider votre boîte de réception quotidiennement, vous remarquerez les courriels dont vous n’avez pas besoin. Au lieu de mettre en place des filtres pour les emails, vous ne voulez pas vraiment recevoir ou vous n’aurez jamais le temps de lire, d’agir. Cela peut signifier que vous vous désabonnez d'un bulletin d'information que vous ne lisez jamais, que vous demandez à un ami de ne plus vous envoyer de dessins animés ou que vous demandez à un collègue de ne vous CC que sur des courriels importants..

En bref, adressez les courriels inutiles, désabonnez-vous rigoureusement et filtrez à la corbeille si nécessaire.

Donnez l'exemple: gardez vos propres emails clairs et concis

Il faut du temps pour composer un email élaboré. Et il faut du temps pour le lire et le traiter. Gagnez du temps et économisez du temps et apprenez à garder vos courriels clairs et brefs.

Cela commence par une bonne ligne d'objet. Assurez-vous qu'il reflète clairement le contenu de votre email. Cela devient plus facile si vous vous en tenez à un seul sujet par courrier électronique. Enfin, maintenez votre email brève. Je ne recommanderais pas une politique en une phrase, mais les courriels au travail quotidien devraient être brefs. Réfléchissez et extrayez l'essence de ce que vous voulez communiquer avant de l'envoyer.

Vos destinataires adoreront vos emails s'ils contiennent…

• une ligne d'objet claire,
• un sujet par email,
• idées clés exprimées clairement dans
• pas plus de 1-5 phrases.

Utiliser des réponses prédéfinies

Si vous recevez beaucoup d'e-mails qui nécessitent plus ou moins une seule et même réponse, créez un modèle et configurez une réponse prédéfinie. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et est très facile à faire avec Gmail. Nous avons consacré un article entier sur la façon d'envoyer plus rapidement et mieux des messages électroniques avec des réponses préenregistrées. Envoyer des messages électroniques plus rapidement et plus efficacement avec des réponses préenregistrées. Envoyer des messages électroniques plus rapidement et mieux avec des réponses préenregistrées. Vous n'avez pas le temps de préparer votre déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pensez… Lire la suite .

Utiliser les raccourcis clavier

La plupart des programmes de messagerie proposent des raccourcis clavier. Gmail, par exemple, dispose de raccourcis pour répondre (a), supprimer (SHIFT + 3) ou archiver un courrier électronique (a). Nous avons compilé ici un résumé PDF des raccourcis utiles pour Gmail. Notez que vous devrez peut-être activer les raccourcis clavier. Passez quelques minutes à apprendre les raccourcis clavier pour le client de messagerie de votre choix et vous traiterez vos courriers beaucoup plus rapidement chaque jour..

Voici d'autres astuces sur l'efficacité des e-mails pour vous aider à mieux utiliser l'e-mail. 10 conseils pour vous aider à envoyer des e-mails plus efficacement 10 astuces pour vous aider à envoyer des e-mails plus efficacement Le meilleur conseil que j'ai entendu à propos de la productivité des e-mails et des e-mails est de ne pas répondre aux e-mails à la première heure le matin. C’est un peu paradoxal, mais c’est vrai que le courrier électronique et la productivité ne sont pas au rendez-vous… Read More .

Conclusion

Le courrier électronique est un outil de communication qui devrait vous servir et non contrôler votre vie. Indiquez clairement ce que vous voulez réaliser avec cet outil de communication, comment vous voulez utiliser votre temps, et automatisez ou supprimez tout ce qui vous sépare et traitant rapidement votre courrier électronique. Si c'est bien fait, effacer votre boîte de réception n'a pas besoin de prendre beaucoup de temps. Et une fois que vous avez une bonne routine, ne vous inquiétez pas de ne pas vérifier vos courriels pendant quelques heures ou un jour car vous faites un travail plus important. Vous saurez que votre routine vous permettra de parcourir une boîte de réception inondée en un rien de temps.

Avez-vous des conseils de traitement de courrier électronique que j'ai manqués?

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