6 façons de garantir offenser, colère et ennui avec chaque email que vous envoyez

Les courriels sont difficiles. Il est vraiment difficile de faire comprendre ce que vous voulez vraiment dire dans un courrier électronique, et la moitié du temps, les gens vous comprendront presque toujours mal. Une grande partie du problème vient du fait que les personnes à qui vous écrivez ne peuvent pas voir votre visage. Ils ne peuvent pas voir le sourire sur votre visage et vous ne pouvez pas voir l'expression sur leur visage - la capacité naturelle de l'homme à comprendre l'émotion dans les mots à travers l'expression du visage est complètement nulle dans un courrier électronique.

Alors, que peut remplacer l'expression du visage et le ton de la voix? Comment faire passer votre message efficacement sans que tous vos amis ou tout le monde au bureau ne vous fassent rire??

L'écrivain Peter Drucker a écrit une fois, “La chose la plus importante dans la communication est d'entendre ce qui n'est pas dit.” Je voudrais aller un peu plus loin que cela et dire que le plus important en envoyant un email est de clarifier juste assez pour que le destinataire ne pas entendre ce qui n'est pas dit. En fait, la plupart des problèmes de communication par courrier électronique sont dus au fait que la personne qui reçoit le courrier électronique interprète toutes sortes de choses terribles que vous avez suggérées, même lorsque vous n'avez écrit qu'une seule ligne..

C'est ce qui mène à la haine et au mécontentement. C'est ce qui construit le ressentiment. C'est pourquoi le type de l'autre côté de la table lors de la réunion du matin vous jette un regard noir, car vous l'aviez copié dans un courrier électronique que vous avez envoyé hier après-midi, et il l'a considéré comme une attaque personnelle..

Fabriquer votre email parfait

Ici, à MUO, nous avons beaucoup couvert l'aspect technique de l'envoi d'e-mails, comme l'envoi anonyme d'e-mails. Comment envoyer des emails entièrement anonymes: 5 méthodes efficaces Comment envoyer des emails complètement anonymes: 5 Méthodes efficaces révélant votre véritable identité. Voici quelques-uns des moyens les plus efficaces pour envoyer et recevoir des courriels anonymes. En savoir plus ou mon courrier électronique sur l'envoi d'e-mails à partir d'Excel Comment envoyer des e-mails à partir d'une feuille de calcul Excel à l'aide de scripts VBA Comment envoyer des e-mails à partir d'une feuille de calcul Excel à l'aide de scripts VBA Notre modèle de code vous aidera à configurer des e-mails automatisés à partir d'Excel à l'aide de Collaboration Data Objects ( CDO) et les scripts VBA. Lire la suite . Mais qu'en est-il du côté émotion du courrier électronique? Qu'en est-il de la manière dont vous écrivez dans vos courriels et de meilleurs moyens de vous présenter dans un message écrit qui n'obtiendra pas tout le monde si coché tout le temps??

Eh bien, ce n’est pas sans beaucoup de douleur et de souffrance que je peux prendre la parole aujourd’hui pour vous dire que je suis maintenant en mesure de vous aider. J'ai commis à peu près toutes les erreurs qui peuvent être commises avec la messagerie électronique, en commençant par les premiers jours de l'université, lorsque j'ai tenté de démarrer une entreprise de marketing à plusieurs niveaux en envoyant une masse de messages à tous les membres du campus. En une journée, mon compte a été fermé pendant 24 heures et un gros et méchant avertissement de l’administrateur du mainframe IBM sur ce qui définit “spamming”.

Ce n’était pas vraiment une leçon d’étiquette en matière d’e-mail, c’était un réveil, le courrier électronique peut vraiment vous causer des problèmes si vous le manipulez mal. Au fil des années, j'ai offensé les gens, je me suis offensé et je me suis lancé dans des batailles épiques de mots brûlés avec des gens. J'aimerais dire que quelqu'un a gagné - mais personne ne gagne jamais. C’est la raison pour laquelle je me tiens ici aujourd’hui, dans l’espoir d’aider les futures légions du public envoyant des e-mails à mieux préparer ces e-mails avant de cliquer sur le bouton d’envoi..

