4 filtres Smart Gmail qui vous aident à gérer trop de courriers électroniques

Ne pas utiliser le courrier électronique 4 Personnes influentes qui n'utilisent pas le courrier électronique (et pourquoi) 4 Personnes influentes qui n'utilisent pas le courrier électronique (et pourquoi) Il est difficile d'imaginer une vie sans courrier électronique, mais certaines personnes choisissent de ne plus l'utiliser. Cela inclut les sénateurs américains et les cinéastes célèbres. Lire plus n'est pas une option pour beaucoup d'entre nous. Donc, meilleure gestion des e-mails c'est!

Désencombrer et organiser votre boîte de réception Gmail 10 Tweaks Gmail sous-utilisés à ajouter à votre workflow aujourd'hui 10 Tweaks Gmail sous-utilisés à ajouter à votre workflow aujourd'hui Gmail existe depuis si longtemps. Mais certaines fonctionnalités de Gmail nous surprennent encore. Examinons dix fonctionnalités qui peuvent accélérer la gestion de votre messagerie et votre flux de travail. Lire la suite est une bonne chose, mais cela nécessite toujours votre contribution, votre temps et votre attention. C'estpas toujours idéal, ce qui signifie qu'il est temps de poser les questions suivantes:

• Quelles tâches pouvez-vous déléguer à Gmail??
• Comment éviter de traiter quotidiennement la plupart des emails??
• Comment gardez-vous votre boîte de réception hors de contrôle si vous décidez d'ignorer votre courrier électronique?

La stratégie de messagerie que nous allons explorer aujourd'hui a quelques réponses pour vous. Il s'agit de créer quatre types de filtres de base dans Gmail pour trier vos emails correctement automatiquement. De cette façon, vous pouvez les ignorer la plupart du temps, puis les traiter par lots en toute simplicité, par exemple une fois tous les deux jours..

Comment créer un filtre Gmail

En créant un filtre de messagerie, vous établissez un ensemble de règles qui indiquent à votre boîte de réception comment traiter un e-mail donné..

Pour créer un filtre dans Gmail, cliquez d'abord sur l'icône représentant une roue en-dessous de la photo de votre profil en haut à droite de votre boîte de réception, puis allez à Paramètres> Filtres et adresses bloquées. Ensuite, cliquez sur le Créer un nouveau filtre lien là pour commencer la configuration.

Dans le panneau Créer un filtre (illustré ci-dessous), vous devez spécifier au moins un critère (adresse électronique de l'expéditeur, sujet ou mot-clé, par exemple) pour filtrer les courriers électroniques. Une fois que vous faites cela, cliquez sur le bouton Créer un filtre avec cette recherche lien en bas à droite dans le panneau.

Ceci vous amène au panneau suivant (illustré ci-dessous). Vous pouvez y spécifier ce que vous voulez que Gmail fasse avec les emails correspondant à vos critères de recherche. Vous pouvez choisir de les archiver, les marquer comme lus, les supprimer, les marquer comme étant importants, etc. Cochez toutes les cases appropriées et cliquez sur le bouton Créer un filtre bouton. Et c'est ça!

Remarque: Dans la vue Boîte de réception de Gmail, vous pouvez faire glisser des courriers électroniques entre les onglets et configurer des filtres personnalisés pour les messages entrants..

Voyons maintenant pourquoi vous avez besoin de chacun des quatre filtres promis pour vous aider à mieux gérer votre courrier électronique..

Pour diriger les courriels de tous les domaines sauf un vers un dossier spécifique

Si les courriels professionnels les plus importants que vous recevez ne proviennent que d'un seul domaine, voire de 2 à 3 d'entre eux, créez un filtre pour ne conserver que ces courriels dans votre boîte de réception et transférer le reste dans un dossier séparé..

99,99% du temps, mes emails liés au travail proviennent du domaine makeuseof.com. C'est pourquoi j'ai créé un filtre qui identifie les emails:

• qui sont ne pas de makeuseof.com,
• les oblige à ignorer la boîte de réception, et
• applique l'étiquette Misc (abréviation de Divers) pour eux

Maintenant, lorsque j'ouvre ma boîte de réception MakeUseOf, il n'y a pas de courrier électronique qui ne soit pas pertinent pour mon travail. Comme la fréquence des e-mails a diminué depuis que nous sommes passés à Slack, Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus facile. Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus simple. Les e-mails de groupe peuvent réellement réduire la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie au repos et d'utiliser des services de collaboration tels que Slack, récemment lancé. Lire la suite .

