10 conseils pour vous aider à envoyer des e-mails plus efficacement

Le meilleur conseil que j'ai entendu au sujet de la productivité des e-mails et des e-mails est le suivant: ne répondez pas aux e-mails dès le matin. C’est un peu paradoxal mais vrai que le courrier électronique et la productivité sont en conflit. Si nous sommes trop obsédés par cela, notre boîte de réception devient un ralentisseur énorme sur l'autoroute de l'efficacité. Mais ce n'est pas obligé. Avec les bonnes habitudes et méthodes, nous pouvons apprivoiser la bête qui nous attend innocemment dès notre réveil. Même en temps de listes d'amis sociaux et de mises à jour de 140 caractères, le “les personnes âgées” l'email reste le moyen de communication préféré, peut-être juste au coude à coude avec SMS.

Ces conseils ne sont pas destinés à vous emmener au Saint-Graal de la boîte de réception zéro, mais à introduire de légères modifications des habitudes d’e-mail qui, espérons-le, vous permettront d’envoyer des emails plus efficacement. Ouvrir la boite de réception.

agir maintenant!

Votre boîte de réception est une chaîne de montage. Traitez ce qui est devant vous et expédiez-le. C'est-à-dire que votre devise à partir du moment où vous vous connectez doit être lue - répondre - supprimer (ou archiver). Beaucoup d’entre nous se connectent à nos comptes de messagerie et lisent les courriels sans rien faire. Tôt ou tard, nous devrons y revenir, ce qui signifie simplement le double du travail et le double du temps perdu. Ensuite, il y a toujours le risque de rater un courriel important lors de la deuxième manche. Il est donc plus efficace de lire et de réagir immédiatement. Archivez les courriels lus, de sorte que la boîte de réception contienne les plus importants et les plus exploitables.

Les courriels ne sont pas à faire

Les e-mails peuvent être transformés en éléments exploitables avec des étiquettes telles que Gmail ou des indicateurs tels que Microsoft Outlook. Mais il est facile de les perdre dans le fouillis de la boîte de réception. Il est plus efficace de classer les points importants pouvant faire l'objet d'une action dans un endroit séparé et d'archiver le courrier électronique pour toute référence future. Vous pouvez transformer des emails en éléments pouvant donner lieu à une action de deux manières:

Utiliser les tâches dans Gmail: Affichez le volet Tâches en cliquant sur le menu déroulant en regard de Mail. Tasks est une simple liste de choses à faire mais un outil de gestion de projet très efficace. Cliquez simplement sur et tapez pour ajouter de nouvelles tâches, définir des dates d'échéance ou ajouter des notes, puis cochez-les au fur et à mesure. Vous pouvez augmenter la productivité avec des touches de raccourci. Par exemple, avec Maj + T, vous pouvez créer une tâche basée sur le message ouvert.

Utilisez un document Google: Vous pouvez activer la fonctionnalité Créer un document dans les laboratoires Gmail. Ouvrez un email. Cliquer sur Plus - Créer un document. Le corps de l'e-mail est automatiquement copié dans Google Doc. Si des raccourcis clavier sont activés dans Gmail, vous pouvez appuyer sur g et W d'ouvrir un Google Doc vierge lorsque vous êtes dans un e-mail.

Créez votre personnalité dans une signature

Voici à quoi ressemble ma signature officielle Gmail. Ceci a été créé avec WiseStamp Comment pimenter vos signatures de courrier électronique avec WiseStamp Comment pimenter vos signatures de courrier électronique avec WiseStamp WiseStamp vous permet de créer plusieurs signatures de courrier électronique personnalisées pour tous les comptes de messagerie Web standard, y compris Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Courrier et courrier AOL. En plus des données personnelles standard et du profil de réseau social… En savoir plus; Le compte gratuit vous permet de créer deux signatures. J'en ai donc une pour les courriels personnels et une pour le travail. Ma signature contient des liens vers mes profils Twitter, LinkedIn, Facebook et Google+. Avec une simple signature, je n'offre pas seulement mon identifiant de messagerie électronique comme référence, mais également d'autres adresses où je peux être contacté. Une signature basée sur un profil permet de créer un courrier électronique plus professionnel et constitue un pont pour les réseaux sociaux. Vous pouvez même promouvoir votre travail Les 2 manières simples de promouvoir votre dernier article de blog avec une signature électronique Les 2 méthodes simples de promouvoir votre dernier article de blog avec une signature électronique En savoir plus avec juste une signature électronique.

Avez-vous entendu parler de modèles?

Un bon nombre d'e-mails qui arrivent peuvent être traités avec des réponses standard. Gmail Labs dispose d'une fonctionnalité appelée Réponses prédéfinies qui, comme son nom l'indique, peut être utilisée pour donner des réponses instantanées et standard à des e-mails courants..

Activer les réponses prédéfinies de Paramètres - Laboratoires - Réponses en conserve. Cliquer sur Sauvegarder les modifications. Composez un nouveau courrier électronique ou une réponse, cliquez sur le bouton Réponses prédéfinies situé juste en dessous de la ligne d'objet. Votre première réponse prédéfinie est configurée. Vous pouvez configurer plusieurs réponses prédéfinies qui peuvent être utilisées comme modèles pour les courriels courants. Mark a expliqué l'utilisation des réponses en boîte dans deux articles il y a quelques années, qui sont toujours valables aujourd'hui:

• Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail à l'aide de “Réponses en conserve” Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail avec "Réponses prédéfinies" Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail avec "Réponses prédéfinies" En savoir plus
• Créez une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail Créez une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail Créez une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail En savoir plus

Ne pas déranger - désactiver les notifications

L'efficacité des e-mails concerne ce que vous envoyez et aussi ce que vous invitez. Tous les sites auxquels vous vous connectez avec un e-mail ont des notifications activées par défaut. Rien n’a autant à faire baisser la productivité que le flux constant de notifications de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest et autres. Éteignez-les. Avez-vous besoin de notifications lorsque vous visitez les sites eux-mêmes? Réalisez qu'il est facile de perdre le focus et très difficile de le récupérer.

