Dix modifications Gmail sous-utilisées à ajouter à votre flux de travail aujourd'hui

Gmail a un volet de visualisation comme Outlook? Oui! Il a également de nombreuses autres fonctionnalités discrètes qui pourraient vous surprendre.

L'interface par défaut de Gmail est bonne. Vous ferez l'affaire sans modifier un seul paramètre, mais votre flux de travail Gmail serait tellement plus simple. 13 Astuces et extensions pour devenir un utilisateur privilégié de Gmail 13 Astuces et extensions pour devenir un utilisateur expérimenté de Gmail Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous avez un flot ininterrompu d’astuces et d’extensions pour en tirer le meilleur parti. Nous allons explorer certains des meilleurs d'entre eux dans cet article. Lisez Plus, plus rapidement et mieux si vous apportez quelques modifications et que vous utilisez les superbes fonctionnalités de Gmail pour utiliser 9 fonctions impressionnantes de Gmail que vous n'utilisez probablement pas. 9 fonctionnalités impressionnantes de Gmail que vous n'utilisez probablement pas Plusieurs fonctions de messagerie géniales de Gmail existent depuis un certain temps. longtemps sans que personne ne se soucie de les utiliser. Changeons cela aujourd'hui. Lire la suite .

Certaines de ces fonctionnalités sont trop subtiles pour attirer votre attention, semblent insignifiantes ou semblent complexes à configurer. Mais une fois que vous aurez commencé à les utiliser, vous vous demanderez comment vous avez réussi à vous en passer..

Explorons certaines de ces fonctionnalités que vous avez probablement déjà remarquées dans Gmail, mais que vous n'avez pas encore beaucoup réfléchies ou que vous n'avez pas encore ajoutées à votre flux de travail..

1. Obtenez des rappels de pièces jointes

Si vous oubliez souvent d’ajouter des pièces jointes, prenez l’habitude de commencer chaque message par le texte. “J'ai joint”. Ensuite, si vous ne parvenez pas à ajouter des pièces jointes avant de cliquer Envoyer, Gmail vous demandera de les ajouter.

Bien sûr, n'oubliez pas de supprimer le “J'ai joint” texte après avoir téléchargé les fichiers à télécharger.

2. Afficher les premiers e-mails en premier

une chose amusante / horrible à faire est de trier accidentellement votre boîte de réception Gmail par "plus ancien" au lieu de "plus récent" et de vous rappeler votre situation en 2005

- marie connelly (@eyemadequiet) 10 novembre 2014

Le petit bout de texte indiquant le nombre de courriels sur une page ne semble pas cliquable, mais il est. Cliquez dessus et vous pourrez dire à Gmail de trier vos emails du plus ancien au plus récent - l'inverse de ce qui est le défaut. Ceci est idéal pour filtrer les anciens courriels et purger ceux dont vous n’avez pas besoin. Vous pouvez toujours revenir à l'ordre de tri habituel.

Notez que cette fonctionnalité de tri apparaît en grisé sur certaines pages. Dans les résultats de recherche, par exemple.

3. Prioriser votre boîte de réception

Gmail vous permet de diviser votre boîte de réception en sections faciles à analyser en fonction du type de courrier électronique qui vous est prioritaire. Passez votre souris sur la Boîte de réception lien dans la barre latérale et vous verrez une petite flèche vers le bas apparaît. Il cache une poignée de styles de boîte de réception parmi lesquels vous pouvez choisir. Par exemple, vous pouvez choisir d’organiser uniquement les messages marqués d’un astérisque ou uniquement les messages non lus..

4. Voir plusieurs types d’emails à la fois

Grâce à la fonctionnalité Multiple Inboxes Labs de Google, vous pourrez: afficher jusqu'à cinq boîtes de réception supplémentaires avec des paramètres spéciaux sur la même page que votre boîte de réception principale. Vous pouvez donc avoir une section ou une boîte de réception distincte pour, par exemple, les messages marqués d'un astérisque, une pour les messages avec pièces jointes, une pour les messages envoyés à une adresse particulière et éventuellement une pour une requête de recherche. C'est très pratique lorsque vous ne voulez pas continuer à changer de libellé pour accéder aux emails auxquels vous accédez souvent..

Une fois que vous activez la fonctionnalité de Paramètres> Labs, vous pourrez configurer plusieurs boîtes de réception à partir de Paramètres> Plusieurs boîtes de réception. Dans cette section, vous pouvez également spécifier comment les boîtes de réception doivent être positionnées et combien de messages elles doivent afficher à la fois..

Si vous décidez d’utiliser plusieurs boîtes de réception, rappelez-vous que la fonctionnalité ne fonctionne qu'avec le Défaut style de boîte de réception. Vous devez également vous assurer que Gmail est configuré pour afficher uniquement les Primaire languette. Vous pouvez le faire en cliquant sur l’icône représentant un engrenage sous la photo de votre profil, puis en cliquant sur Configurer la boite de réception dans la liste déroulante, et finalement décochez toutes les cases sauf celle à côté de Primaire dans le Sélectionnez les onglets pour activer dialogue.

