7 utilisations différentes de Google Drive avec Gmail

Internet donne aux gens les outils nécessaires pour être plus productifs, mais que faites-vous lorsque le nombre de ces outils complique réellement les choses? La réponse est de les intégrer.

Exemple, les outils Google. Google vous fournit tellement de ressources et d'applications gratuites qu'il est difficile de comprendre comment elles restent en affaires. Pourtant, un nombre incalculable de personnes utilisent aujourd'hui des services tels que Gmail et Google Drive pour soutenir leur activité, leurs études ou tout autre besoin de productivité optimisé par Google Drive. Vous devriez utiliser aujourd'hui Le problème avec l'argent, c'est que si vous ne le gérez pas, vous vous retrouvez sans cet argent. Des outils de gestion de l’argent utiles pour vous aider à démarrer directement dans votre compte Google Drive. Lire plus que vous pouvez penser.

Le problème est que, lorsque vous avez tant d’endroits où stocker des objets, il peut être difficile de vous rappeler où vous avez stocké certaines informations. Il peut être déroutant de savoir quel outil utiliser pour différents besoins.

Heureusement, Gmail et Google Drive peuvent être intégrés de différentes manières. Ils constituent en quelque sorte un outil unique sans lequel vous ne pourrez plus vivre..

Recherche d'informations

L'une des premières choses que les gens rencontrent généralement lorsqu'ils commencent à utiliser de nombreux services en ligne est de savoir où ils se trouvent. Une solution simple consiste à associer votre recherche Gmail à Gmail et à GDrive. Pour activer cette fonctionnalité, accédez simplement à vos paramètres Gmail, cliquez sur le bouton “Des laboratoires” lien de menu et activer le “Recherche d'applications” fonctionnalité.

Une fois que vous avez activé cette fonctionnalité, une recherche dans le champ de recherche Gmail renvoie les résultats de votre compte Google Drive au bas de la liste déroulante de recherche..

Une fois la recherche effectuée, les résultats de Google Drive sont séparés dans une section située juste en dessous des résultats de recherche Gmail..

Comme vous pouvez l'imaginer, le fait de pouvoir rechercher vos documents à partir d'un seul champ de recherche simplifie considérablement le processus de recherche des informations importantes..

Envoyer en un clic à Google Drive

Si vous êtes pressé, vous pouvez également enregistrer les clics en envoyant directement toutes les pièces jointes importantes dans Gmail sur votre Google Drive. Qui veut télécharger, enregistrer, se connecter à GDrive, puis télécharger le fichier? Quelle douleur, droite?

Faites-le en un clic. Faites défiler l'écran vers le bas de l'email où la pièce jointe est affichée, puis déplacez la souris sur l'icône de la pièce jointe..

Vous verrez la petite icône blanche de Google Drive à côté de l'icône de téléchargement. Cliquez sur cette icône pour que Gmail transfère automatiquement la pièce jointe sur votre compte Google Drive..

Ensuite, une liste déroulante vous permet de déplacer le fichier instantanément vers l'un de vos sous-répertoires dans Google Drive..

Joindre des fichiers Google Drive

Qu'en est-il de l'inverse? Et si vous souhaitez joindre l'un de vos fichiers Google Drive à un courrier électronique? Eh bien, vous serez heureux de savoir que c'est tout aussi facile. Lorsque vous composez un nouvel e-mail dans Gmail, passez simplement votre souris sur l'icône Google Drive, à proximité du symbole bleu. “Envoyer” bouton.

Cela fera apparaître une fenêtre dans laquelle vous pourrez sélectionner un ou plusieurs fichiers de votre compte Google Drive à joindre à votre courrier électronique..

Un ou deux clics seulement et le fichier est transféré directement dans l'email que vous composez. Facile à droite?

Être informé des modifications de Google Drive

Restez au courant lorsque vous collaborez avec une équipe utilisant Google Drive. Par exemple, lorsque vous travaillez sur des feuilles de calcul partagées, il est important d'être alerté lorsque d'autres personnes modifient les feuilles. Vous pouvez configurer ces notifications sur la feuille de calcul Google Drive..

Ouvrez la feuille de calcul et cliquez sur “Outils” dans le menu, puis sélectionnez “Règles de notification… ”

Vous pouvez configurer les règles de notification pour envoyer un courrier électronique lorsque des modifications sont apportées à une partie de la feuille de calcul, des feuilles individuelles, des cellules individuelles sont modifiées, la feuille est partagée avec quelqu'un ou une personne soumet des données à partir d'un formulaire..

Configurez-le comme un moyen pour votre personnel de renseigner des informations ou de fournir une forme de feedback. Vous n'aurez ainsi plus à vous soucier de vérifier ce document de temps en temps pour trouver les mises à jour. Au lieu de cela, vous serez automatiquement averti chaque fois que quelqu'un le mettra à jour - moins de soucis et cela vous libérera l'esprit, vous permettant ainsi de faire plus de travail..

Programmer des e-mails avec Google Sheet

Si vous avez des e-mails hebdomadaires ou mensuels que vous envoyez à votre équipe ou à votre responsable, pourquoi ne pas créer une collection de ces messages dans une feuille Google et les envoyer dans les délais impartis sans avoir à vous rappeler de les envoyer? Je sais, la science fiction limite, non? Ce n'est pas si difficile de planifier vos e-mails. Right Inbox: planifier l'envoi d'e-mails pour l'envoi ultérieur dans Gmail Right Inbox: planifier la création d'e-mails pour l'envoi ultérieur dans Gmail Lire plus cette façon.