Asseyez-vous un jour… et désinscrivez-vous

Les bulletins d’information, les abonnements professionnels et les sources d’information sont l’un des principaux responsables du fouillis d’e-mails. Si vous faites un audit de tout ce que vous avez souscrit, vous constaterez peut-être que la plupart d'entre elles sont inutiles. Mais ils sont devenus la forêt pour laquelle il vous manque les arbres. Boîte de réception prioritaire de Gmail La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn Lisez Plus aide dans une certaine mesure. Mais le meilleur moyen est de les désinscrire manuellement. Cela prend du temps, mais vous obtenez une boîte de réception plus propre. Vous pouvez également gérer vos abonnements en utilisant des services tels que - Unroll.me et Swizzle.

Fossé les fils

Les discussions en groupe sont excellentes. Ils facilitent la lecture des e-mails, mais ils ont aussi l’habitude de se transformer en une longue chaîne parfois difficile à manier. Vous avez peut-être remarqué que la plupart des e-mails ont généralement la totalité de la conversation dans le dernier e-mail envoyé / reçu. Donc, vous pouvez ne garder que ce dernier email et supprimer le reste qui le précédait.

Restez bref

Une de mes marottes est les réponses en un seul mot qui ne disent rien de plus qu'un “D'accord”, ou un “Je vous remercie”. En les ouvrant et en les lisant, cela prend une fraction de minute et au cours d’une journée bien remplie, cela pourrait s’ajouter. Oui, mais gardez vos courriels brefs. Cela aide l'expéditeur et le destinataire. Coupez votre email afin qu’ils abordent l’essentiel. En outre, structurez votre courrier pour une meilleure lisibilité. L’utilisation de points à puces ou de paragraphes bien définis permet d’analyser plus rapidement un courrier électronique. Il est bon de se rappeler la règle des cinq phrases de Guy Kawasaki -

“Tout ce que vous devez faire est d’expliquer qui vous êtes, ce que vous voulez, pourquoi vous devriez l’obtenir et quand vous en avez besoin..”

Et puis, le prochain conseil est toujours sacro-saint.

Sujet… sujet… sujet

D'après mon expérience, j'ai manqué des courriels importants. J'ai aussi ouvert des emails qui semblait important. Les deux avaient un point commun: un sujet mal construit. Il faut quelques secondes pour concevoir une ligne d'objet intelligente qui reflète le message. Encore une fois, cela aide à la fois l'expéditeur et le destinataire, car il devient plus facile de récupérer l'e-mail ultérieurement avec une recherche ou même manuellement. Se souvient - “LOL” n'est pas un sujet!

Regarde ma, pas de mains!

L'efficacité des e-mails nécessite malheureusement le contraire. Votre efficacité sera considérablement améliorée si vous apprenez les raccourcis clavier au lieu de vous appuyer sur le clic de la souris. Les clients de bureau tels qu'Outlook et Thunderbird prennent en charge les raccourcis clavier. Grâce à eux, il est facile de passer en revue les discussions. Qu'en est-il de Gmail? Ces conseils devraient couvrir tout cela, et plus encore:

• TELECHARGEZ les raccourcis utiles de Gmail
• Raccourcis pour Gmail: une extension utile qui vous guide sur les raccourcis clavier pour votre compte Gmail [Chrome]
• Apprenez rapidement les raccourcis clavier de Gmail avec KeyRocket pour Gmail Apprenez rapidement les raccourcis clavier de Gmail avec KeyRocket pour Gmail Apprenez rapidement les raccourcis clavier de Gmail avec KeyRocket pour Gmail Tirez le meilleur parti de Gmail en apprenant tous ses raccourcis clavier. Avec Keyrocket for Gmail, vous recevez une notification chaque fois que vous utilisez la souris au lieu d'un raccourci clavier, ce qui vous aide à… Read More

Les courriels sont peut-être le genre de partenaires avec lesquels vous ne voulez pas vivre, mais vous ne pouvez pas vivre sans. Mais comme n'importe quel partenaire, il peut également en être un pour votre productivité. Nous devons bien jouer. Gestion des e-mails 6 astuces simples pour réduire le stress lié aux emails 6 astuces simples pour réduire le stress des emails Le traitement des emails est la meilleure partie de ma journée. Dit personne jamais. Vous avez besoin de tous les conseils que vous pouvez avoir pour gérer votre boîte de réception? Nous pouvons vous aider! Lire la suite a été un sujet de prédilection pour nous ici à MakeUseOf.com. Vous ne serez pas à court de conseils, mais nous attendons beaucoup plus les vôtres. Deux mises en garde ici - j'ai essentiellement basé ce message sur Gmail, car c'est le choix le plus populaire, et j'ai également évité de mentionner l'utilisation de dossiers, d'étiquettes et de filtres, ainsi que d'autres astuces plus évidentes en matière de flux de travail..

Alors, quel est le meilleur conseil que vous puissiez avoir qui puisse nous aider tous à envoyer des e-mails plus efficacement??

Crédit d'image: dessins animés via Shutterstock | si vous pouviez simplement m'envoyer un email via Shutterstock

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