5. Envoyer des messages à partir d'autres comptes à l'aide de Gmail

Pourquoi passer d'un compte de messagerie à un autre chaque fois que vous souhaitez envoyer un courrier électronique lorsque vous pouvez envoyer des courriers électroniques au nom de tous ces comptes directement à partir de Gmail? Cela fonctionne pour Yahoo, Outlook et tout autre compte utilisant un serveur SMTP..

Pour configurer le “envoyer un courrier en tant que” fonctionnalité, premier aller à Paramètres> Comptes. Maintenant sous la Envoyer un mail en tant que: section, cliquez sur le Ajouter une autre adresse email que vous possédez et suivez les instructions à l'écran pour autoriser Gmail à envoyer des messages à partir de n'importe quelle adresse e-mail que vous possédez. Assurez-vous de décocher la case en regard de Traiter comme un alias pour que le courrier électronique envoyé depuis les serveurs soit lié à l'autre compte.

Vous pouvez aller plus loin et importer / gérer tous vos comptes de messagerie depuis Gmail. Importer et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail. Importer et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail. Il n'est pas rare d'avoir plusieurs comptes de messagerie, mais la vérification de plusieurs comptes dans des endroits différents est fastidieux. Par conséquent, de nombreuses personnes ont recours à un client de messagerie de bureau tel que Thunderbird ou Outlook pour gérer toutes leurs… En savoir plus .

6. Traiter ensemble les courriels de plusieurs pages

Lorsque vous souhaitez déplacer, supprimer ou autrement traiter un groupe d'e-mails sous une étiquette, vous le faites probablement page par page. Nous ne vous en voulons pas.

Il est facile de rater le lien qui vous permet de sélectionner tout e-mails sous cette étiquette en un seul clic. Il apparaît dans l’espace entre la barre de menus et vos courriels lorsque vous consultez le Tout sélectionner case à cocher, et il lit quelque chose comme ça: Tout sélectionner nombre de conversations en nom de l'étiquette.

7. Déléguer l'accès à votre courrier électronique

Vous vous sentez dépassé par votre compte Gmail? Cette vidéo montre comment déléguer l'accès, afin que quelqu'un d'autre puisse le résoudre! http://ht.ly/49a9y

- Sarah Cairncross (@SarahCairncross) 7 mars 2011

Supposons que vous souhaitiez passer des vacances sans technologie. Ce qui s’est passé lorsque j’ai été complètement hors ligne pendant une semaine. Ce qui s’est passé quand j’ai été complètement hors ligne pendant une semaine. Vivre à l’ère de l’Internet nous a tellement changé que l’idée d’avoir vivre complètement hors ligne, même un petit peu, sonne comme une peine de prison. Mais ce n'est vraiment pas. Lire la suite, mais vous ne pouvez pas vous permettre de laisser votre courrier électronique. Pourquoi ne pas déléguer l'accès à votre compte à quelqu'un de confiance, à 100%, comme un frère ou une partenaire de travail, et demandez-leur de vérifier votre courrier électronique pour vous? De cette façon, vous pouvez vous détendre complètement, parce que vous savez que vous obtiendrez une mise à jour si quelque chose de très important rogne dans votre email..

Pour autoriser l'accès à votre compte, allez à Paramètres> Comptes et utiliser le Ajouter un autre compte lien sous Accorder l'accès à votre compte pour ajouter une adresse mail à quelqu'un (uniquement). Une fois que cette personne a confirmé la demande d'accès, vous devriez être prêt..

Le délégué ne pourra pas modifier les paramètres de votre compte et votre mot de passe, ni utiliser le chat de votre compte.. Ils peuvent accéder à vos contacts et lire / envoyer des emails en votre nom.

8. Listes de diffusion non pertinentes

Si vous êtes comme moi, vous frappez juste le Effacer bouton gris mail Gray Mail: Le nouveau courrier électronique nuisible pour frapper votre boîte de réception Grey Mail: Le nouveau courrier électronique nuisible pour frapper votre boîte de réception Le spam a été le fléau du courrier électronique pendant longtemps, mais je mentirais si je disais que ma plein de spam de nos jours - ce n’est pas le cas. Les filtres et les réseaux anti-spam mondiaux la coupent… Lisez davantage que vous ne voulez pas dans votre boîte de réception, en oubliant totalement que Google a introduit un bouton Désinscription en un seul clic Conserver une boîte de réception plus propre en tant que Gmail Obtient un bouton de désabonnement en un clic Conserver une boîte de réception plus propre en tant que Un bouton de désabonnement en un clic pour Gmail Un simple lien de désabonnement situé en haut d'un e-mail indique le changement, léger mais convivial, qui devrait bientôt être appliqué à tous les comptes Gmail. Lire plus pour échapper aux listes de diffusion. Servez-vous de ce bouton pour empêcher les courriels non pertinents d’encombrer votre boîte de réception..

Vous trouverez le Se désabonner bouton juste à côté de l'adresse e-mail de l'expéditeur. Parfois, il est caché dans la liste déroulante derrière la petite flèche vers le bas à côté du à: Info.

Je souhaite le Se désabonner bouton était plus important. À l'heure actuelle, il est facile d'oublier.

