5 paramètres Google Sheets essentiels pour le travail d'équipe

Des services tels que Google Docs et Google Sheets ont pris d'assaut les natifs numériques et sont utilisés dans le monde entier pour collaborer à des projets scolaires et professionnels..

Google Sheets est l'équivalent en ligne d'Excel Excel par rapport à Google Sheets: lequel vous convient le mieux? Excel vs Google Sheets: lequel est le meilleur pour vous? Avez-vous vraiment besoin d'Excel? Les solutions de bureau et en ligne ont leurs avantages. Si vous avez des difficultés à choisir entre Excel et Google Sheets pour gérer vos feuilles de calcul, laissez-nous vous aider à prendre une décision. Lisez plus et ce n'est pas le premier outil qui vous vient à l'esprit dans le domaine du travail d'équipe. Mais lorsque vous fournissez des données collectivement, le tableur en tant qu'outil de traitement de l'information devient inévitable..

Cet article décrit les fonctions et fonctionnalités essentielles de Google Sheets pour les projets de groupe. Certains sont universels et peuvent être trouvés dans Excel, d'autres sont propres à Google Sheets et aux options de collaboration qu'il offre..

Les bases

Sujet de la manifestation

Pour démontrer la puissance de Google Sheets, j'utilise un tableur conçu pour évaluer les résultats d'un exercice de dynamique d'équipe. Le but de l'exercice est d'identifier quels membres de l'équipe ont adopté quels rôles au sein de l'équipe, tels que les voient leurs collègues. Si vous souhaitez en savoir plus sur la dynamique d'équipe et les rôles, je vous recommande de vous pencher sur le cadre Belbin..

Configuration de la feuille de calcul et source de données

En bref, j'ai mis en place une feuille pour chaque participant, sur laquelle ils peuvent évaluer tous les autres membres de l'équipe pour chacun des neuf rôles du cadre Belbin. Après avoir créé le premier modèle, je l'ai dupliqué pour créer plusieurs feuilles identiques. Les données sont importées dans une feuille de traitement, qui à son tour envoie les résultats à la feuille maîtresse. Lorsque je parle de feuille, je parle de tablettes dans un seul document de feuille de calcul. Outre la note moyenne attribuée à chaque membre de l'équipe et à chaque rôle, la feuille maîtresse indique également les rôles couverts par l'équipe et ceux manquant ou sous-représentés..

Pour créer un ensemble de données aléatoire pour cette démonstration, j'ai utilisé Random Generator, l'un des nombreux modules complémentaires utiles de Google Drive. 5 modules complémentaires de Google Drive que vous devez utiliser 5 modules complémentaires de Google Drive nécessaires pour utiliser Google Documents et Google. Les tableurs sont des services gratuits incroyables, mais lorsque vous incluez certains des modules énumérés ici, ils peuvent insuffler une nouvelle vie à ces outils. Lire la suite .

J'ai mis en surbrillance les cellules que j'avais besoin de remplir, configurer l'add-on pour l'insérer Entier numéros de 0 à 3 (les options de classement pour notre test), décochez la case pour Valeurs uniques, et cliqué produire. J'ai répété le processus pour toutes les fiches de données individuelles. Étant donné que les membres de l'équipe ne sont pas censés évaluer eux-mêmes, je suis entré et j'ai supprimé les points de données aléatoires respectifs de chaque feuille, créant ainsi une ligne vide.

Outre la saisie de nombres entiers, vous pouvez également utiliser le générateur aléatoire pour ajouter des valeurs booléennes. Améliorez la recherche avec les moteurs de recherche: Boolean La logique de recherche expliquée Devenez meilleur pour la recherche de moteurs: Booléenne La logique de recherche expliquée Il ne prend que les milliers de serveurs de Google une demi-seconde pour interroger environ 50 milliards de pages indexées, il ne faut que beaucoup plus de temps pour numériser uniquement la première page des résultats de recherche. En plus de cela,… Lire la suite, dates, listes personnalisées et chaînes.

Comment trouver les formules dont vous avez besoin

Notez que chaque fois que vous commencez à taper une formule, c'est-à-dire un signe égal suivi d'au moins une lettre, la suggestion automatique s'ouvrira avec les fonctions disponibles. Survolez les fonctions suggérées pour voir ce qu'elles sont conçues pour faire..

Vous pouvez consulter toutes les formules de la liste des fonctions de Google ou en examiner quelques-unes de base en suivant le cours Création de formules simples à l'adresse GCFLearnFree.org..

Faites que Google Sheets travaille pour vous

Importer des données à partir d'autres feuilles Google

Si vous disposez d'une autorisation d'affichage, vous pouvez importer des données à partir de n'importe quelle feuille Google. Procédure d'importation de données depuis d'autres feuilles de calcul Google Procédure d'importation de données depuis d'autres feuilles de calcul Google La plupart des utilisateurs n'utilisent qu'une petite fraction du potentiel de Google Spreadsheet. Savez-vous comment obtenir des informations d'un tableur Google dans un autre? Voici une fonction de cellule pour faire le travail. Lisez Plus, qu'il s'agisse d'un autre onglet dans votre feuille actuelle ou d'un tout autre document de feuille de calcul. Vous pouvez importer des cellules uniques ou des colonnes et / ou des lignes entières. la formule de base est la même:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID fait référence à la chaîne de lettres trouvée entre deux barres obliques dans l'URL du document, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. La chaîne peut être assez longue.