Une feuille de travail Gmail Scheduler pré-établie est fournie gracieusement par Amit Agarwal de Digital Inspiration. Vous pouvez accéder à sa feuille gratuite de planificateur Gmail et en créer une copie dans votre propre compte GDrive. La première chose à faire est d'aller dans le menu Planificateur Gmail et d'autoriser la feuille à accéder à votre compte Gmail..

Ensuite, vous devrez créer un brouillon du message que vous souhaitez programmer dans Gmail (commencez tout juste à écrire un email et lorsque vous avez terminé, fermez l'email sans l'envoyer). Une fois que vous choisissez le “Récupérer des messages” l’option du menu Planificateur Gmail, elle importera tous vos brouillons dans cette feuille de calcul. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner une date à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé “Heure prévue” colonne.

Une fois que vous choisissez “Programmer des messages” dans le menu Planificateur Gmail, vous verrez le “Prévu” statut affiché dans la colonne Statut.

Un petit défaut de cet outil que vous devriez garder à l'esprit est que si vous avez déjà des emails programmés qui ne sont pas encore sortis et que vous choisissez d'importer de nouveaux brouillons, cela supprimera les dates planifiées des e-mails programmés existants. Il vous faudra replanifier ces courriels avec les nouveaux courriels importés. Pas une affaire énorme, mais quelque chose à garder à l'esprit.

Fusion de courrier Gmail

En parlant de scripts sympas d’Amit, un autre outil remarquable est l’outil de publipostage Gmail qu’il propose également gratuitement..

Tout comme la feuille de planification, vous devez copier la feuille de publipostage sur votre compte Google Drive et l’autoriser à accéder à votre compte Gmail dans le menu Fusion et publipostage. Cliquez simplement sur l'option Étape 1 (Réinitialiser). Ensuite, l'étape 2 vous donne la possibilité d'importer une liste d'adresses e-mail à partir de l'un de vos groupes existants dans vos contacts Google..

Les adresses e-mail apparaîtront sous le “Nom du destinataire” et le “Adresse e-mail du destinataire” colonnes. Ou, au lieu d'importer des groupes, vous pouvez toujours simplement remplir ces colonnes manuellement. De toute façon fonctionne!

Vous pouvez ensuite remplir les champs restants pour constituer votre groupe de courrier électronique. Les champs notables ici incluent le corps du message, ce qui vous permet d'écrire des courriels en texte enrichi HTML dans ce champ. Utilisez n'importe quel outil WYSIWYG pour produire le code HTML de votre courrier électronique (ou écrivez-le manuellement si vous êtes juste qualifié comme ça). Inclure les pièces jointes en ajoutant l'ID du document (à partir de l'URL de Google Drive lorsque vous visualisez le document).

Enfin, cliquez sur “Démarrer le publipostage” Dans le menu Fusion et publipostage, votre courrier électronique en masse est envoyé, avec pièces jointes.

Hébergez votre signature Gmail sur Google Drive

Comment utiliser un badge Facebook comme signature de courrier électronique [Mac] Comment utiliser un badge Facebook comme signature de courrier électronique [Mac] En savoir plus? Vous pouvez également le faire si vous intégrez une image stockée dans un dossier public de votre compte Google Drive à votre signature Gmail. C'est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît.

Tout d’abord, créez un nouveau dossier dans votre compte GDrive appelé “Publique”, et le rendre visible pour le public et l'accès à “Tout le monde peut voir”.

Ensuite, téléchargez le fichier image du logo dans ce répertoire partagé. L'image prendra les mêmes paramètres de partage que le dossier lui-même. Enfin, obtenez l'URL publique de votre image en notant la chaîne d'ID du dossier dans la vue partagée. Ensuite, insérez l'ID et le nom de l'image dans la chaîne d'URL suivante:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

Lorsque vous avez la bonne chaîne, vous devriez pouvoir coller l'URL dans un navigateur et voir l'image dans votre navigateur.

Tapez votre signature, puis placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez incorporer l'image, puis cliquez sur l'icône de l'image. Ensuite, collez l’URL que vous avez construite ci-dessus dans le champ URL de l’image. Viola - votre image de signature s'affichera désormais avec chaque signature électronique.

Les choses deviennent plutôt utiles et transparentes lorsque vous démarrez la connexion à des services Google tels que Gmail et Google Drive, n'est-ce pas? On se demande presque combien d'autres tâches productives vous pouvez faire lorsque vous commencez à intégrer des applications avec Google Drive. Tirer le meilleur parti de Google Drive avec les applications intégrées Tirer le meilleur parti de Google Drive avec les applications intégrées Vous pouvez utiliser Google Drive pour synchroniser des fichiers entre vos ordinateurs. , mais ce n’est que l’une de ses nombreuses fonctionnalités. Google veut que Google Drive soit votre nouveau disque dur en nuage, accessible depuis n'importe quel appareil. To… Lire la suite .

Connaissez-vous d'autres choses intéressantes que vous pouvez faire avec Gmail et Google Drive? S'il vous plaît partager vos propres idées créatives dans la section commentaires ci-dessous. Soyons fous avec Google Drive et Gmail, allons-nous?

En savoir plus sur: Gmail, Google Drive, Fusion et publipostage.