9. Désencombrer votre client de messagerie et accélérer la synchronisation

Ce moment où vous vous êtes rendu compte que la limite de 1000 msg IMAP dans Gmail économisait 3 Go d’espace

- Joey (@joeyteel) 28 décembre 2014

À quand remonte la dernière fois que vous avez dû accéder à un courrier électronique datant d'une décennie, voire de quelques années? Je ne m'en souviens pas?

Si vous n'avez pas besoin de parcourir quotidiennement les anciens courriers électroniques, il est judicieux de les empêcher d'encombrer votre client de messagerie. Pour ce faire, définissez une limite sur le nombre de messages synchronisés depuis Gmail vers votre client de messagerie via Paramètres> Transfert et POP / IMAP.

Cherchez le Limites de taille de dossier option sous Accès IMAP et sélectionnez le bouton radio à côté de Limiter les dossiers IMAP à ne pas contenir plus de ce nombre de messages. Vous pouvez choisir un nombre compris entre 1000 et 10 000 et ces nombreux messages (les plus récents bien sûr) sont synchronisés avec votre client de messagerie..

Si vous avez parfois besoin d'accéder à un ancien email, vous pouvez le faire assez facilement depuis l'interface Web de Gmail..

Avoir un tas de vieux courriels auxquels vous vous référez régulièrement?

Gardez-les en vedette, et sous Paramètres> Étiquettes, s'assurer que le Étoilé dossier est configuré pour apparaître dans IMAP. Vous pouvez également désactiver la synchronisation d'autres étiquettes rarement utilisées à partir de cette section..

10. Trouver les e-mails plus facilement avec les codes intelligents

Les étiquettes Gmail peuvent apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrir les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrir les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Il existe de nombreuses astuces pour faire face à la surcharge de courrier électronique, mais il y en a un que vous n'utilisez peut-être pas: bon vieux Gmail Étiquettes. Lisez Plus lorsque les catégories par défaut ne le coupent pas. Vous pouvez colorer les étiquettes et les nommer pour une identification facile.

Mais il y a quelque chose qui fait un meilleur identifiant que le texte - un symbole, une icône ou une forme distincte.

Une étoile jaune pour un e-mail auquel vous faites souvent référence, un point d'exclamation rouge pour signaler un e-mail qui nécessite une action, une coche verte pour marquer les e-mails que vous avez traités - cette approche est tellement logique, n'est-ce pas??

Devine quoi? Gmail l'a-t-il construit.

Il suffit d’activer les symboles - appelés “Étoiles” dans Gmail - vous avez besoin de Paramètres> Général.

Faites défiler jusqu'à la Étoiles: section. Vous verrez trois préréglages: 1 étoile, 4 étoiles, et toutes les étoiles. La valeur par défaut est 1 étoile (l'étoile jaune). Mettre en vedette un email le met sous la Étoilé étiquette pour un accès facile. Si vous avez divisé votre boîte de réception en catégories, un courrier électronique le met dans la liste Primaire catégorie, afin qu'il n'échappe pas à votre attention.

Vous pouvez choisir parmi les 4 étoiles ou toutes les étoiles presets pour activer plus de symboles. Vous pouvez même faire glisser les étoiles entre les Utilisé: et Hors service: sections pour les activer / les désactiver.

Chaque fois que vous cliquez sur le symbole en forme d'étoile à côté d'un e-mail, il fait défiler toutes les étoiles activées, ce qui facilite la sélection de celle que vous souhaitez affecter à cet e-mail particulier..

Ma fonction d'organisation préférée dans Gmail: ces étoiles

- Mari (@ CompassB2B) 28 janvier 2016

Vous savez, chaque fois que je remarquais ces étoiles colorées Réglages, Je les regardais juste parce que je pensais qu'ils auraient besoin d'ajustements / étiquetages sérieux avant de pouvoir les utiliser. Quand j’ai pris le temps de regarder, j’ai réalisé qu’il n’y avait pas grand chose à comprendre et que les stars de Gmail peuvent effectivement vous faciliter la vie..

Laissez Gmail vous impressionner. Encore!

Gmail existe depuis si longtemps. Nous avons exploré chaque recoin de son interface, mais certaines fonctionnalités de Gmail ont toujours la capacité de nous surprendre après toutes ces années. En effet, ils sont peu utilisés jusqu'à ce que vous les recherchiez, un peu comme ces fonctionnalités sous-utilisées de Google. Économisez votre temps avec 10 fonctionnalités sous-utilisées de Google. Économisez votre temps avec 10 fonctionnalités de Google sous-utilisées. Mais il y a beaucoup de fonctionnalités qui sont sous-utilisées. Économisez quelques secondes et faites plus avec les outils Google que vous utilisez tous les jours. Lire la suite .

Selon vous, quelle fonctionnalité de Gmail ne reçoit pas l'attention ou l'appréciation qu'elle mérite? Dites-nous ce que vous aimez chez Gmail!

Crédits images: carte cachée sous la manche de SK Design via Shutterstock

En savoir plus sur: Conseils de messagerie, Gmail.