Remarque: Pour exclure les courriels d’un domaine particulier, dans le De/À Dans ce champ, vous aurez besoin d'une syntaxe ressemblant à ceci: -*@makeuseof.com - le moins (-) signe exclut l'adresse e-mail qui la suit. Dans ce cas, il se trouve que tout adresse e-mail du domaine makeuseof.com, comme indiqué par *@makeuseof.com, où * est un caractère générique.

Pour diriger des e-mails à faire vers un “action” Dossier

Si vous recevez trop d'e-mails, il est facile de perdre la trace de ceux sur lesquels vous devez agir. Pour éviter que cela ne se produise, filtrez les e-mails à faire en fonction de l'expéditeur, du sujet ou des mots-clés, puis dirigez-les vers un dossier séparé..

Un type de courrier électronique à faire que je reçois dans ma boîte de réception MakeUseOf est la notification de commentaire qui me dit qu'un de mes articles a reçu un commentaire d'un lecteur. Afin de ne pas oublier de répondre aux commentaires, j'ai mis en place un filtre qui:

• identifie les emails avec le sujet [MakeUseOf] Commentaire:,
• les oblige à ignorer la boîte de réception, et
• applique l'étiquette commentaires pour eux

Ce filtre dirige toutes les notifications de commentaires vers un dossier séparé. Je vérifie ce dossier une fois tous les 2-3 jours et réponds aux commentaires par lots.

Pour supprimer automatiquement des e-mails qui ne s'arrêtent pas

Empêcher le courrier électronique d'atteindre votre boîte de réception est beaucoup mieux que de le traiter une fois qu'il est dans votre boîte de réception. C'est pourquoi je vous recommande d'utiliser librement les boutons de blocage et de désabonnement de Gmail. Gmail ajoute un bouton de blocage, Groupon existe toujours… [Tech News Digest] Gmail ajoute un bouton de blocage, Groupon existe encore ... [Tech News Digest] De plus: Netflix pense à la télévision Comme nous savons qu'il disparaîtra, Samsung espère que vous payerez davantage pour un téléviseur de designer et pour le niveau le plus difficile jamais créé par Mario. Lire la suite . Vous pouvez même vous procurer un outil de désinscription intelligent comme Unroll.me.

Mais comment gérer les emails des listes de diffusion qui ne respectent pas les demandes de désinscription ou des personnes que vous ne pouvez pas bloquer même si vous le souhaitez? Et qu'en est-il des courriels qui se retrouvent dans votre boîte de réception, peu importe combien de fois vous les marquez comme spam? Il y a un moyen de sortir:

• créer un filtre pour identifier les emails en fonction de l'adresse email de l'expéditeur, et
• demandez à Gmail de supprimer ces emails automatiquement

Si vous n'aimez pas effacer des emails sans les regarder, choisissez le Ignorer la boîte de réception (archiver) possibilité d'archiver les emails. Utilisez le Appliquez l'étiquette: option si vous les voulez tous au même endroit.

Remarque: Ne cliquez pas sur le bouton de désinscription ni sur le lien dans les spams. C’est l’une de ces erreurs qui vous rapportent plus de spam Vous avez encore du spam? 4 erreurs d'e-mail à éviter aujourd'hui qui continuent à recevoir du spam? 4 erreurs de messagerie à éviter aujourd'hui Éviter le spam est impossible. Mais il existe des astuces, des astuces et des secrets moins connus qui peuvent vous aider à vous battre contre les courriels suspects. Lire la suite .

Pour marquer tous les courriels comme lus

Dites simplement "non" à la dépendance par courriel.

?? ?vous, avant email
?? ?vous, après seulement un jour de dépendance au courrier électronique
?? ?vous, après des années d'utilisation du courrier électronique

- Fiona Pigott (@notFromShrek) 12 février 2016

Atteindre Inbox Zero n’est pas aussi important que de résister à l’envie de vérifier ses emails toutes les quelques minutes. Ce dernier devient plus facile lorsqu'il n'y a aucun courriel non lu dans votre boîte de réception chaque fois que vous l'ouvrez. Pour ce faire, créez un filtre pour marquer tous les messages entrants comme lus automatiquement..

