5 façons dont Xero peut vous aider avec vos finances

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Il n’est donc pas surprenant que les logiciels de comptabilité commencent à gagner en popularité parmi les pigistes et les propriétaires de petites entreprises..

De tels logiciels sont généralement adaptés au pays dans lequel vous les utilisez, peuvent gérer tous les aspects du processus de comptabilité et sont beaucoup plus économiques que de payer un professionnel..

Une des solutions les plus populaires disponibles est Xero. Nous allons voir ce que c'est et ce que vous pouvez en faire.

Qu'est-ce que Xero??

Xero a été fondée en Nouvelle-Zélande en 2006 et compte aujourd'hui plus de 600 000 utilisateurs. Ils proposent leurs produits à base de produits couramment utilisés “logiciel en tant que service” Modèle (SaaS), vous n'aurez donc besoin de rien télécharger pour l'utiliser.

Ils ont reçu de nombreuses récompenses de l'industrie, notamment deux Webby Awards en 2009 et un en 2010, un Fast Company Innovation by Design Award en 2012 et, plus impressionnant encore, la première place dans le magazine Forbes. “100 entreprises en croissance les plus innovantes” liste en 2014.

Le produit lui-même est l’un des logiciels de comptabilité les plus polyvalents sur le marché, offrant presque tout ce dont une petite entreprise ou un pigiste a besoin pour réussir..

Ses principales caractéristiques comprennent:

• • Gestion des flux de trésorerie (comptabilité en ligne, rapprochement bancaire, rapports budgétaires et gestion des stocks)

Facturation (envoi, paiement et émission de devis)

• Gestion des paiements (notes de frais, factures et bons de commande)
• Gestion de la paie (y compris les feuilles de temps et les cycles de paie standard)
• Aide fiscale (W-2, 1099, calculs de la taxe de vente et déclarations)

Mais quelles sont ses cinq fonctionnalités les plus utiles? Enquêtons.

Impôt

Ah, les impôts… les 940 fédéraux, les W-2, les 1099, les taxes sur l'emploi, les taxes sur le chômage, qu'est-ce que tout cela signifie??!

Bien que Xero ne puisse pas vous renseigner sur tous les codes et formulaires fiscaux fédéraux et nationaux (bien qu’ils aient un excellent guide d’aide de base), cela peut faciliter leur calcul et leur soumission..

Par exemple, cela vous permettra de déterminer instantanément combien il convient de déposer sur les W-2 et 1099. Cela éliminera même la confusion sans fin sur la classification des fournisseurs 1099 en vous permettant de générer un rapport, puis de procéder aux ajustements nécessaires..

Voici un aperçu du processus:

Pour pouvoir déposer un formulaire W-2 (le formulaire d’impôt le plus courant aux États-Unis), vous devez d’abord créer un employé. Faites cela en cliquant Paie> Ajouter un employé et en remplissant les données personnelles nécessaires.

Ensuite, vous devrez renseigner leurs coordonnées d'emploi, y compris les données salariales et leur numéro de sécurité sociale. Évidemment, vous devriez déjà avoir toutes les informations de vos employés, mais si vous ne les ajoutez pas ici, vous ne pourrez pas ajouter la personne à votre liste de paie..

Enfin, vous pouvez ajouter leurs informations fiscales fédérales et nationales. Il convient de noter que cela peut toujours être un champ de mines potentiel pour les non-professionnels. Il serait peut-être sage de payer un comptable pour s'assurer que tout est configuré correctement. Il s'auto-gérera par la suite, vous économiserez donc beaucoup sur les frais à long terme..

Une fois qu'un employé est entièrement configuré, vous devez également configurer les impôts de votre propre entreprise. Vous ne serez pas en mesure de créer une masse salariale (et donc de générer des données de déclaration d’impôts) tant que vous ne l’auriez pas fait..

Aller vers Paramètres> Taxes et remplissez vos informations fédérales et étatiques:

C'est tout. Il vous suffit d’exécuter votre liste de paie tous les mois. Le logiciel prélève automatiquement les taxes, le cas échéant, et les enregistre dans le système. À la fin de chaque année d'imposition, vous pourrez émettre les formulaires W-2 nécessaires et tout autre formulaire d'État requis..