1. Envoi d'un roman

Un de mes premiers péchés coupables quand j'ai commencé à travailler en tant qu'ingénieur était que j'écrivais presque toujours des courriels s'étendant sur trois ou quatre paragraphes. La raison en était non seulement parce que je sais taper assez vite, mais parce que je me sentais toujours comme si je laissais de côté les détails, les gens ne comprendraient pas vraiment de quoi je parlais. Cela peut être vrai dans une certaine mesure - et nous aurons des courriels trop brefs dans une minute - mais il y a quelque chose à dire sur la simplicité.

Lorsque vous écrivez des courriels aussi complexes, vous ne réussissez pas à faire passer votre message de différentes manières. Premièrement, le fait que vous avez écrit tant de choses implique pour la personne que vous avez peu de respect pour son temps, et si vous le faites trop souvent, vous êtes voué à l’énerver. Deuxièmement, bien qu’un courrier électronique de 500 mots organisé en plusieurs paragraphes ait tout son sens pour vous, vous êtes probablement en train de dérouter tout le monde - et de leur donner une migraine.

Si vous êtes un forgeron et avez tendance à écraser, revenez toujours en arrière et commencez à travailler “hacher” ces phrases. Trouvez de nouvelles façons créatives de les raccourcir, ou vous pouvez peut-être les supprimer complètement. Peut-être que vous offrez beaucoup trop d'informations. Dites aux gens ce qu'ils avoir besoin savoir, pas ce que vous voulez qu'ils sachent vous savoir. Tu sais?

2. Envoi d'un email de deux mots

L'infraction opposée au courrier électronique du roman est le courrier électronique d'un ou deux mots qui n'explique rien du tout. C'est comme quand je demande à mes enfants à la table du dîner, “Alors comment était ta journée?” Après un moment, une réponse réticente, “Bien.” Je ne sais pas pourquoi je dérange même, j'appuie. “Qu'as-tu fait, rien d'amusant?” La réponse inévitable, “Non, pas vraiment.”

Honnêtement, je ne comprends pas pourquoi certaines personnes se soucient même d'utiliser le courrier électronique. Si vous avez de la chance, un email de cette personne contiendra une phrase complète. Si vous avez de la malchance, la personne vous demandera de faire quelque chose pour elle, sans vous donner la peine d'expliquer exactement ce qu'elle veut que vous fassiez. C'est un peu comme envoyer un message de détresse à la radio lorsque vous êtes perdu au milieu de la nature et ne pas informer l'équipe de secours de vos coordonnées..

C'est extrêmement frustrant, car les gens doivent lutter pour comprendre de quoi vous parlez. Pire encore, vous risquez de les forcer à perdre du temps à répondre à votre courrier électronique, pour vous demander ensuite de développer un peu plus.

Je soupçonne que la plupart des personnes ayant ce problème écrivent des courriels aussi courts car la dactylographie est un exercice fastidieux. Tout le monde ne peut pas écrire plus de 60 à 70 mots par minute, vous devez donc avoir un peu de sympathie pour ce groupe..

3. Envoi d'un e-mail massif destiné à une personne

Voulez-vous vraiment cocher les gens? Envoyez un courrier électronique massif à tous les membres de votre bureau simplement pour réprimander une seule personne pour quelque chose qu'ils ont mal fait. J'appelle cela la “humiliation publique” email. Habituellement, tout le monde au bureau sait peut-être déjà qu'une personne en particulier a commis une erreur, mais le responsable ne peut pas le laisser tranquille. Ainsi, ils envoient un grand nombre de courriels à tout le monde, expliquant de manière détaillée et insoutenable la raison pour laquelle une action est si mal faite ou la raison pour laquelle cette erreur est si grave..