Lors de l'ajout du filtre, utilisez d'abord votre adresse e-mail dans le champ À champ pour filtrer tous les emails qui lui sont envoyés. Ensuite, utilisez le Marquer comme lu case à cocher pour marquer chaque dernier email comme lu.

Si vous utilisez le même compte Gmail pour gérer les messages d'autres comptes, vous devez également créer des filtres similaires pour ces autres adresses..

Avec cette stratégie, vous allez bientôt perdre votre envie de consulter votre boîte de réception à la recherche de nouveaux messages et préférerez vous en occuper lorsque vous en aurez le temps. Pour moi, c’est le filtre Gmail le plus utile à ce jour..

3 conseils pour éviter les courriels

Déplacer les newsletters vers votre lecteur de flux. Optez pour ne recevoir que quelques privilégiés comme mises à jour par courrier électronique. Pour le reste d'entre eux, visitez chaque archive de newsletter et ajoutez son lien à votre lecteur de flux..

Masquer toutes les étiquettes de la barre latérale en cliquant sur la flèche à côté de chaque étiquette et en sélectionnant Cacher sous Dans la liste des étiquettes: dans la liste déroulante qui apparaît. Ne garder que le lien Boîte de réception visible.

Après avoir créé des filtres basés sur les n ° 1 et n ° 4, votre boîte de réception ne contient que les courriels les plus importants que vous devez affronter, et même ceux qui apparaissent lus. Cela signifie que vous pouvez vous permettre d'ignorer les courriels sous toutes les autres étiquettes et de les traiter une fois tous les 2-3 jours ou même une fois par semaine..

Donc… @nrh m'a montré que vous pouvez masquer les étiquettes non lues dans gmail. Cela a fait plus de merveilles pour ma productivité qu'il ne devrait être raisonnable.

- Marcus Frödin (@marcusf) le 11 juin 2014

Réduire les courriels personnels. C'est facile de le faire si vous êtes actif sur les médias sociaux. Comment suivre les tendances sur les médias sociaux Comment suivre les tendances sur les médias sociaux Les journalistes modernes ont toujours un œil sur les médias sociaux pour voir quelles histoires sont en train de changer et pourquoi. . Voulez-vous suivre les tendances des médias sociaux comme le font les professionnels? Lire la suite . La clé est de déplacer toutes les communications sauf la plus cruciale de votre boîte de réception vers des plates-formes auxquelles vous n'êtes pas aussi accro ou que vous pouvez vous permettre d'ignorer..

Si vous utilisez le courrier électronique pour partager des documents, passez au partage de fichiers et de dossiers via Google Drive. 10 astuces pour gérer les fichiers partagés sur Google Drive 10 astuces pour la gestion de fichiers partagés sur Google Drive Amenez Google Drive au-delà d'un système de stockage de fichiers avec les nombreux trucs et astuces il offre une collaboration en temps réel. Voici dix conseils pour vous aider à gérer vos fichiers sur Google Drive. Lire plus ou tout autre service de stockage / partage dans le cloud. Discutez des documents partagés dans la section Commentaires sur des documents individuels ou via le chat au lieu des messages électroniques. Cela permet de garder une trace des choses sans encombrer votre boîte de réception.

La prochaine meilleure chose à renoncer à l'email

Abandonner le courrier électronique est presque impossible en ces temps. Au moins, avec les bons filtres de courrier électronique en place, vous êtes sûr d'avoir moins de bruit à traiter. Vous savez ce que cela signifie, non? Plus de temps pour d'autres choses dans votre vie!

Avez-vous demandé à Gmail d'esquiver, de dévier et de détruire les e-mails sans vous déranger? Partagez avec nous les types de filtres Gmail que vous utilisez pour réduire le stress des e-mails. 6 astuces simples pour réduire le stress des e-mails 6 astuces simples pour réduire le stress des e-mails Traiter avec des emails est la meilleure partie de ma journée. Dit personne jamais. Vous avez besoin de tous les conseils que vous pouvez avoir pour gérer votre boîte de réception? Nous pouvons vous aider! Lire la suite .

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