3 astuces pour gérer la surcharge de courrier électronique dans Gmail [Show & Tell]

La plupart d'entre nous souffrent d'une surcharge d'information. Être submergé par des courriels privés peut ne pas être un gros problème et ignorer la moitié des courriels est en fait acceptable dans une certaine mesure. Dans la vie professionnelle, cependant, non seulement vous êtes censé trouver des moyens de gérer tous les canaux entrants, mais vous devez également traiter les informations, c’est-à-dire transférer, répondre, discuter, garder la trace et faire le suivi..

À MakeUseOf, nous avons écrit de nombreux articles sur les différentes manières d’utiliser Google Mail et sur la façon de tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité. Mais quelles sont les fonctionnalités et techniques utilisées par les personnes qui reçoivent des centaines de courriels par semaine? Comment pouvons-nous suivre des dizaines de tâches tout en restant au courant des inondations quotidiennes de courrier? Bien que je ne puisse pas parler au nom de mes collègues, je peux certainement parler pour moi-même. J'utilise Google Mail pour gérer les e-mails et la plupart de mes tâches. Avec cet article, j'aimerais partager mes "tours de magie" avec vous..

Filtrage du courrier entrant

Pour moi, une étape clé dans la gestion des inondations a été la mise en place de filtres pour le courrier entrant. Si vous recevez plus de trois ou quatre emails par jour et si vous recevez régulièrement des emails spécifiques, tels que des notifications, des lettres d'informations ou des rappels, je vous recommande fortement de configurer des filtres..

J'ai mis en place plus de 20 filtres, qui trient les messages sous 15 étiquettes de clé (similaires aux dossiers), par exemple pour gérer les notifications de commentaires, les e-mails liés à MakeUseOf Answers, y compris les questions nouvelles et publiées, ou ceux liés à Sound Sunday..

Je reçois beaucoup de courrier que je ne suis pas obligé de lire, du moins pas dans ma boîte de réception, par exemple de nouvelles questions adressées à MakeUseOf Answers. J'aime toujours en avoir une copie dans ma boîte de réception, par exemple pour transmettre une question à un collègue ou y répondre par courrier électronique. Cependant, comme je n'ai pas besoin de lire ces emails, j'ai mis en place un filtre pour les trier et les marquer comme lus.

Ainsi, chaque fois que je vois un chiffre en gras apparaître à côté de l'une de mes étiquettes, je sais que je dois lire du courrier. En fonction de l'étiquette, je la lis immédiatement (par exemple, Boîte de réception) ou je réserve un laps de temps pour lire tous les courriels de cette catégorie (par exemple, les notifications de commentaires)..

Si vous souhaitez en savoir plus sur la configuration des filtres dans Google Mail, je vous recommande l'article 3 Exemples d'utilisation de filtres Gmail pour la productivité 3 Exemples d'utilisation de filtres Gmail pour la productivité 3 Exemples d'utilisation de filtres Gmail pour la productivité En savoir plus. Il contient quelques astuces pour configurer des listes de tâches par courrier électronique, gérer des rappels ou filtrer les événements de l'agenda Google..

Prioriser

Vous avez donc mis en place des filtres pour les emails que vous recevez régulièrement, mais votre boîte de réception a toujours tendance à être pleine de choses moins importantes? Google Mail a une solution pour cela et s'appelle Priority Inbox. Il est facile de configurer sous> Réglages > Boîte de réception. Par défaut, les étiquettes suivantes apparaissent en haut de votre boîte de réception: Messages importants et non lus, Messages favoris et Tout le reste dans votre boîte de réception. Vous pouvez le personnaliser pour y inclure une autre étiquette importante ou modifier ou supprimer l’un des éléments susmentionnés..

Pour une introduction détaillée à la boîte de réception prioritaire, voir l'article La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacon Lire plus .

Garder la trace

Vous pouvez suivre différents courriels en les étiquetant automatiquement ou manuellement. Toutefois, si vous devez marquer manuellement des dizaines de courriels chaque jour, l’étiquetage peut s'avérer fastidieux, car il faut plusieurs clics de souris et un peu de coordination. Ce qui marche beaucoup mieux pour moi, c'est de mettre en vedette des emails.

L'une de mes principales tâches éditoriales consiste à garder une trace des commentaires. Cela inclut tous les commentaires sur MakeUseOf qui doivent être adressés, les commentaires notables en général, les meilleurs commentaires du personnel, les meilleurs commentaires du concours Meilleure réponse de la semaine (Réponses MakeUseOf) et les commentaires gagnants de ce concours. J'ai généralement entre 50 et 100 commentaires marqués à la fois et j'utilise cinq étiquettes différentes pour les différencier. Je peux accéder à tous les courriers marqués via l'étiquette Starred, ce qui me permet de les traiter rapidement, et cette étiquette a tendance à être très colorée..

Pour les délais ou les courriers électroniques que je souhaite suivre, je convertis les courriers électroniques en tâches, comme décrit dans cet article: 4 étapes simples pour atteindre et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail 4 étapes simples pour réaliser et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail 4 étapes simples pour Atteindre et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail En savoir plus

Toutes les petites choses

J'ai mis en place une série de petits paramètres qui facilitent le traitement des courriers électroniques. Il va sans dire que j'utilise la vue de conversation filetée. La plupart des autres petits paramètres sont fournis via les fonctionnalités de Google Labs. Vous trouverez ci-dessous une liste de mes favoris..

• Avance automatique…
  pour afficher automatiquement la prochaine conversation après le traitement du courrier électronique précédent.
• Par défaut 'Répondre à tous'…
  parce que la plupart de mes messages sortants sont destinés à plusieurs destinataires.
• Aperçu de la boîte de réception…
  parce que je suis impatient de voir ce qui m'attend pendant que GMail se charge.
• Déplacer la colonne d'icône…
  comme je le trouve plus facile de les scanner quand ils sont sur le côté gauche.
• Envoyer et archiver…
  enregistrer un clic et vider cette boîte de réception plus rapidement.

Conclusion

Si vous attendez toujours un tour de magie, j'ai bien peur de devoir vous décevoir. Il n'y a pas de magie à faire pour rester au courant! Il suffit généralement de quelques stratégies simples et de beaucoup de discipline.

Si vous espériez sérieusement avoir une astuce intéressante, essayez ce qui suit. 1 Astuce Gmail génial que vous ne connaissez pas. 1 conseil Gmail génial que vous ne connaissez pas. Sérieusement. 1 conseil Gmail génial que vous ne connaissez pas. Sérieusement. Lire la suite

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