Je dois admettre que dans certains de mes rôles de direction dans le passé, j'ai glissé dans ce comportement. J'ai vu d'autres de mes collègues le faire aussi. C'est une erreur facile à commettre, car vous voudrez peut-être vous assurer que tous les autres personnes que vous dirigez ne commettent pas la même erreur. La réalité est que si tout le monde le sait déjà, la personne qui a commis l'erreur est humiliée. S'ils ne le savent pas, tout le monde est confus et ne sait pas si vous parlez d'eux.

Faites simple - parlez du problème spécifique avec la personne qui a commis l'erreur. Ensuite, si vous pensez que c'est assez important pour tout le monde, envoyez un avis mais donnez-lui une impression de général. “FYI” envoyé par la haute direction - cela supprime le ton accusateur et le rend moins personnel.

4. Utiliser des adverbes dramatiques

Un autre comportement très courant dans les courriels - généralement de la part de personnes passionnées par leur travail en général ou par un projet spécifique en cours de discussion. Ce comportement est la surutilisation d’adverbes très dramatiques. Des phrases comme, “Ce design est juste horriblement faux” ou “Cette approche est douloureusement vague” sert uniquement à introduire de l'émotion dans la discussion.

Lorsque vous regardez ces phrases sans les adverbes, vous pouvez voir à quel point elles sont plus pragmatiques - et beaucoup moins antagonistes -. Sinon, vous tombez sur un gamin trop dramatique et gâté.

Essayez-le sans les adverbes. Cette conception est fausse. Cette approche est vague.

Cela peut ne pas plaire au destinataire - mais il ne les attaque pas non plus et ne les met pas sur la défensive. C'est plus professionnel, et vous pourriez même vous faire passer pour un adulte mûr, même en cas de désaccord avec quelqu'un.

5. Utilisation excessive de la voix passive

Ce n’est en fait que tard dans ma carrière d’écrivain que j’ai véritablement appris et compris la voix passive. Le problème avec l'apprentissage, c'est que vous commencez à le voir partout. L'une des utilisations les plus courantes de la voix passive est le courrier électronique, car cette voix permet à une personne de se séparer d'une action..

Au lieu de dire, “J'ai conduit le client à l'aéroport”, qui porte la responsabilité directement sur vos épaules, vous pourriez plutôt écrire, “Le client a été emmené à l'aéroport.”

C’est un comportement courant chez les personnes qui craignent de prendre la responsabilité de presque tout, car si quelque chose ne va pas, elles ne veulent pas être blâmées. Ce sont les mêmes personnes qui se plaignent lorsque les preneurs de risques - ceux qui assument la responsabilité de faire avancer les choses - obtiennent une reconnaissance ou des promotions. La vérité est que les gens voient à travers la voix passive dans les courriels. Si vous avez terminé une tâche ou atteint un objectif, n'ayez pas peur de prendre le crédit!

6. vous caresser sur le dos

Curieusement, l'extrême opposé des personnes qui utilisent la voix passive dans le courrier électronique tout le temps, ce sont les personnes qui écrivent presque toujours à propos de tout à la première personne. En lisant leurs courriels, on pourrait penser qu’un projet n’est pas un effort collectif, c’est un accomplissement personnel. Vous penseriez que la personne qui envoie le courrier électronique a fait tout le travail!

Comment reconnaissez-vous ces emails? Compter les occurrences du mot “je”.

En lisant un courriel de ce type de personne, il est clair qu'ils sentent que le monde entier tourne autour d'eux et que tout le monde devrait leur faire des félicitations constantes pour tout le travail qu'ils ont accompli à eux seuls. Ces courriels laissent invariablement leurs coéquipiers déprimés et complètement méconnus. Cette approche est la voie rapide vers la colère et l'isolement de vos pairs.

Je suis sûr qu'il y a beaucoup d'autres types de courriels qui agacent et offensent vraiment les gens. Je parie que vous avez aussi votre propre liste! Quelles sortes d'e-mails vous ont vraiment déclenché? Quels types sont vos bêtes noires? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous.

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