TAB_NAME fait référence au nom de la feuille individuelle dans un document. Assurez-vous de faire quelque chose de simple, idéalement sans espaces. Si le nom de l'onglet contient des espaces, utilisez des guillemets simples pour le renvoyer. Il est séparé de CELL_OR_RANGE par un point d'exclamation. CELL_OR_RANGE peut faire référence à une seule cellule, quelque chose comme B4, ou à une plage de cellules, quelque chose comme B: B pour copier une colonne entière, B4: J4 pour copier à partir d'une seule ligne ou B4: J15 pour copier sur plusieurs lignes et colonnes..

Ajoutez la formule à la première cellule de votre choix “gamme d'importation” et il remplira automatiquement toutes les cellules demandées à droite et / ou en dessous. Bien que lorsque vous essayez pour la première fois de faire cela, vous pourriez obtenir un # REF! erreur, comme indiqué ci-dessous. Cliquez simplement Permettre l'accès pour que l'importation continue.

Si vous référencez des données à partir du même classeur, une formule simplifiée devrait fonctionner, bien que pour moi cela ne fonctionne qu'avec des cellules uniques:

= TAB_NAME! CELL

Compter les points de données et calculer les moyennes

Pour calculer la note moyenne de chaque membre de l'équipe, j'ai importé leurs notes de toutes les feuilles individuelles dans une feuille de traitement à l'aide de la formule décrite ci-dessus. En d’autres termes, pour chaque membre de l’équipe, j’ai 11 lignes de données, avec au moins une ligne vide, car personne ne se note. Je devais également tenir compte du fait que si moins de 11 participants se présentaient à l'exercice, plus d'une ligne serait vide, ce qui compliquerait le calcul de la moyenne. Voici comment j'ai résolu ça.

Pour calculer la moyenne, j'ai simplement ajouté le total de toutes les évaluations individuelles. Voici la formule pour cela:

= SOMME (DEBUT: FIN)

START fait référence à la première cellule, par ex. B5 et FIN désignent la dernière cellule à inclure, par exemple: B15.

Pour déterminer le nombre de points de données, j'ai utilisé la formule COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Je savais que les cotes allaient de 0 à 3. Une cellule contenant autre chose que l'un de ces nombres, qui sont tous inférieurs à 4, idéalement une cellule vide, n'a pas besoin d'être comptée. Par conséquent, le résultat de ce compte sera égal au nombre de points de données soumis.

Ensuite, j'ai combiné les deux formules en une fonction imbriquée, c'est-à-dire DIVISER ma somme avec le résultat COUNTIF et calculer ainsi la moyenne dans une seule cellule:

= DIVIDE ((SOMME (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))

Il est bon de garder à l'esprit que la fonction à l'intérieur des parenthèses sera traitée en premier.

Notez que les parenthèses ou les guillemets manquants constituent la source d'erreur la plus courante pour les feuilles de calcul. De plus, si vous utilisez un formatage numérique européen, où les virgules sont utilisées pour séparer les décimales plutôt que les points, vous pourriez rencontrer des problèmes avec la virgule utilisée pour séparer les valeurs dans votre formule; essayez d'utiliser un point-virgule à la place.

J'ai encore utilisé cette formule pour compter le nombre de personnes occupant des rôles spécifiques au sein de notre équipe. Dans ce cas j'ai utilisé “> 1”, puisque les notes supérieures à 1, c'est-à-dire 2 ou 3, indiquent que la compétence est appliquée.

Vous pouvez utiliser le didacticiel Mini Excel de la formule COUNTIF: Utilisation du comptage avancé et de l'ajout de fonctions dans Excel Didacticiel Mini Excel: Utilisation du comptage avancé et de l'ajout de fonctions dans Excel Le comptage et l'ajout de formules peuvent sembler banals par rapport à des formules Excel avancées. Mais ils peuvent vous aider à gagner beaucoup de temps lorsque vous devez collecter des informations sur les données de votre feuille de calcul. Lisez-en plus sur de nombreuses opérations avancées, comme indiqué dans un article séparé. De même, si vous avez besoin de trouver des informations spécifiques dans une feuille de calcul, vous pouvez utiliser les fonctions de recherche universelles. 4 Fonctions de recherche Excel pour une recherche efficace des feuilles de calcul 4 Fonctions de recherche Excel pour une recherche efficace des feuilles de calcul loin. Soyez intelligent et laissez les formules faire le travail difficile. Les formules de recherche gagnent du temps et sont faciles à appliquer. Lire la suite . Enfin, si vous souhaitez en savoir plus sur le formatage conditionnel, la combinaison de données provenant de différentes cellules ou l'importation de données externes, je vous recommande notre article sur les fonctions utiles de Google Sheets. Performances étonnantes avec ces fonctions utiles du tableur Google Performances incroyables avec ces fonctions utiles du tableur Google I J'ai honte d'admettre que j'ai récemment décidé de commencer à expérimenter avec Google Spreadsheets. Ce que j'ai découvert, c'est que quel que soit l'attrait ou la puissance qu'excelait pour moi, en raison des choses étonnantes… Read More .