Vous pouvez suivre exactement la même méthodologie pour les entrepreneurs indépendants. Seulement cette fois, vous devrez émettre un formulaire 1099 à la place..

Mieux encore, vous n'avez même pas à vous soucier de soumettre les formulaires d'impôt 1099. 6 Meilleur logiciel d'impôt gratuit pour produire votre prochaine déclaration. 6 Meilleur logiciel d'impôt gratuit pour produire votre prochaine déclaration. Si vous êtes fatigué de payer pour produire vos impôts, vous allez adorer ces six options gratuites pour le dépôt de vos formulaires d'état et fédéraux. En savoir plus, une fois que vous les avez remplis, vous pouvez les archiver depuis le logiciel en utilisant Track1099.

En plus des formulaires IRS, Xero peut vous aider à résoudre bien d'autres problèmes fiscaux..

Par exemple, il calculera automatiquement la taxe de vente en fonction de votre région et l'intégration de Xero à Avalara TrustFile signifie que vous pouvez préparer et soumettre des déclarations de taxe de vente presque instantanément (allez à Paramètres> Paramètres généraux> Paramètres financiers pour entrer vos informations).

Vous pouvez même exporter les fichiers Xero sur des copies papier si vous préférez une version plus “DIY” approche pour les déclarations de revenus Faire vos impôts? 5 formules Excel que vous devez savoir faire vos impôts? 5 Formules Excel à savoir Deux jours avant la date d'échéance de vos impôts, vous ne souhaitez pas payer d'autres frais de production tardive. C'est le moment de tirer parti de la puissance d'Excel pour tout mettre en ordre. Lire la suite .

Paie

Faire fonctionner la paie sur une base hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle peut être presque aussi déroutant et prend beaucoup de temps que de calculer ses impôts!

Xero présente plusieurs aspects qui contribueront à alléger votre masse salariale.

Premièrement, il inclut le logiciel de feuille de temps des employés. Les employés peuvent saisir leurs propres données, ou vous (ou un autre employé) pouvez le faire pour leur compte. Il est fourni avec de nombreux outils de reporting qui vous permettent de consulter des données basées sur les revenus horaires, le type de revenu et les dépenses effectuées par employé période.

Deuxièmement, il est livré avec un logiciel de paiement. En pratique, cela signifie que vous pouvez exécuter et approuver la masse salariale des employés à une date fixe, des feuilles de paie uniques au milieu du cycle, et initier des dépôts directs dans les comptes bancaires de vos employés. Vous pouvez même imprimer des chèques et des bordereaux de paiement, qui peuvent tous deux être personnalisés avec l'image de marque de votre propre entreprise..

Sachez que vous devez configurer les employés, les informations fiscales, les lieux de travail, les calendriers de paie et les informations de compte bancaire avant de pouvoir exécuter une paie complète..

Enfin, de nombreuses applications tierces peuvent fournir des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, si vous avez des employés qui travaillent dans des pays qui ne sont pas couverts de manière native par Xero, vous pouvez utiliser des plug-ins pour pouvoir toujours les payer..

Les dépenses

D'accord, il est donc révolu depuis longtemps d'utiliser les comptes de dépenses de l'entreprise pour tout payer, du dîner aux vacances exotiques, mais ils constituent toujours un élément essentiel d'une entreprise moderne..

La gestion des dépenses 10 utilisations uniques du trello autres que la gestion de projet 10 utilisations uniques du trello autres que la gestion de projet Trello est un régal pour les amoureux de la liste. Son approche à la Kanban ne s’appliquait pas uniquement à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. La fonction Lire plus de Xero est très impressionnante, vous permettant à la fois de gérer vos dépenses personnelles et de rembourser vos employés à leurs frais..

Du point de vue de l'utilisateur, vous (et vos employés) pourrez ajouter des dépenses pendant vos déplacements en prenant simplement la photo d'un reçu et en le soumettant via l'application mobile, ce qui réduira les risques de négliger les coûts..