Cacher et protéger les feuilles

Pour aider mon équipe à se concentrer sur les données importantes, j'ai choisi de masquer la feuille de traitement. Pour ce faire, cliquez sur la flèche située à côté du nom de la feuille pour développer le menu, puis sélectionnez Masquer la feuille. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez afficher une feuille masquée en allant à Affichage> Feuilles cachées et en sélectionnant à nouveau la feuille que vous souhaitez afficher.

Pour empêcher les utilisateurs de gâcher accidentellement des formules complexes ou de modifier des données, vous pouvez également choisir Protéger la feuille… option du menu ci-dessus. Cela vous donnera la possibilité de protéger un Intervalle de cellules ou un tout Drap. Si vous allez avec ce dernier, vous pouvez Sauf certaines cellules. Dans les deux cas, vous pouvez Définir les autorisations et Restreindre qui peut éditer cette plage, permettant essentiellement à des utilisateurs sélectionnés d’effectuer des éditions Afficher un avertissement lors de la modification de cette plage.

Configurer les notifications pour être averti des modifications

Lorsque vous publiez un document pour une collaboration de groupe asynchrone, c'est une bonne idée de vérifier de temps en temps et de voir ce que tous les autres ont fait. Ou configurez des notifications pour que vous sachiez exactement ce qui se passe quand.

Aller à Outils> Règles de notification… et choisissez votre routine préférée. Vous pouvez être averti chaque fois Toutes les modifications sont apportées ou lorsque Un utilisateur soumet un formulaire et vous pouvez être averti par e-mail d'un digestion quotidienne ou tout de suite.

Étant donné que Google Sheets prend en charge les commentaires, vous pouvez également recevoir des notifications concernant les commentaires ou les réponses. Cliquez sur commentaires en haut à droite, développez le Les notifications menu et sélectionnez votre préférence.

Pour faire un commentaire, d'abord mettre en évidence les cellules vous souhaitez commenter, puis allez à Commentaires> Commenter.

Utiliser l'historique des révisions pour restaurer les versions de documents

Parfois, il se produit des choses non intentionnelles ou vous souhaitez peut-être réutiliser une feuille et la transformer en modèle 10 modèles de tableur étonnamment utiles pour organiser votre vie 10 modèles de tableur incroyablement utiles pour organiser votre vie délais, achats oubliés et engagements reniés? On dirait que vous devez vous organiser. En savoir plus, ce qui signifie que vous devez effacer toutes les données entrées entre-temps. C'est à ce moment que l'historique de révision devient pratique. Vous pouvez y accéder via Fichier> Voir l'historique de révision ou avec le raccourci clavier CTRL + ALT + MAJ + G.

Dans un premier temps, cette liste répertorie les modifications clés ainsi que l'historique du document, ainsi que la date, l'heure et le nom d'utilisateur de la personne qui a modifié le document. Pour voir chaque étape, cliquez sur Afficher les révisions plus détaillées tout en bas de la liste. Lorsque vous avez trouvé l'état dans lequel vous souhaitez voir le document, cliquez sur Restaurer cette révision.

Faites plus avec Google Sheets

Ce ne sont pas seulement ses fonctionnalités de collaboration qui font de Google Sheets un outil beaucoup plus polyvalent qu'Excel. En combinaison avec d'autres outils Google, vous pouvez créer des opérations complexes. Par exemple, vous pouvez combiner Google Sheets avec Google Forms pour configurer un questionnaire d'auto-évaluation. Comment utiliser Google Forms pour créer votre propre questionnaire d'auto-évaluation. Comment utiliser Google Forms pour créer votre propre questionnaire d'auto-évaluation. Êtes-vous enseignant ou entraîneur? Quelqu'un impliqué dans un processus d'embauche? Avez-vous besoin de vérifier en quelque sorte que d'autres personnes possèdent les compétences ou les connaissances que vous attendez d'elles? Eh bien, vous allez… Lisez Plus ou avec Google Analytics pour générer un rapport automatisé. Comment créer un rapport de feuille de calcul Google automatisé à partir de données Analytics Comment créer un rapport de feuille de calcul Google automatisé à partir de données d’analyse En savoir plus La limite, c'est votre imagination.

Que faites-vous avec Google Sheets et quelles formules, Les scripts Google Sheets augmentent la productivité grâce à ces excellents scripts Google Tableur Augmentez la productivité grâce à ces excellents scripts Google Tableur Si vous utilisez un tableur pour traiter des données, des scripts personnalisés peuvent être la clé principale. Commencez à rouler avec ces excellents scripts Google Spreadsheet et utilisez vos données de manière nouvelle. Lire la suite , ou des compléments ne pourraient pas vivre sans?

En savoir plus sur: les outils de collaboration, Google Drive, Spreadsheet.