Du point de vue de la gestion, les reçus de voyages sont regroupés afin que vous puissiez facilement voir le coût total, et que vous puissiez approuver et rejeter une demande à votre guise..

Toutes ces données peuvent ensuite être exportées vers la fonction de paie pour que le jour de paie soit encore plus simple..

Les pigistes peuvent également maîtriser leurs dépenses (et leur situation financière globale) en utilisant la fonction de rapprochement bancaire..

Tout d'abord, vous devrez ajouter un compte bancaire. Pour ce faire, accédez à Comptes> Comptes bancaires> Ajouter un compte bancaire. Les banques populaires sont automatiquement répertoriées et vous pouvez également ajouter des services tels que PayPal et les cartes de crédit..

Entrez votre numéro de compte et attribuez un nom au compte. Un écran s'affiche pour vous permettre d'importer tous vos flux bancaires..

Une fois que cela est fait, vous pouvez importer toutes les données de votre banque et le rapprochement se fera automatiquement avec celui de Xero. Vous pouvez accéder aux données via l'application mobile pour un rapprochement à tout moment, vous pouvez créer des règles personnalisées pour vous aider à faire correspondre des transactions plus complexes et plus de 160 devises sont prises en charge..

Rapports financiers

Il est très difficile de bien comprendre la santé de votre entreprise sans des rapports financiers clairs et efficaces..

Heureusement, Xero fournit plus de 40 rapports financiers de base et avancés. Ceux-ci incluent tous les plus courants, tels que les profits et pertes, les déclarations de taxe de vente et les bilans, mais aussi les plus inhabituels (mais tout aussi utiles) tels que les gains et les pertes de change. Évitez de vous faire arnaquer lors d'un échange de devises ou d'envoyer de l'argent à l'étranger Évitez Se faire arnaquer en échangeant des devises ou en envoyant de l'argent à l'étranger Si vous avez envoyé de l'argent à l'étranger ou échangé des devises avant des vacances, vous avez probablement un mauvais accord. Voici quelques meilleures alternatives aux banques et aux bureaux de change. Lire la suite et les plans d'amortissement.

Les rapports proposent également des outils de suivi du budget. 5 applications budgétaires à utiliser si vous souhaitez réellement économiser de l’argent. 5 applications budgétaires à utiliser si vous souhaitez réellement économiser de l’argent. Voici les applications budgétaires les plus efficaces actuellement disponibles. Choisissez celui que vous préférez. En savoir plus (pour pouvoir préparer les grandes lignes et comparer les performances réelles aux prévisions) et la possibilité d'ajouter des catégories de suivi (ce qui vous permet de comparer et de contraster les différentes sections de votre entreprise)..

Tous ces rapports peuvent être préparés et imprimés en quelques clics.

Facturation

A quoi servent toutes ces fonctionnalités sophistiquées si vous ne pouvez pas gérer facilement les factures? Comment utiliser Internet pour chasser les factures impayées Comment utiliser Internet pour chasser les factures impayées Si vous travaillez pour vous-même, vous craignez toujours qu'un de vos clients va échouer à payer une facture. Voici quelques conseils en ligne pour récupérer l'argent perdu. Lire la suite si vous avez beaucoup de clients.

La fonction de facturation de Xero dispose de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Par exemple, vous pouvez ajouter des notes de crédit et recharger facilement les dépenses des clients en utilisant une étiquette spéciale. Des notes de crédit peuvent également être émises, le cas échéant..

Vos clients seront également en mesure de payer vos factures en un seul clic via une carte de crédit ou PayPal, et vous serez alerté lorsque les clients ouvrent leurs factures (vous savez donc s'ils vous ignorent!).

Enfin, à l'instar du logiciel de paie, vous pourrez personnaliser toutes vos factures avec vos propres logos et marques..

Avez-vous utilisé Xero?

Avez-vous utilisé Xero? Quelles fonctions et caractéristiques avez-vous aimé? Qui avait besoin de plus de travail? Voulez-vous que les développeurs introduisent quelque chose qui manque?

Vous pouvez nous faire part de vos opinions et de vos commentaires dans la section commentaires ci-dessous..

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